Eerste werknemer aanwerven - Wat zijn je verplichtingen als werkgever

Werf je een nieuwe medewerker aan, dan moet je altijd een dimona-aangifte doorgeven. Dimona (Déclaration Immédiate) is een online dienst waarmee je de RSZ op de hoogte houdt van aanwervingen en uitdiensttredingen.

Ten laatste op het ogenblik dat je nieuwe collega start met werken, moet je via Dimona aangeven dat je iemand aanwerft. Bij de uitdiensttreding moet je dit doorgeven ten laatste op de werkdag na de beëindiging van de arbeidsovereenkomst.

Doe een DmfA-aangifte

Via DmfA-aangifte (Déclaration multifonctionelle) geef je ieder kwartaal de loon- en prestatiegegevens van werknemers door, zodat de RSZ kan bepalen hoeveel sociale bijdragen je verschuldigd bent. Daarnaast staan de gegevens ter beschikking van de instellingen die bevoegd zijn voor het uitkeren van ziektevergoedingen, pensioenen, kinderbijslag ...

Voorzie een interne of externe dienst voor preventie

Iedere werkgever moet een dienst voor preventie en bescherming oprichten met minstens één preventieadviseur. In ondernemingen met minder dan twintig werknemers, mag je als werkgever zelf de rol van preventieadviseur opnemen. Voor een aantal gespecialiseerde aspecten ben je wel verplicht je te laten bijstaan door specialisten.

Bepaalde werknemers moeten bij de aanwerving (en later ook periodiek) een medisch onderzoek door de arbeidsgeneesheer krijgen.

In België ben je als kersvers werkgever verplicht om een arbeidsongevallenverzekering af te sluiten voor al je medewerkers, zelfs als het om een tijdelijke werkkracht of een student gaat.

Stel een arbeidsovereenkomst op

Een arbeidsovereenkomst op papier lijkt een noodzakelijke vereiste bij het aannemen van een werknemer. Een voltijdse arbeidsovereenkomst van onbepaalde duur mag echter in principe ook een mondelinge overeenkomst zijn. Toch is het aangeraden om alle afspraken schriftelijk vast te leggen en door beide partijen te laten tekenen. Een arbeidsovereenkomst voor bepaalde duur of met een bepaalde clausule (bijvoorbeeld scholingsbeding) moet een schriftelijk contract opgemaakt zijn dat zowel door de werkgever als de werknemer ondertekend is.

Als werkgever ben je verplicht een arbeidsreglement op te stellen. Bij de indiensttreding van je nieuwe medewerker overhandig je hem of haar altijd een kopie. Bovendien moeten je medewerkers het arbeidsreglement altijd en op elke tewerkstellingsplaats kunnen inkijken.

Ga zeker ook na of je al dan niet gebonden bent door een collectieve arbeidsovereenkomst. Hierin kunnen afspraken staan over bijvoorbeeld verloning of arbeidsomstandigheden.