Frais propres à l'employeur : nouveau montant ONSS pour les frais de bureau et de vêtements en 2022

Instructions de l’ONSS

Les montants qui constituent un remboursement de frais et qui sont à la charge de l'employeur sont exclus de la définition du salaire. Un remboursement de frais ne peut être exonéré de cotisations sociales que s'il concerne des dépenses réelles effectuées dans le cadre de la fonction. L'employeur doit également être en mesure de justifier l'exactitude des dépenses à l'aide de pièces justificatives. Ce dernier point s'applique également lorsqu'une indemnité forfaitaire est accordée. 

L'ONSS a déjà publié un tableau des frais avec une description des différents postes pour lesquels il accepte une estimation forfaitaire, les montants et les conditions dans lesquelles ils peuvent être appliqués. Les montants indiqués dans le tableau sont des montants maximums. Si l'employeur estime que les frais encourus par les travailleurs dépassent ces montants forfaitaires, il peut bien entendu apporter la preuve des frais réels. A noter que pour un même type de coûts, il n’est jamais possible d’utiliser les deux systèmes, les coûts réels et les montants forfaitaires, ensemble.

Application rétroactive forfaits 2021

Le 20 décembre 2021, l’ONSS a communiqué qu’à partir du 1er janvier 2022, l’indemnité forfaitaire pour les frais de bureau allait passer de 129,48 euros à 132,07 euros par mois. Le forfait pour l’achat et l’entretien de vêtements de travail a quant à lui été indexé et est passé de 1,74 à 1,78 euro par jour. L’ONSS applique en outre une indemnité pour l’entretien et l’usure des vêtements du travailleur. Ce forfait est passé de 0,84 euro à 0,89 euro par jour à partir du 1er janvier 2022.

Il était initialement prévu que les montants précités entrent en vigueur le 1er janvier 2022. Cependant, l’ONSS a précisé le 12 janvier 2022 que les montants de 1,78 euro et 0,89 euro sont déjà applicables avec effet rétroactif à partir du 1er janvier 2021. Le forfait pour frais de bureau (132,07 euros) est lui aussi applicable avec effet rétroactif, mais à partir du 1er octobre 2021. D’autres montants ont été fixés qui ne sont applicables qu’à partir du 1er janvier 2022.

Nouveaux forfaits en 2022

Les instructions de l’ONSS précisent que le forfait pour l’achat et l’entretien de vêtements de travail a été porté le 1er janvier 2022 à 1,84 euro par jour et celui pour l’entretien et l’usure des vêtements du travailleur à 0,92 euro par jour.

L’indemnité pour frais de bureau a quant à elle été augmentée plusieurs fois :

• Période du 1er février 2022 au 31 mars 2022 : 134,71 euros
• Période du 1er avril au 31 mai 2022 : 137,40 euros
• À partir du 1er juin 2022 : 140,15 euros
• À partir du 1er septembre 2022: 142,95 euro

Et sur le plan fiscal ?

Le fisc a confirmé dans une circulaire qu’il appliquera également les montants maximums acceptés par l’ONSS.