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Vous êtes syndic d’une ou de plusieurs associations de copropriétaires (ACP) ? À partir du 1er avril 2017, vous avez l’obligation légale d'enregistrer votre mandat de syndic à la Banque-Carrefour des Entreprises (BCE). Vous pouvez dès maintenant régler les formalités sur cette page. C’est très simple : complétez le formulaire d’enregistrement et nous nous chargerons de la suite des démarches pour vous !
Remplissez le formulaire d'inscription en précisant que votre mandat doit être enregistré dans plusieurs ACP. Nous vous contacterons et ferons le nécessaire pour limiter au maximum vos formalités administratives.
Lorsqu'un immeuble est divisé en différents lots appartenant à au moins deux propriétaires, il en résulte une copropriété forcée qui, en principe, sera soumise à la loi sur les appartements (art 3.84 à 3.100 du nouveau Code civil (avant le 1er septembre 2021 art. 577-3 à 577-14 inclus de l’ancien Code civil)). Les différents copropriétaires de l’immeuble forment alors une association de copropriétaires (ACP), qui est une entité juridique à part entière (c’est-à-dire dotée de la personnalité juridique) et qui dispose de son propre numéro d’entreprise.
La division d'un immeuble (p. ex. en plusieurs appartements) suppose toujours un acte de division (notarié) contenant les statuts de l’immeuble. Les statuts se composent de deux parties : l’acte de base d’une part et le règlement de copropriété d’autre part. Un règlement d'ordre intérieur doit par ailleurs aussi être établi, mais pas nécessairement par acte notarié. Dès que les statuts de l’immeuble sont transcrits au bureau compétent de l’Administration générale de la documentation patrimoniale (autrefois : le bureau des hypothèques), un numéro d’entreprise est attribué à l’ACP. Constituent une exception à cette règle, les immeubles dont l’acte de base exclut expressément l’application de la loi sur les appartements. Dans ce cas, l’ACP n’a pas de personnalité juridique et ne reçoit pas de numéro d’entreprise. L’inscription de son syndic - le cas échéant, informel - à la BCE n’est logiquement pas non plus requise dans ce cas. Voir aussi la question 8.
Seules les ACP dotées de la personnalité juridique (voir question 2) sont tenues de désigner un syndic et d’enregistrer son mandat à la BCE. Les ACP sans personnalité juridique ne sont pas soumises à la loi sur les appartements et peuvent donc organiser librement la gestion de leur immeuble. Si elles désignent malgré tout un syndic, bien qu’elles n’y soient pas tenues, cette fonction sera purement informelle, et ce mandat ne devra et ne pourra pas être enregistré à la BCE.
Un syndic peut être désigné de trois manières :
Les catégories de personnes (morales) suivantes peuvent être syndic :
Un syndic peut être une personne physique ou une personne morale, et peut exercer sa fonction dans le cadre du volontariat ou en tant qu’activité professionnelle.
Vous ne devez vous affilier en tant que syndic à une caisse d'assurances sociales que lorsque votre mandat est rémunéré, que vous l’exercez en qualité d’indépendant et que vous n’êtes pas déjà affilié en raison d'une autre activité professionnelle. Il est question de rémunération dès que vous percevez plus qu'un simple défraiement. Si vous êtes travailleur salarié au moins à mi-temps dans le cadre de votre travail normal, vous pouvez vous affilier à titre complémentaire. Sinon, vous devez vous affilier à titre principal.
Indiquez lors de votre inscription en ligne que le numéro d’entreprise de l’ACP n’est pas encore connu ou doit encore être demandé. Nous contrôlons ensuite pour vous si votre ACP est déjà connue auprès de la BCE. Ce n’est pas encore le cas ? Si nécessaire et moyennant un modique supplément, nous faisons les démarches pour qu’un numéro d’entreprise soit attribué à votre ACP dans la BCE. Dans la foulée, nous réglerons aussi les formalités de l’enregistrement de votre mandat en tant que syndic. Pour en savoir plus sur les raisons pour lesquelles une ACP n'a parfois pas encore de numéro d’entreprise, voyez la question 8 ci-dessous.
Il peut y avoir plusieurs raisons à cela :
Pour les grandes copropriétés de plus de 20 lots, l'acte de base d’un groupe d'immeubles peut prévoir la création d’une ACP partielle par immeuble ou, s’il s'agit d'un seul immeuble composé de plusieurs éléments physiquement et clairement distincts, par élément distinct de l’immeuble.
Ainsi, un complexe appelé « X » composé de trois immeubles distincts (blocs 1, 2 et 3) comptera par exemple quatre associations distinctes : une ACP principale comprenant l’ensemble des copropriétaires des trois blocs, et trois ACP partielles, composées chaque fois des copropriétaires du bloc en question.
Ces quatre associations ont des compétences clairement distinctes : ainsi, l’ACP principale est exclusivement compétente pour les parties communes générales (p. ex. le jardin autour des trois immeubles, éventuellement les fondations communes des trois immeubles...), alors que les trois ACP partielles ne sont compétentes que pour les parties communes particulières de leur bloc respectif (p. ex. les couloirs, le hall d’entrée et l’ascenseur du bloc).
