Réglez facilement votre enregistrement à la BCE

Nous vous facilitons les démarches. Il vous suffit de cliquer sur le bouton ici à droite et decompléter le formulaire d’enregistrement. Nous vous contacterons ensuite pour finaliser votre inscription.

Conformément à la réglementation en vigueur, l’inscription de votre fonction de syndic au sein de chaque ACP est égale au montant classique d’une inscription d’une entreprise dans la BCE. Ce montant étant indexé chaque année, à partir du 1er janvier 2019, il est de 88,5 €. 

Complétez le formulaire d’inscription via le bouton ici à droite. Sur le formulaire, cochez la phrase : "jen ne connais pas le numéro d'entreprise de mon ACP". Nous vérifierons ensuite si votre association de copropriétaires est déjà connue auprès de la bce. Si ce n’est pas encore le cas, nous veillerons à ce qu'un numéro d’entreprise soit octroyé à votre ACP. Nous réglerons également les formalités de votre inscription en tant que syndic. Vous souhaitez savoir pourquoi votre ACP n'a pas de numéro d'entreprise? Voir la question fréquente numéro 9 ci-dessous. 

Nous réglons toutes les formalités d’inscription pour vous. Complétez le formulaire d’enregistrement via le bouton ici à droite et cochez la phrase : "je suis syndic pour plusieurs ACP". Nous vous contacterons et ferons le nécessaire pour limiter au maximum vos formalités administratives.

Quand un immeuble est divisé en différents lots appartenant minimum à deux copropriétaires, une copropriété forcée est créée. En général, cette copropriété forcée sera soumis à la loi des appartements (article 577-3 à 577-14 du Code Civil). Cette réglementation concerne tous les types d’immeubles (habitation, complexe de garage, etc.) et indépendamment de la manière dont les lots sont occupés (usage propre, location, etc.).

La division effective d'un bâtiment (en par exemple, plusieurs appartements) se fait toujours via un acte de division passé devant un Notaire. Cet acte est nommé traditionnellement l’acte de base. 

Dès que cet acte de base et l'acte de vente du premier lot (c-à-d qu’au moins un des lots devient la propriété de quelqu'un d'autre) sont transcrits auprès du bureau de la Conservation des hypothèques, les différents copropriétaires du bâtiment forment une association des copropriétaires (ACP) dotée de la personnalité juridique. L’ACP reçoit dès lors, de la part du service du bureau de la Conservation des hypothèques, un numéro d’identification dans la BCE avec un statut actif.

Une exception à cette règle concerne les « petits » immeubles qui possèdent uniquement deux à quatre lots et pour lesquels les copropriétaires ont choisi explicitement dans l’acte de base de ne pas se soumettre au principe de la loi des appartements précité. Dans ce cas, l’ACP, n'a pas de personnalité juridique et par conséquent, elle ne reçoit pas de numéro d'identification dans la BCE. Aussi, si vous êtes syndic d’un « petit » immeuble tel que précité, alors vous ne devez pas inscrire votre mandat dans la BCE. 

Toutes les ACP dotées de la personnalité juridique sont obligées de désigner dans une assemblée générale qui est le syndic de l’immeuble. Cela peut être une personne morale ou une personne physique.

La fonction d’un syndic ne peut être exercée que par les personnes suivantes:

• un syndic particulier (= co-propriétaire de l’immeuble ; personne morale ou personne physique ; il ne doit pas être reconnu par l’IPI pour exercer sa fonction)
• ou un syndic professionnel qui peut être (personne morale ou personne physique) : 
  • un agent immobilier agréé par l’IPI 
  • soit une personne qui exerce une profession apparentée : un avocat, un comptable, un géomètre, un architecte, etc. Dans ce cas, les conditions d'exercice de la fonction de syndic désigné sont alors déterminées par les ordres et/ou les associations professionnelles concernées.

Vous devez vous affilier auprès d’une caisse d’assurances sociales uniquement lorsque vous exercez votre mandat de façon rémunérée et en tant qu’indépendant, et que vous n’êtes pas déjà affilié dans le cadre d’une autre activité professionnelle. Dès qu’en échange de vos services en tant que syndic, vous recevez plus qu'une simple indemnité de recouvrement de vos frais, le paiement de vos services est considéré comme un salaire. Vous devenez un syndic indépendant soumis au régime des cotisations sociales.

