Instaurer un système d’indemnisation forfaitaire

Indemnité forfaitaire : de quoi s’agit-il exactement ?

Une indemnité forfaitaire est un avantage extralégal. Employeur, vous versez mensuellement un montant fixe à votre travailleur pour les frais encourus dans le cadre de son travail, comme par exemple des frais de stationnement dans le cadre d'une visite chez un client, ou encore des frais de restauration ou de nuitée pour une conférence à l’étranger. 

Système forfaitaire ou non ?

En tant qu’employeur, vous avez le choix entre deux systèmes. Vous pouvez opter pour un montant forfaitaire fixe :

• Votre travailleur reçoit dans ce cadre un montant mensuel fixe pour couvrir les frais engagés. Pour ce faire, il ne doit présenter aucun justificatif tels que souches, factures, tickets ou autres.
• Vous pouvez également choisir de rembourser les frais réels. Votre travailleur doit établir dans ce cadre un aperçu reprenant tous les frais professionnels accompagnés des justificatifs nécessaires, tels les tickets ou factures. 

Quel système choisir ? Si les frais réels sont supérieurs au forfait légal, il vaut mieux opter pour le remboursement de tous les frais réels. Toutefois, dans ce cas, il faut pouvoir prouver que vos collaborateurs ont bien engagé ces frais. Vous devez en tant qu’employeur, conserver tous les justificatifs comme les factures, les cartes de train ou encore les tickets de stationnement dans les dossiers (des travailleurs) respectifs. Si vous optez par contre pour le système forfaitaire, vous avez bien moins de contraintes administratives.

Indemnité forfaitaire et ONSS

Une indemnité forfaitaire est très intéressante sur le plan fiscal. Elle est déductible, autrement dit vous ne payez ni cotisation ONSS ni impôts. C’est également le cas pour votre travailleur qui récupère le montant total des frais engagés. 

Attention : cette indemnité étant fiscalement intéressante, l’ONSS et le fisc sont très stricts dans leurs contrôles. Veillez donc à ce que le remboursement couvre uniquement les frais professionnels réels. 

Voici comment instaurer un système d'indemnisation forfaitaire

Vous souhaitez instaurer un système d'indemnisation forfaitaire pour vos collaborateurs ? Suivez dans ce cas les étapes suivantes :

1. Déterminez le montant de l’indemnité par le biais du tableau officiel des frais de l’ONSS.
2. Adaptez le contrat de travail de vos travailleurs ou ajoutez-y une annexe.
3. Décrivez précisément les frais qui sont couverts.
4. Reprenez tous les mois l’indemnité forfaitaire ou le montant des frais réels remboursés sur la fiche de paie.

Aperçu des indemnités forfaitaires les plus courantes

Vous aimeriez prévoir un système de ce genre pour vos travailleurs ? Il est important de savoir quels sont les frais qui peuvent précisément être couverts. Les frais les plus connus concernent :

• la connexion Internet ;
• le travail à domicile ou le télétravail ; 
• la téléphonie ;
• le stationnement ;
• les déplacements en taxi et en transport en commun ;
• l’indemnité kilométrique pour les déplacements professionnels réalisés avec un moyen de transport privé ;
• l’indemnité de repas en l’absence de chèques-repas ;
• la restauration pour des réunions avec des clients.

Indemnité forfaitaire pour les dirigeants d’entreprise

Même en tant que dirigeant d’entreprise, vous pouvez optimiser votre salaire par le biais d’une indemnité forfaitaire. Vous engagez également des frais dans le cadre de l’exercice de votre fonction, frais pouvant être couverts par une indemnité forfaitaire. Vous vous voyez ainsi rembourser un montant fixe par mois pour couvrir les frais propres à l’entreprise. Vous devez toutefois pouvoir démontrer en cas de contrôle que ce sont des frais professionnels.