Réglez facilement votre enregistrement à la BCE

Remplissez le formulaire d'inscription en précisant que votre mandat doit être enregistré dans plusieurs ACP. Nous vous contacterons et ferons le nécessaire pour limiter au maximum vos formalités administratives.

Lorsqu'un immeuble est divisé en différents lots appartenant à au moins deux propriétaires, il en résulte une copropriété forcée qui, en principe, sera soumise à la loi sur les appartements (art. 577-3 à 577-14 inclus de l’ancien Code civil). Les différents copropriétaires de l’immeuble forment alors une association de copropriétaires (ACP), qui est une entité juridique à part entière (c’est-à-dire dotée de la personnalité juridique) et qui dispose de son propre numéro d’entreprise.

La division d'un immeuble (p. ex. en plusieurs appartements) suppose toujours un acte de division (notarié) contenant les statuts de l’immeuble. Les statuts se composent de deux parties : l’acte de base d’une part et le règlement de copropriété d’autre part. Un règlement d'ordre intérieur doit par ailleurs aussi être établi, mais pas nécessairement par acte notarié. Dès que les statuts de l’immeuble sont transcrits au bureau compétent de l’Administration générale de la documentation patrimoniale (autrefois : le bureau des hypothèques), un numéro d’entreprise est attribué à l’ACP. Constituent une exception à cette règle, les immeubles dont l’acte de base exclut expressément l’application de la loi sur les appartements. Dans ce cas, l’ACP n’a pas de personnalité juridique et ne reçoit pas de numéro d’entreprise. L’inscription de son syndic - le cas échéant, informel - à la BCE n’est logiquement pas non plus requise dans ce cas. Voir aussi la question 8.

Seules les ACP dotées de la personnalité juridique (voir question 2) sont tenues de désigner un syndic et d’enregistrer son mandat à la BCE. Les ACP sans personnalité juridique ne sont pas soumises à la loi sur les appartements et peuvent donc organiser librement la gestion de leur immeuble. Si elles désignent malgré tout un syndic, bien qu’elles n’y soient pas tenues, cette fonction sera purement informelle, et ce mandat ne devra et ne pourra pas être enregistré à la BCE.

Un syndic peut être désigné de trois manières :

• soit dans le règlement d’ordre intérieur ;
• soit par le juge ;
• soit par l’assemblée générale de l’ACP.

Les catégories de personnes (morales) suivantes peuvent être syndic :

• un agent immobilier agréé par l’IPI ;
• un copropriétaire ;
• un avocat, un expert-comptable fiscaliste, un architecte ou un géomètre-expert, pour autant qu'il soit affilié à son Ordre/Institut professionnel.

Un syndic peut être une personne physique ou une personne morale, et peut exercer sa fonction dans le cadre du volontariat ou en tant qu’activité professionnelle.

Vous ne devez vous affilier en tant que syndic à une caisse d'assurances sociales que lorsque votre mandat est rémunéré, que vous l’exercez en qualité d’indépendant et que vous n’êtes pas déjà affilié en raison d'une autre activité professionnelle. Il est question de rémunération dès que vous percevez plus qu'un simple défraiement. Si vous êtes travailleur salarié au moins à mi-temps dans le cadre de votre travail normal, vous pouvez vous affilier à titre complémentaire. Sinon, vous devez vous affilier à titre principal.

Indiquez lors de votre inscription en ligne que le numéro d’entreprise de l’ACP n’est pas encore connu ou doit encore être demandé. Nous contrôlons ensuite pour vous si votre ACP est déjà connue auprès de la BCE. Ce n’est pas encore le cas ? Si nécessaire et moyennant un modique supplément, nous faisons les démarches pour qu’un numéro d’entreprise soit attribué à votre ACP dans la BCE. Dans la foulée, nous réglerons aussi les formalités de l’enregistrement de votre mandat en tant que syndic. Pour en savoir plus sur les raisons pour lesquelles une ACP n'a parfois pas encore de numéro d’entreprise, voyez la question 8 ci-dessous.

Il peut y avoir plusieurs raisons à cela :

