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En tant qu’employeur, vous pouvez utiliser le système des indemnités de frais forfaitaires ou celui des indemnités de frais réels. Ces indemnités sont déductibles à titre de frais professionnels dans le chef de l’employeur si elles sont mentionnées sur la fiche fiscale du ou des travailleurs concernés. Le fisc veut désormais avoir une idée plus précise des montants des remboursements des « frais propres à l’employeur » octroyés aux travailleurs. La réglementation fiscale en la matière a dès lors été modifiée : l'obligation de fiche sera élargie.
Les employeurs qui octroient des indemnités de frais à leur personnel doivent indiquer chaque année sur la fiche fiscale les types de remboursements effectués au cours de l’année de revenus concernée.
Les remboursements peuvent actuellement être mentionnés de trois manières, selon le type de remboursement :
Situation 1 : indemnité de frais déterminée sur la base de frais réels et prouvés
Situation 2 : indemnité de frais forfaitaire déterminée sur la base de normes sérieuses et concordantes
Situation 3 : indemnité de frais forfaitaire non déterminée sur la base de normes sérieuses et concordantes
Vous payez un forfait sans qu’il n’y ait une estimation du fisc (sur la base de vos propres estimations/expériences – par exemple, un montant mensuel moyen).
Jusqu’à l’année de revenus 2021, ce n’est que dans le troisième cas (« indemnité de frais forfaitaire non déterminée sur la base de normes sérieuses et concordantes ») que les employeurs devaient indiquer le montant total de l’indemnité de frais sur la fiche fiscale.
Toutes les indemnités devaient par ailleurs être indiquées sur une seule et même ligne (cadre 27, rubrique b pour la fiche 281.10 et cadre 20 pour la fiche 281.20)à.
Si vous octroyez une combinaison d'indemnités des trois types précités, une combinaison des mentions correspondantes doit être indiquée.
Pour l’année de revenus 2021 (exercice d’imposition 2022), rien ne changera au niveau du fond pour l‘obligation de fiche. Seule la mise en page sera différente. Les frais remboursés devront cependant être mentionnés différemment : une ligne séparée sera prévue pour chaque catégorie d'indemnité de frais en lieu et place de la ligne commune pour les trois catégories actuellement.
L'obligation de fiche reste d'application, mais dès l’année de revenus 2022 (exercice d'imposition 2023), les employeurs devront tenir compte d'une nouveauté au niveau du fond. Vous serez dès lors tenu de mentionner sur la fiche fiscale le montant total de l’indemnité de frais pour chaque type d’indemnité de frais.
Une obligation élargie s’appliquera en effet à toutes les catégories d'indemnités de frais (réels et forfaitaires) octroyées à partir du 1er janvier 2022. Seul le paiement d’une avance (situation dans laquelle le travailleur paie une facture au nom de l’employeur/la société avec un compte privé) ne doit pas être justifié sur la fiche fiscale.
Vous serez dès lors obligé de mentionner sur la fiche 281.10 le montant spécifique pour chaque indemnité. Ce nouveau système fournira au fisc une base légale plus transparente afin qu’il puisse mieux détecter les éventuels doubles emplois des indemnités de frais. Dès l’année de revenus 2023, les trois scénarios suivants seront possibles :
Bon à savoir : la nouvelle obligation s’appliquera également aux montants octroyés par la société à ses dirigeants au titre de remboursement de « frais propres à l’employeur » (via la fiche 281.20).
Cette nouvelle législation pourra impliquer un surcroît d’administration. En effet, il vous arrivera de devoir chercher manuellement certaines informations dans votre compatibilité. Nous vous conseillons en outre de bien tenir un relevé de tous les remboursements. Cela est toutefois moins évident que nous ne le croyez. Un exemple : l’un de vos travailleurs avance de l’argent pour des sandwichs car une réunion avec des clients dure plus longtemps que prévu. Vous lui rembourserez cette dépense ultérieurement. Dans ce genre de situation, vous devez aussi enregistrer minutieusement ces frais.
Pour rappel : en cas de non-respect des obligations précitées, vous encourez une sanction sous la forme d’une non-déductibilité fiscale et/ou d’une amende administrative.