Outre ces compétences clairement distinctes, ces quatre associations disposent aussi chacune de leurs propres organes (AG, syndic, etc.). Si vous êtes le syndic de l’ensemble du complexe, vous devez être nommé syndic quatre fois : une fois par l’AG de l’ACP générale et chaque fois par l’AG de chaque ACP partielle. Par conséquent, pour pouvoir enregistrer à la BCE votre mandat pour l’ensemble du complexe et donc au niveau des quatre numéros d’entreprise, vous devrez fournir au guichet d’entreprises quatre preuves de nomination.
Transmettez-nous une copie des statuts de l’immeuble et nous rectifierons la situation pour vous.
Oui. Le fait que le numéro d’entreprise de votre ACP ne soit pas encore actif ne fait pas obstacle à l’enregistrement de votre mandat à la BCE. À titre de service supplémentaire, nous ferons les recherches nécessaires pour savoir si le numéro d’entreprise de votre ACP peut déjà être activé, de manière à vous éviter tout problème (p. ex. auprès de la banque).
Pour les projets immobiliers dans un nouveau lotissement, pour lesquels les statuts sont établis pendant les travaux de construction, il est possible que l'adresse et/ou le numéro de maison exacts de l’ACP ne soient pas encore connus au moment de l’établissement des statuts. Lors de l’attribution d'un numéro d’entreprise, l’adresse de l’ACP à la BCE mentionnera alors souvent un ancien nom de rue ou sera incomplète.
Il arrive aussi régulièrement que cette adresse erronée soit également reprise dans la dénomination de l’ACP. Si vous le souhaitez et moyennant un modique supplément, Liantis peut dans ces cas faire rectifier la dénomination et l’adresse à la BCE.
Attention : Pour toutes les modifications plus importantes, un acte de base modificatif sera toujours requis.
En fonction de la manière dont le syndic a été nommé, vous devez nous fournir la preuve suivante :
Attention : le contrat de syndic que vous concluez ensuite avec un mandataire de l’ACP après votre nomination par l’AG ne sera pas accepté comme preuve de votre nomination.
Seul le syndic ayant un mandat en cours peut représenter l’ACP et donc introduire une demande auprès du guichet d’entreprises. Selon le cas, il s'agira donc soit du syndic dont le mandat expire bientôt, soit du nouveau syndic dont le mandat a déjà pris cours.
Si c’est votre société qui a été nommée syndic, elle sera enregistrée sous son numéro d’entreprise. Par contre, si vous exercez la fonction de syndic en tant que personne physique, vous devez toujours être enregistré sous votre numéro de registre national, que vous soyez un syndic particulier sans numéro d’entreprise ou un syndic professionnel (entreprise unipersonnelle) avec numéro d’entreprise.
En règle générale, l’enregistrement d’un représentant à la BCE est en effet obligatoire, sauf si la décision de nomination ne désigne aucun représentant et si le syndic dispose de l’autorisation d’exercer des activités de syndic au niveau de la société (voir question n° 5).
Quand est-ce qu’un syndic dispose de l’autorisation d’exercer des activités de syndic au niveau de sa société ?
Ces situations sont toutefois plutôt rares. Dans la pratique, lorsqu’une société est nommée syndic, un représentant doit donc presque toujours être enregistré à la BCE.
Conseil : il peut être intéressant de désigner un représentant même lorsque vous n’êtes pas tenu de le faire. Cela permet en effet de se connecter aux plateformes numériques au nom de l’ACP, ce qui peut s’avérer utile dans le cadre de l’introduction d’une demande de prime.
Qui doit-être enregistré comme représentant ?
Si la nomination mentionne un représentant, cette personne doit toujours être enregistrée à la BCE. Dans le cas contraire, la société de syndic est libre de nommer la personne de son choix en tant que représentant (éventuel), pour autant bien évidemment que cette personne dispose de l’autorisation nécessaire (agrément de l’IPI ou affiliation à l’Ordre ou à l’Institut).
Attention ! Si un représentant inscrit pour une ou plusieurs ACP quitte la société en raison d’une réorganisation interne, cette information doit être communiquée et enregistrée (contre paiement) à la BCE et ce, même si la nomination de la société de syndic reste inchangée.
Pour que le procès-verbal de l’assemblée générale (AG) puisse constituer une preuve valable de votre nomination, il doit faire mention des majorités obtenues et être signé au moins par le président de l’AG et par le secrétaire désigné à l’ouverture de la séance.
Attention : s’il s’agit du procès-verbal d’une assemblée générale écrite, celui-ci doit faire mention des majorités obtenues* et être signé non seulement par le syndic, mais aussi, à la demande du SPF Économie, par au moins un copropriétaire (signature manuscrite ou signature électronique qualifiée). Dans le cas d’une AG écrite, il faut également que le guichet d’entreprises, à la demande du SPF Économie, réclame tous les accords écrits ou électroniques (bulletins de vote) de tous les copropriétaires qui ont voté « pour ». L’accord (ou bulletin de vote) lui-même ne doit pas être signé. Il doit néanmoins contenir au minimum le nom de famille du copropriétaire. Un e-mail ordinaire peut donc être accepté comme accord (ou bulletin de vote).
* L’unanimité est toujours requise pour les AG écrites. Dans le contexte de la crise du coronavirus, le législateur a toutefois déjà assoupli cette exigence à deux reprises. Au cours de ces périodes d’assouplissement, les AG écrites sont également autorisées à statuer valablement avec le quorum de présence et les majorités applicables à une AG normale. L’unanimité n’est dès lors exceptionnellement pas requise.