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Comptabilité 14 octobre 2021

Du changement pour la déclaration des frais propres à l’employeur dès l’année de revenus 2022

En tant qu’employeur, vous pouvez utiliser le système des indemnités de frais forfaitaires ou celui des indemnités de frais réels. Ces indemnités sont déductibles à titre de frais professionnels dans le chef de l’employeur si elles sont mentionnées sur la fiche fiscale du ou des travailleurs concernés. Le fisc veut désormais avoir une idée plus précise des montants des remboursements des « frais propres à l’employeur » octroyés aux travailleurs. La réglementation fiscale en la matière a dès lors été modifiée : l'obligation de fiche sera élargie.

Obligations actuelles

Actuellement, les employeurs sont obligés d’indiquer chaque année sur la fiche fiscale 281.10 de leurs travailleurs quels types de remboursement de frais propres à l’employeur ont été octroyés pour l’année de revenus concernée. Les remboursements peuvent actuellement être mentionnés de trois manières, selon le type de remboursement :

  Mention  Mention du montant ?

Situation 1 : indemnité de frais déterminée sur la base de frais réels et prouvés

(par exemple des factures, des souches TVA, des tickets de stationnement)
Mention du montant ? Non

Situation 2 : indemnité de frais forfaitaire déterminée sur la base de normes sérieuses et concordantes

L’indemnité se base sur une estimation forfaitaire du fisc (par exemple les voyages de service en Belgique ou à l’étranger).
Oui – normes sérieuses Non

Situation 3 : indemnité de frais forfaitaire non déterminée sur la base de normes sérieuses et concordantes

Vous payez un forfait sans qu’il n’y ait une estimation du fisc. Dans la pratique, les employeurs appliquent souvent un montant moyen. Nous vous recommandons cependant de conserver les pièces pouvant justifier les montants en vue d’un éventuel contrôle par le fisc.

Oui

Actuellement, le montant du remboursement ne doit être mentionné que dans la troisième situation (indemnités de frais forfaitaires non déterminées sur la base de normes sérieuses et concordantes). Dans les deux premières situations, cette précision n’est pas nécessaire. Toutes les indemnités doivent par ailleurs être indiquées sur une seule et même ligne (cadre 27, rubrique b pour la fiche 281.10 et cadre 20 pour la fiche 281.20)à.

Si vous octroyez une combinaison d'indemnités des trois types précités, une combinaison des mentions correspondantes doit être indiquée.

Obligation de fiche à partir de l’année de revenus 2021

Pour l’année de revenus 2021, rien ne changera au niveau du fond pour l‘obligation de fiche. Seule la mise en page sera différente. Les frais remboursés devront cependant être mentionnés différemment : une ligne séparée sera prévue pour chaque catégorie d'indemnité de frais en lieu et place de la ligne commune pour les trois catégories actuellement.

À partir de l’année de revenus 2022 : obligation élargie

Dès l’année de revenus 2022, les employeurs devront tenir compte d'une nouveauté au niveau du fond. Une obligation élargie s’appliquera en effet à toutes les catégories d'indemnités de frais (réels et forfaitaires) octroyées à partir du 1er janvier 2022.

Vous serez dès lors obligé de mentionner sur la fiche 281.10 le montant spécifique pour chaque indemnité. Ce nouveau système fournira au fisc une base légale plus transparente afin qu’il puisse mieux détecter les éventuels doubles emplois des indemnités de frais.

Dès l’année de revenus 2023, les trois scénarios suivants seront possibles :

  Mention  Mention du montant ?
Situation 1 : indemnité de frais déterminée sur la base de frais réels et prouvés Oui - pièces justificatives Oui
Situation 2 : indemnité de frais forfaitaire déterminée sur la base de normes sérieuses et concordantes Oui – normes sérieuses Oui
Situation 3 : indemnité de frais forfaitaire non déterminée sur la base de normes sérieuses et concordantes / Oui

Bon à savoir : la nouvelle obligation s’appliquera également aux montants octroyés par la société à ses dirigeants au titre de remboursement de « frais propres à l’employeur » (via la fiche 281.20).

Quelles implications pour vous en tant qu’employeur ?

Cette nouvelle législation pourra impliquer un surcroît d’administration. En effet, il vous arrivera de devoir chercher manuellement certaines informations dans votre compatibilité. Nous vous conseillons en outre de bien tenir un relevé de tous les remboursements. Cela est toutefois moins évident que nous ne le croyez. Un exemple : l’un de vos travailleurs avance de l’argent pour des sandwichs car une réunion avec des clients dure plus longtemps que prévu. Vous lui rembourserez cette dépense ultérieurement. Dans ce genre de situation, vous devez aussi enregistrer minutieusement ces frais.

Pour rappel : en cas de non-respect des obligations précitées, vous encourez une sanction sous la forme d’une non-déductibilité fiscale et/ou d’une amende administrative.