Si vous êtes un syndic indépendant mais qu’a côté de cette activité, vous exercez un travail habituel avec au minimum un contrat à mi-temps alors, vous pouvez introduire une demande d’affiliation auprès de la caisse d’assurances sociales à titre complémentaire. Sinon, vous devrez vous affilier à titre principal.

Cette situation existe pour plusieurs raisons à savoir :

• Il s’agit peut-être d’un « petit » immeuble (avec 2 à 4 lots) ou d’un complexe de garages, pour lesquels on a choisi de ne pas soumettre l’immeuble à la loi des appartements. Ce choix doit être mentionné explicitement dans l’acte de base du bien. Dans ce cas, l’ACP n'a pas de personnalité juridique et ne peut pas obtenir un numéro d'identification dans la BCE. Par conséquent, les copropriétaires n’ont pas l’obligation de nommer un syndic et ne doivent pas inscrire un mandat de syndic dans la BCE. La gestion de la copropriété peut alors être organisée de manière informelle, mais toujours en conformité avec les dispositions de l’acte de base.
  • L’acte de base de votre immeuble dispense les copropriétaires du respect de la loi des appartements, mais vous souhaitez savoir comment modifier cette situation ?  Dès lors que l’un des copropriétaires n’est plus d’accord, la dérogation pourra être remise en cause en saisissant un juge pour ce litige. Dans la situation où tous les copropriétaires souhaitent modifier cette situation, ils peuvent aussi contacter un Notaire afin de rédiger l’acte de base modificatif. Après transcription de cet acte auprès du bureau de la Conservation des hypothèques, l’ACP aura alors la personnalité juridique, obtiendra un numéro d’entreprise et la procédure classique sera d’application.
  • Vous vous demandez si vous ne seriez pas dans cette situation? Vous pouvez envoyer la copie de l’acte de base de votre copropriété auprès de notre service du guichet d’entreprises. Nous pourrons vous aider à déterminer la nature juridique de votre copropriété.  
• Vous êtes peut-être responsable d’un immeuble avec un acte de base récent, qui n’a pas encore été transcrit auprès du bureau de la Conservation des hypothèques. En effet, une ACP obtient son numéro d'identification dans la BCE, dès que l’acte de base est transcrit au bureau de la Conservation des hypothèques. 
  • Vous êtes nommé syndic dans les statuts et votre ACP n'a pas encore de numéro d'identification?  Même si le numéro d'identification de l’ACP n'est pas encore connu, vous pouvez tout de même demander au service du guichet d’entreprises de créer un dossier pour réaliser l’inscription de votre mandat dans la BCE. Le délai des 8 jours ouvrables fixé par l’AR fait uniquement référence au fait de formuler une demande d’inscription auprès d’un guichet d’entreprises. Ensuite notre service du guichet d’entreprises mettra le dossier en attente. Dès que le numéro d'identification sera connu, que le dossier sera complet alors votre mandat sera enregistré dans la BCE. 
• Enfin, il est également possible que votre demande concerne un immeuble ancien ou qu’une erreur a été commise au sein du bureau de la Conservation des hypothèques. Dans ce cas, l’ACP devait déjà avoir un numéro d’identification mais pour des raisons inconnues, elle n’a pas reçu ce numéro. 
  • Vous pensez être dans cette situation?  Vous pouvez transmettre une copie de l'acte de base auprès du service du guichet d’entreprises, et avec un supplément de 35 euros HTVA, nous pouvons prendre contact avec le bureau de la Conservation des hypothèques afin de demander le numéro d’identification. 

Lorsque la copropriété concerne plus de 20 lots, l'acte de base d'un groupe de bâtiments (par exemple, un complexe d’immeubles) peut prévoir la formation d’une ACP principale et de plusieurs ACP partielles par bâtiment, ou, dans le cas d’un seul bâtiment qui est composé de plusieurs éléments physiquement et clairement distincts, plusieurs ACP par élément distinct du bâtiment.

