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Comptabilité 16 avril 2021

Date limite en vue, nouvelle obligation registre UBO et confirmation annuelle

Récemment les règles concernant le registre UBO ont été adaptées sur plusieurs points. Parmi les nouveautés, l’obligation de fournir aussi dorénavant des documents démontrant l’exactitude des informations reprises dans le registre UBO. De quels justificatifs peut-il s’agir ? Et pour quand exactement doivent-ils être chargés ?

Rappel : qu’est-ce que le registre UBO ?

Le registre UBO (« Ultimate Beneficial Owners » ou « bénéficiaires effectifs ») est une banque de données reprenant les informations relatives aux bénéficiaires effectifs :

  1. des sociétés ;
  2. des A(I)SBL et des fondations ;
  3. des trusts, fiduciaires ou constructions juridiques similaires.

Le registre trouve son origine dans la loi anti-blanchiment du 18 septembre 2017 et a pour objectif de garantir une plus grande transparence quant à l’identité des personnes qui se cachent derrière une organisation (en savoir plus). Les modalités de fonctionnement du registre UBO sont précisées dans l’arrêté royal du 30 juillet 2018, récemment modifié et complété par l’arrêté royal du 23 septembre 2020.

Justificatifs supplémentaires à fournir

L’arrêté royal modifié oblige dorénavant tous les redevables d’information (c’est-à-dire les sociétés, A(I)SBL, fondations...) à joindre « tout document démontrant que les informations relatives à un bénéficiaire effectif sont adéquates, exactes et actuelles ».

Suivant le cas, il peut s’agir, selon informations dans la FAQ publiée sur le site internet du SPF Finances, d’un extrait du registre des parts, des statuts, d’un pacte d’actionnaires, d’un acte notarié ou de tout autre document pertinent. Une copie de la carte d’identité n’est en revanche utile que lorsque l’UBO concerné ne dispose pas d’un numéro de registre national ou d’un numéro BIS.

Selon le SPF, les redevables d’information qui enregistrent leurs UBO dans le registre à partir du 11 octobre 2020 doivent satisfaire immédiatement à cette nouvelle obligation. Ceux qui avaient déjà enregistré leurs UBO avant le 11 octobre 2020 ont encore jusqu’au 31 août 2021 pour charger les documents supplémentaires dans le registre UBO. Faites donc le nécessaire en temps opportun.

Attention ! Les documents chargés doivent être à jour. Chargez donc toujours aussi les documents justificatifs corrects si des modifications sont apportées aux données de vos UBO.

Confirmation annuelle

Le redevable d’information qui doit enregistrer ses bénéficiaires effectifs dans le registre UBO doit également communiquer dans un délai d’un mois toute modification apportée à ces données. Même si aucune modification n’a été apportée, vous devez malgré tout confirmer au moins une fois par an que les données de vos UBO sont encore correctes.

Une telle confirmation étant encore techniquement impossible l’an dernier, le SPF Finances avait exceptionnellement confirmé lui-même automatiquement toutes les données au 30 avril 2020. Le redevable d’information qui avait enregistré ses UBO avant cette date et n’a pas signalé de modifications depuis lors devait donc initialement confirmer l’exactitude de ses données avant le 30 avril 2021. Ce délai a toutefois récemment été prolongé jusqu’au 31 août 2021.

Procédure

Vous pouvez très facilement confirmer vos données :  connectez-vous au registre UBO et cliquez ensuite en bas sur « confirmation annuelle ».