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Comment mener un entretien de fonctionnement avec un collaborateur ?

Afin de motiver vos collaborateurs de manière durable et d'obtenir de bons résultats en tant qu'entreprise, une concertation régulière est importante. Vos collaborateurs reçoivent ainsi rapidement un feed-back et savent s'ils font du bon travail ou pas. En outre, vous pouvez de cette façon beaucoup mieux ressentir ce qu'il se passe au sein de l'organisation. Des entretiens de fonctionnement réguliers donnent par ailleurs l'occasion d'approfondir des sujets sérieux. Ces entretiens vous permettent de poser les bases claires du trajet d’épanouissement de votre collaborateur. Prévoyez un tel entretien chaque année et planifiez-le suffisamment à l’avance.

Qu'est-ce qu'un entretien de fonctionnement ?

Un entretien de fonctionnement a pour but d'améliorer le fonctionnement des collaborateurs. Il s'agit d'un entretien entre le dirigeant et le collaborateur, au cours duquel les aspects positifs et les points problématiques sont abordés. Vous dressez un bilan avec votre collaborateur, mais vous discutez aussi de l'avenir.

Conseil
 Tout au long de l'année, essayez déjà d'attirer l'attention de votre collaborateur sur les problèmes éventuels. Il pourra ainsi anticiper et vous éviterez de donner l'impression de lui faire des reproches a posteriori.

Lors d'un entretien de fonctionnement, vous discutez, notamment, du contenu de la fonction actuelle, des compétences, du comportement, des possibilités de croissance, des attentes, de l'ambiance et de la collaboration avec les collègues. 

Comment préparer un entretien de fonctionnement ?

La réussite d'un entretien de fonctionnement dépend de sa préparation. Veillez dès lors à :

  • vous baser sur une description de fonction transparente ;
  • rassembler des informations concrètes (et factuelles) ;
  • expliquer au préalable le but de l'entretien ;
  • rédiger un ordre du jour et le transmettre ;
  • prévoir le temps nécessaire ;
  • demander à votre collaborateur de se préparer également.
Conseil
 Notez toutes les choses qui vous frappent pendant l'année. Vous ne devrez pas chercher ainsi d’exemples. N'oubliez pas toutefois qu'un feed-back immédiat est la solution la plus efficace.

Comment mener l'entretien ?

Passez (au moins) par quatre étapes :

  1. Introduction
  2. Bilan : qu'est-ce qui s'est bien passé, qu'est-ce qui aurait pu se passer autrement ?
  3. Perspectives d'avenir : comment allons-nous aborder les choses demain et de quoi avons-nous besoin pour ce faire ?
  4. Clôture et accords

Introduction

Au début de l'entretien, il est important de rassurer votre collaborateur, car il est probablement stressé. Rappelez-lui le but de l'entretien, comment il va se dérouler et combien de temps il va durer.

Bilan

Après l'introduction, permettez à votre collaborateur d'évaluer la période écoulée ainsi que les résultats tout en le laissant s’auto-évaluer, sur la base de sa propre préparation. L'accent peut notamment être mis sur les résultats, le comportement, les moyens ou encore sur la collaboration avec l'équipe ou avec le dirigeant. 

Adoptez une attitude constructive concernant les problèmes et demandez à votre collaborateur de proposer des solutions. Vous partagez ainsi la responsabilité avec votre collaborateur qui, lui, sera plus enclin à accepter la solution proposée.

Essayez de relier autant que possible les points que vous avez notés aux dires de votre collaborateur. Vous éviterez ainsi de devoir aborder une liste de remarques à la fin de l'entretien. N'oubliez en aucun cas de souligner les choses positives.

Conseil
 Si vous avez des points négatifs à communiquer, alternez-les avec des éléments positifs tout en étant aussi concret que possible dans vos critiques. Faire une remarque sans donner d'exemples suscite généralement un sentiment d'injustice. Essayez toutefois de dépasser l'exemple en cherchant des solutions. Sinon vous risquez de tomber peut-être dans une discussion à propos de ce qui s'est mal passé dans l'exemple.

Perspectives d'avenir

Laissez à nouveau le collaborateur prendre la parole en premier. Vous augmentez ainsi son implication et avez l'opportunité de découvrir ses idées et son point de vue. Vous pourrez alors passer rapidement à la planification, à l'apprentissage et à la formation. Vous pouvez ainsi également discuter des perspectives de carrière du collaborateur (attentes à terme, tant du collaborateur que de l'entreprise).

Conseil
 Que faire quand « le salaire » est abordé ? Essayez de toujours dissocier ce sujet de l'entretien de fonctionnement et de le déplacer à un autre moment. Autrement, vous risquez de voir l'entretien « ouvert » assombri par l'octroi ou le refus d'une augmentation.

Clôture et accords

À la fin de l'entretien, demandez au collaborateur un feed-back à propos de vous. Un feed-back qui vous permettra d’évoluer dans votre fonction de supérieur hiérarchique. Pour terminer, convenez d’accords clairs (objectifs SMART, par exemple) et résumez-les. Il est également intéressant de faire rédiger le rapport de l'entretien par votre collaborateur. Vérifiez ensuite si les accords et les propositions ont été correctement consignés. Vous pourrez ainsi voir si vous étiez sur la même longueur d'ondes tout en impliquant davantage votre collaborateur, ce qui augmente l'acceptation des accords.

Assurez-vous de respecter, vous aussi, les accords pris. Car sinon, pourquoi votre collaborateur le ferait-il ? Intégrez dès lors les accords dans des moments de concertation réguliers (et n'attendez pas le prochain entretien de fonctionnement).

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