Ainsi, un complexe appelé "X" composé de trois bâtiments distincts (bloc 1, 2 et 3) peut représenter un ensemble de 4 ACP différentes: une ACP principale qui concerne l’ensemble des copropriétaires des trois blocs et trois ACP partielles et distinctes pour chaque bloc. Ces ACP partielles concerneront alors les copropriétaires distincts de chaque bloc (ACP pour le bloc 1, pour le bloc 2 ou pour le bloc 3). 

Ces quatre ACP ont des compétences clairement distinctes: l’ACP principale est exclusivement compétente pour les parties communes générales (par exemple, le jardin autour des trois bâtiments ou éventuellement les fondations communes des trois bâtiments,…) alors que les trois ACP partielles sont exclusivement compétentes pour les parties communes particulières qui sont dédiées à leur bloc respectif (par exemple les couloirs, le hall d'entrée et l'ascenseur du bloc). 

Outre des pouvoirs clairement séparés, ces quatre ACP ont chacune leur propres organes (Assemblée Générale (AG), syndic, etc.). Si vous êtes le syndic de l'ensemble du complexe, vous devez être désigné en tant que syndic 4 fois: une fois via l’AG de l’ACP principale et à chaque fois via l’AG de chaque ACP partielle.

Afin de pouvoir enregistrer votre mandat pour l'ensemble du complexe et donc au niveau des 4 numéros d’identification dans la BCE, vous devrez alors, fournir au guichet d’entreprises les 4 PV d’AG signés.

Oui. Le fait que le statut juridique de votre ACP soit toujours noté en « création juridique » n’empêche pas l’enregistrement de votre mandat dans la BCE. Vous pouvez introduire votre demande de manière classique.

Pour un projet immobilier avec des nouveaux bâtiments en construction, si au moment de la construction, l’acte de base est déjà signé, il se peut que la bonne adresse et/ou les numéros de la rue ne soient pas encore connus au moment de la rédaction de l’acte de base et n’y figurent donc pas. En effet, par manque d’adresse complète dans l’acte de base, au moment de la création du numéro d’identification de l’ACP dans la BCE, le bureau de la Conservation des hypothèques va souvent inscrire dans l’espace réservé au numéro de la rue de l’ACP la mention SN (sine numero).

De plus, ce manque d’information sur le numéro de l’adresse va souvent se répercuter dans l’espace réservé au nom de l’ACP. En effet, une ACP est souvent nommée par la Conservation des hypothèques via l’adresse de l’immeuble. 

Vous pensez être dans cette situation? 

Moyennant un supplément de 37 euros HTVA, Liantis peut demander au bureau de la Conservation des hypothèques de changer le nom et/ou l'adresse de votre ACP dans la BCE. 

Attention : toutes modifications plus importantes devront se faire moyennant un acte de base modificatif.

NB : Parfois, une erreur s’est glissée également au niveau de la forme juridique de votre ACP (notée normalement 070- Association de copropriétaires). Une forme juridique incorrecte est une situation moins régulière, mais moyennant 35 euros HTVA, Liantis peut également enquêter et demander le cas échéant la correction.

En fonction de la manière dont vous avez été nommé syndic d’un immeuble il faut nous fournir les preuves suivantes : 

• Si vous êtes nommé via le règlement de copropriété (= une partie des statuts, généralement dénommé acte de base) : une copie de l’acte de base ;
• Si vous êtes nommé suite à la décision d’un juge : une copie du jugement ;
• Si vous êtes nommé par (plus traditionnellement) l'assemblée générale de l’ACP :
  • une copie du procès-verbal signé de l’AG dans lequel vous avez été nommé syndic ou votre mandat a été renouvelé. Attention : le procès-verbal doit démontrer que votre mandat est déjà effectif et celui-ci doit dater au maximum d’il y a trois ans. Si vous introduisez la demande de modification en tant que syndic remplacé, le procès-verbal doit démontrer que votre mandat est encore effectif au moment de l’introduction de la demande.
  • ou un extrait du procès-verbal de l’AG (signé par vous) dans lequel nous retrouvons au moins les informations nécessaires.

