Indemnité de télétravail supplémentaire

Devez-vous, en tant qu’employeur, accorder à vos collaborateurs qui télétravaillent une indemnité dans le cadre de la crise sanitaire ? Cela n’est pas obligatoire mais il est possible d’en prévoir une par le biais de l’indemnité bureau.

Indemnité de bureau mensuelle

Vous pouvez accorder, depuis le 1er avril 2020, un montant mensuel forfaitaire de 129,48 euros à vos collaborateurs qui font du télétravail. Le montant maximal peut même être augmenté temporairement à 144,31 euros par mois pour les deuxième et troisième trimestres de 2021.

Cette indemnité de bureau vise à couvrir les frais engagés par exemple dans le cadre du chauffage, de l’électricité, de l’achat de petites fournitures de bureau, de l’utilisation et de l’entretien d'un bureau à domicile, etc. L’indemnité mensuelle s’applique à tous les collaborateurs qui travaillent régulièrement à la maison (au moins un jour par semaine, à évaluer sur une base mensuelle) et est exonérée d'impôt et de cotisations sociales.

Tenez compte du fait que si vous ne disposez pas encore d’une politique en matière de télétravail structurel ou occasionnel, la loi vous oblige, depuis le 1er janvier 2021, à fixer un certain nombre d’accords par écrit concernant le télétravail dans le cadre de la crise sanitaire. Contactez votre conseiller clientèle pour un document modèle.

Défraiement supplémentaire

En tant qu’employeur, vous pouvez également accorder, en plus de l’indemnité de bureau, un défraiement supplémentaire de maximum 40 euros par mois pour couvrir l’utilisation de ce qui suit :

  • connexion et abonnement Internet privés : maximum 20 euros ;
  • ordinateur privé : maximum 20 euros.

Nouveau forfait pour un écran, une imprimante ou un scanner

Vous mettez un ordinateur à la disposition de votre collaborateur ? Depuis le 1er mars 2021, vous pouvez dans ce cas également octroyer le nouveau forfait de 5 euros par mois (durant maximum trois ans) si votre collaborateur utilise une imprimante ou un scanner personnels, ou un écran personnel comme deuxième écran d’ordinateur. Le forfait peut être octroyé par élément, mais une limite absolue de maximum 10 euros par mois s’applique. Le montant peut être cumulé avec l’indemnité forfaitaire de bureau existante de 148,73 euros, mais pas avec le forfait de 20 euros par mois prévu pour l’utilisation d’un ordinateur privé.

Vous pouvez également opter pour un remboursement des frais réels. Demandez dans ce cas aux collaborateurs de toujours conserver la facture d’achat.

Remboursement ou mise à disposition de mobilier de bureau ou de matériel informatique

Vous pouvez également décider de rembourser au collaborateur ou de mettre à sa disposition du mobilier de bureau (siège de bureau, armoire de bureau...) ou du matériel informatique (clavier, casque téléphonique...). Cette intervention est également exonérée d’impôt et de cotisations sociales. Le fisc a établi une liste limitative du mobilier de bureau et du matériel informatique pouvant être pris en considération. En outre, le remboursement ne s’applique qu’au type de mobilier ou de matériel que vous mettriez aussi à disposition sur le lieu travail. Les éléments de luxe ou produits design seront en revanche qualifiés d’avantages de toute nature.

Si en tant qu’employeur, vous optez pour un remboursement du coût réel, l’intervention doit être raisonnable et rester limitée à :

  • une fois tous les dix ans pour une chaise de bureau ;
  • une fois tous les cinq ans pour une lampe de bureau ;
  • une fois tous les trois ans pour un deuxième écran, une imprimante, un scanner ou un autre périphérique.

Vous pouvez rembourser les frais réels en une fois ou étaler le remboursement.