• Il est possible qu'il s'agisse d'un petit immeuble à appartements (avec 2 à 4 lots) ou d’un simple complexe de garages, pour lequel il a été stipulé dans l’acte de base que la loi sur les appartements ne s'appliquait pas. Dans ce cas, l’ACP n’a pas de personnalité juridique ni de numéro d’entreprise. Aucun syndic ne doit par conséquent être désigné et, a fortiori, enregistré à la BCE. La gestion de la copropriété peut dans ce cas être organisée de manière informelle, mais toujours en conformité avec les dispositions de l’acte de base.
  • L'acte de base déclare la loi sur les appartements non applicable et vous souhaitez modifier cette situation ? Sachez qu’un acte notarié modificatif sera dans ce cas requis. Après transcription de cet acte au bureau compétent de l’Administration générale de la documentation patrimoniale (autrefois : le bureau des hypothèques), l’ACP se verra alors dotée de la personnalité juridique, un numéro d’entreprise lui sera attribué et elle devra enregistrer le mandat de son syndic à la BCE. 
  • Vous ne savez pas si la loi sur les appartements a été déclarée non applicable? Transmettez une copie des statuts de l’immeuble à Liantis guichet d’entreprises, et nous vous dirons immédiatement si votre ACP doit disposer ou non d'un numéro d’entreprise et ceci moyennant un modique supplément.
• Il est possible aussi que les statuts n’aient été dressés que récemment par le notaire et n’aient dès lors pas encore été transcrits au bureau compétent de l’Administration générale de la documentation patrimoniale (autrefois : le bureau des hypothèques). Une ACP ne reçoit en effet un numéro d’entreprise qu’après cette transcription.
  • Vous avez été nommé syndic dans le règlement d'ordre intérieur et votre ACP n’a pas encore de numéro d’entreprise ? Introduisez de toute façon votre demande à temps, même si le numéro d’entreprise de l’ACP n’est pas encore connu. Le délai de huit jours ouvrables fixé par l’A.R. ne concerne en effet que l'introduction de votre demande. Le dossier sera ensuite mis temporairement en attente chez nous, et dès que le numéro d’entreprise sera connu et que le dossier sera donc complet, votre mandat sera enregistré à la BCE.
• Enfin, il est possible aussi qu'il s'agisse d'un vieil immeuble ou qu’une erreur ait été commise par le bureau compétent de la Direction générale de la documentation patrimoniale (autrefois : le bureau des hypothèques). 
  • Si tel est le cas, transmettez-nous une copie des statuts et nous ferons en sorte que votre ACP reçoive un numéro d’entreprise et ceci moyennant un modique supplément. 

Pour les grandes copropriétés de plus de 20 lots, l'acte de base d’un groupe d'immeubles peut prévoir la création d’une ACP partielle par immeuble ou, s’il s'agit d'un seul immeuble composé de plusieurs éléments physiquement et clairement distincts, par élément distinct de l’immeuble.

Ainsi, un complexe appelé « X » composé de trois immeubles distincts (blocs 1, 2 et 3) comptera par exemple quatre associations distinctes : une ACP principale comprenant l’ensemble des copropriétaires des trois blocs, et trois ACP partielles, composées chaque fois des copropriétaires du bloc en question.

Ces quatre associations ont des compétences clairement distinctes : ainsi, l’ACP principale est exclusivement compétente pour les parties communes générales (p. ex. le jardin autour des trois immeubles, éventuellement les fondations communes des trois immeubles...), alors que les trois ACP partielles ne sont compétentes que pour les parties communes particulières de leur bloc respectif (p. ex. les couloirs, le hall d’entrée et l’ascenseur du bloc).

Outre ces compétences clairement distinctes, ces quatre associations disposent aussi chacune de leurs propres organes (AG, syndic, etc.). Si vous êtes le syndic de l’ensemble du complexe, vous devez être nommé syndic quatre fois : une fois par l’AG de l’ACP générale et chaque fois par l’AG de chaque ACP partielle. Par conséquent, pour pouvoir enregistrer à la BCE votre mandat pour l’ensemble du complexe et donc au niveau des quatre numéros d’entreprise, vous devrez fournir au guichet d’entreprises quatre preuves de nomination.

Transmettez-nous une copie des statuts de l’immeuble et nous rectifierons la situation pour vous.

Oui. Le fait que le numéro d’entreprise de votre ACP ne soit pas encore actif ne fait pas obstacle à l’enregistrement de votre mandat à la BCE. À titre de service supplémentaire, nous ferons les recherches nécessaires pour savoir si le numéro d’entreprise de votre ACP peut déjà être activé, de manière à vous éviter tout problème (p. ex. auprès de la banque).

Pour les projets immobiliers dans un nouveau lotissement, pour lesquels les statuts sont établis pendant les travaux de construction, il est possible que l'adresse et/ou le numéro de maison exacts de l’ACP ne soient pas encore connus au moment de l’établissement des statuts. Lors de l’attribution d'un numéro d’entreprise, l’adresse de l’ACP à la BCE mentionnera alors souvent un ancien nom de rue ou sera incomplète.

Il arrive aussi régulièrement que cette adresse erronée soit également reprise dans la dénomination de l’ACP. Si vous le souhaitez et moyennant un modique supplément, Liantis peut dans ces cas faire rectifier la dénomination et l’adresse à la BCE.

Attention : Pour toutes les modifications plus importantes, un acte de base modificatif sera toujours requis.

