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Vos travailleurs effectuent régulièrement des missions à l’étranger ? Cela signifie qu’ils engagent souvent des frais supplémentaires, par exemple pour les repas ou d’autres menues dépenses. Pour couvrir ces frais, vous pouvez leur octroyer une indemnité forfaitaire exonérée d’impôt. Ces montants changent normalement chaque année. Cependant, pour 2019, ils restent inchangés.
Vous pouvez choisir de rembourser les frais engagés par vos travailleurs sur la base des pièces justificatives qu'ils apportent. Bon nombre d’employeurs préfèrent toutefois rembourser les frais par l’octroi d’une indemnité forfaitaire.
Quel montant devez-vous leur payer dans ce cas ? Vous retrouverez les montants dans la liste des pays qu’a établie le SPF Affaires étrangères pour les fonctionnaires. Cette liste indique pour chaque pays le montant applicable pour un voyage de service de courte durée (maximum 30 jours civils) et un voyage de service de longue durée (plus de 30 jours civils).
La liste est normalement mise à jour chaque année. Pour 2019, le SPF a cependant décidé de ne pas adapter les montants. Cette année, aucune nouvelle liste ne sera donc publiée par arrêté ministériel. Cela signifie que les montants de la liste du 6 juillet 2018 restent applicables.
Les indemnités couvrent les frais supplémentaires engagés par le travailleur lors de son voyage de service à l’étranger. Il s’agit des frais de repas et d’autres menues dépenses sur place (transport, boissons, en-cas, etc.).
Les frais de logement et les frais de déplacement ou de voyage vers l’étranger (aller et retour) ne sont pas pris en considération. Si le travailleur doit d’abord payer personnellement les frais, il ne pourra être remboursé que sur présentation des pièces justificatives (p.ex. une facture).
Le fisc et l’ONSS autorisent l’exonération d'impôt et de cotisations sociales de ces indemnités de séjour tant que leur montant ne dépasse pas celui que le SPF Affaires étrangères applique pour ses propres fonctionnaires.
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