Indemnité de télétravail : le fisc clarifie les choses

Quelles précisions le fisc a-t-il apportées ?

• La condition de « télétravail structurel et régulier »

L’indemnité forfaitaire pour les frais de bureau (montant maximum de 129,48 euros par mois – porté à maximum 144,31 euros aux deuxième et troisième trimestres de 2021) ne peut être exonérée de cotisations de sécurité sociale et de précompte professionnel (Pr.P.) que dans la mesure où les travailleurs « effectuent du télétravail de manière structurelle et régulière ». L’indemnité forfaitaire ne s’applique donc pas au travail à domicile qui a lieu de manière occasionnelle ou fortuite.

Le fisc et l’ONSS considèrent que le télétravail est structurel et régulier lorsque, sur une base mensuelle, le travailleur preste l’équivalent d’une journée de travail par semaine depuis son domicile.

Exemple

Lorsqu’un travailleur, conformément à son régime de travail normal, n’effectue qu’un jour de télétravail par semaine et que cette journée ne compte que trois heures, le fisc considère que l’équivalent d’une journée de travail par semaine n’est pas atteint et que la condition de télétravail structurel et régulier n’est pas remplie.

Attention, la condition de télétravail structurel et régulier ne vaut que pour l’octroi de l’indemnité forfaitaire pour frais de bureau. Elle ne s'applique pas pour :

• l’indemnité forfaitaire pour l’utilisation du PC et de la connexion internet privés du travailleur ;
• l’indemnité forfaitaire pour l’utilisation par le travailleur de son propre deuxième écran et de sa propre imprimante ou de son propre scanner ;
• la fourniture par l’employeur de mobilier de bureau et/ou de matériel informatique.

Seule la condition de travail à domicile sur une base régulière est requise dans ces trois derniers cas. Il doit en l’occurrence s’agir de travailleurs qui travaillent régulièrement, fréquemment ou normalement à domicile.

• L’influence des vacances annuelles sur l’indemnité de télétravail

La circulaire prévoyait qu’en tant qu’employeur, vous pouvez continuer à verser l’indemnité pour frais de bureau pendant une période de vacances annuelles du travailleur. Les vacances annuelles normales n’affectent donc pas l’évaluation de la condition de télétravail structurel et régulier.

Le fisc a toutefois précisé qu’il doit s'agir de jours de congé accordés par l’employeur ou organisés à son initiative. Nous pensons aux jours de congé individuels ou collectifs, aux jours RTT... Les jours de congé parental ou les jours de congé pour raisons impérieuses sont des jours demandés par le travailleur dans des circonstances spécifiques et ne rentrent donc pas dans la définition des vacances annuelles normales.

Exemple

Dans des circonstances normales, le travailleur télétravaille de manière structurelle et régulière.

- Situation 1 : un travailleur travaille deux semaines en juillet (avec un jour de travail à domicile par semaine) et prend deux semaines de vacances. L’employeur peut octroyer au travailleur l’indemnité maximale pour frais de bureau, sans réduction au prorata.

- Situation 2 : un travailleur ne travaille pas au mois de juillet, mais prend ses vacances annuelles. L’employeur peut octroyer au travailleur l’indemnité maximale pour frais de bureau, sans réduction au prorata.

• Le remboursement ou la mise à disposition de mobilier de bureau ou de matériel informatique est considéré(e) comme un avantage de toute nature

En tant qu’employeur, vous pouvez aussi rembourser certains équipements de bureau à votre travailleur. Dans certaines conditions, ce remboursement est exonéré de cotisations de sécurité sociale et de Pr.P. Le fisc précise toutefois que les équipements mis à disposition du travailleur pour son usage purement privé sont automatiquement considérés comme un avantage de toute nature.

• Date d’entrée en vigueur de la circulaire

La circulaire est entrée en vigueur le 1er mars 2021. Il est possible qu’en tant qu’employeur, vous ayez déjà investi dans du matériel avant cette date afin de permettre à vos travailleurs de télétravailler confortablement. Le fisc confirme qu’il appliquera les principes énoncés dans la circulaire aux situations de télétravail survenues à partir du 1er janvier 2020.

• Indemnité forfaitaire octroyée aux dirigeants d’entreprise

Les dirigeants d’entreprise ne relèvent pas du champ d’application de la circulaire, mais en vertu de l’ancienne législation, il était possible de leur verser une indemnité forfaitaire pour l’utilisation à des fins professionnelles d’une connexion internet privée, d’un abonnement internet privé et/ou d’un ordinateur privé. Cette indemnité peut donc encore être octroyée dans les limites de l’ancienne circulaire.

L’ONSS a déjà déclaré qu’il adhérait totalement au point de vue du fisc en la matière.