En fonction de la manière dont le syndic a été nommé, vous devez nous fournir la preuve suivante :

• nomination dans le règlement d’ordre intérieur : copie de ce règlement ;
• nomination par le juge : copie du jugement ;
• nomination par l’assemblée générale de l’ACP (le plus fréquent) : une copie du procès-verbal signé de l’AG qui a désigné le syndic ou a prolongé son mandat. Attention : il doit ressortir du procès-verbal que le mandat n’a pas encore expiré.

Attention : le contrat de syndic que vous concluez ensuite avec un mandataire de l’ACP après votre nomination par l’AG ne sera pas accepté comme preuve de votre nomination.

• Si la décision de nomination, de modification ou de radiation a été prise au moins huit jours ouvrables avant la prise de cours de la mission du syndic ou au moins huit jours ouvrables avant la prise d’effet de la modification ou de la radiation : au plus tard le jour ouvrable qui précède la prise de cours, la modification ou la radiation du mandat ;
• si la décision de nomination, de modification ou de radiation a été prise moins de huit jours ouvrables avant la prise de cours de la mission du syndic ou moins de huit jours ouvrables avant la prise d'effet de la modification ou de la radiation : dans un délai de huit jours ouvrables après la décision.

Seul le syndic ayant un mandat en cours peut représenter l’ACP et donc introduire une demande auprès du guichet d’entreprises. Selon le cas, il s'agira donc soit du syndic dont le mandat expire bientôt, soit du nouveau syndic dont le mandat a déjà pris cours.

• Exemple 1 : Décision de l’AG du 1er septembre 2018 concernant la nomination du syndic X à partir du 1er novembre 2018 en remplacement du syndic Y à partir de la même date : la demande de modification doit être introduite auprès du guichet d’entreprises au plus tard le 31 octobre 2018. C’est donc l’ancien syndic Y qui devra introduire la demande puisque c’est son mandat qui est en cours durant le délai légal. S’il ne fait pas le nécessaire, le nouveau syndic X ne pourra introduire la demande qu'à partir du moment où son mandat prend cours, donc au plus tôt à partir du 1er novembre 2018.
• Exemple 2 : Décision de l’AG du 1er septembre 2018 concernant la nomination du syndic X à partir du 3 septembre 2018 en remplacement du syndic Y à partir de la même date : la demande de modification doit être introduite auprès du guichet d’entreprises au plus tard le 12 septembre 2018. L’ancien syndic Y peut donc encore introduire la demande le 1er ou le 2 septembre 2018, mais à partir du 3 septembre 2018, seul le nouveau syndic X sera compétent pour le faire.

Si c’est votre société qui a été nommée syndic, elle sera enregistrée sous son numéro d’entreprise. Par contre, si vous exercez la fonction de syndic en tant que personne physique, vous devez toujours être enregistré sous votre numéro de registre national, que vous soyez un syndic particulier sans numéro d’entreprise ou un syndic professionnel (entreprise unipersonnelle) avec numéro d’entreprise.

En règle générale, l’enregistrement d’un représentant à la BCE est en effet obligatoire, sauf si la décision de nomination ne désigne aucun représentant et si le syndic dispose de l’autorisation d’exercer des activités de syndic au niveau de la société (voir question n° 5).

Quand est-ce qu’un syndic dispose de l’autorisation d’exercer des activités de syndic au niveau de sa société ?

• Si la société est elle-même inscrite au tableau des agents immobiliers (et pas uniquement le syndic en tant que personne physique) ;
• Ou bien, dans le cas des avocats, architectes, géomètres-experts et experts-comptables fiscalistes, si la société est également affiliée elle-même à l’Ordre ou à l’Institut, et pas uniquement les personnes physiques ;
• Ou bien si la société est elle-même copropriétaire.

Ces situations sont toutefois plutôt rares. Dans la pratique, lorsqu’une société est nommée syndic, un représentant doit donc presque toujours être enregistré à la BCE.

Conseil : il peut être intéressant de désigner un représentant même lorsque vous n’êtes pas tenu de le faire. Cela permet en effet de se connecter aux plateformes numériques au nom de l’ACP, ce qui peut s’avérer utile dans le cadre de l’introduction d’une demande de prime.

Qui doit-être enregistré comme représentant ?

Si la nomination mentionne un représentant, cette personne doit toujours être enregistrée à la BCE. Dans le cas contraire, la société de syndic est libre de nommer la personne de son choix en tant que représentant (éventuel), pour autant bien évidemment que cette personne dispose de l’autorisation nécessaire (agrément de l’IPI ou affiliation à l’Ordre ou à l’Institut).

Attention ! Si un représentant inscrit pour une ou plusieurs ACP quitte la société en raison d’une réorganisation interne, cette information doit être communiquée et enregistrée (contre paiement) à la BCE et ce, même si la nomination de la société de syndic reste inchangée.