Attention: Le contrat que vous concluez avec un mandataire de l’ACP après votre nomination par l’AG, ne sera pas accepté comme preuve de votre nomination.

Cela dépend de la question quel syndic est en fonction au moment de la demande:

• Exemple 1: Décision de l’AG du 01/09/2018 concernant la nomination de syndic X, à partir du 01/11/2018 remplaçant le syndic Y à partir du même jour : la demande de modification doit être introduite auprès du guichet d’entreprise au plus tard le 31/10/2018. C’est donc l’ancien syndic Y qui devra faire la demande, car durant les délais légales, c’est lui qui est encore en fonction. Si l’ancien syndic Y ne fait pas le nécessaire, le nouveau syndic X peut faire la demande dès qu’il est en fonction, donc à partir du 01/11/2018.
• Exemple 2: Décision de l’AG du 01/09/2018 concernant la nomination de syndic X, à partir du 03/09/2018 remplaçant le syndic Y à partir du même jour : la demande de modification doit être introduite auprès du guichet d’entreprise ou plus tard le 12/09/2018. L’ancien syndic Y peut donc encore introduire la demande le 01/09/2018 ou le 02/09/2018, mais à partir du 03/09/2018 c’est uniquement le nouveau syndic X qui peut faire la demande.
   

C'est la date à laquelle votre mandat (ou son renouvellement) a réellement commencé. Cette date peut donc être différente de la date à laquelle l'AG a pris la décision de vous nommer ou de renouveler votre mandat. Si vous avez été nommé syndic dans le règlement de copropriété, cette date correspond très souvent à la date de signature de l’acte de base.

Attention : Le procès-verbal doit apporter la preuve que votre mandat est effectif.

• Exemple 1 : Décision de l'AG du 01/01/2017 concernant le renouvellement de votre mandat pour une période d’un an, donc jusqu'au 31 décembre 2017 : Aujourd'hui, vous ne pouvez plus utiliser le PV de cette décision du 01/01/2017 pour enregistrer votre mandat dans la BCE. En effet, votre mandat d’un an étant terminé, vous devez avoir eu un renouvellement depuis lors. De ce fait, le service du guichet d’entreprises vous demandera le nouveau PV d’AG avec votre mandat en cours. 
• Exemple 2 : Décision de l’AG du 1er janvier 2014 dans laquelle vous êtes nommé syndic (sans date de fin): vous ne pouvez plus utiliser le PV de cette AG pour enregistrer votre mandat dans la BCE. En effet, la loi stipule que le mandat d'un syndic ne peut durer plus de trois ans, mais qu’il peut toujours être renouvelé par décision expresse de l’AG. Vous devrez donc nous fournir le PV d’AG du 1/01/2017 dans lequel les copropriétaires ont explicitement décidés de prolonger votre mandat. La date de début de votre mandat sera alors le 1er janvier 2014 dans la BCE, mais pour prouver que vous êtes toujours en fonction au moment de votre demande, vous devez nous envoyer le PV de l’AG du 1/01/2017.

En cas de modification ou de radiation du mandat, la date enregistrée dans la BCE est toujours la date à laquelle le changement ou la radiation prend effet.

Si c’est votre société qui a été nommé syndic, il faut l’enregistrer avec sa numéro d’entreprise. Si, par contre, vous exercez la fonction de syndic en tant que personne physique, vous devez toujours vous enregistrer avec votre numéro national, que vous soyez un syndic particulier sans numéro d’entreprise, ou un syndic professionnel (personne physique) avec un numéro d’entreprise.

Ce n'est que si la décision de l’AG concernant votre nomination en tant que syndic fait explicitement référence à une délégation spéciale à un représentant de votre société (qui est habilité à exercer les activités du syndic) que ce représentant doit également être inscrit dans la BCE.

En effet, la nomination d’un syndic en société sans délégation spéciale à un représentant, évite que l’ACP doive demander (et payer) un changement dans la BCE chaque fois que cette personne quittera la société syndic (en raison d'une réorganisation interne, d'un licenciement, etc.) ou ne pourra plus exercer les activités de syndic.