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En raison de la crise de la COVID-19, le télétravail est devenu un sujet brûlant. Beaucoup d’entreprises ont déjà déclaré qu’elles continueraient à appliquer le télétravail à l’avenir et qu’elles permettraient à leurs collaborateurs d’y avoir recours sur une base régulière, même après la crise. Tant le fisc que l’ONSS ont dès lors élaboré une série de nouvelles règles pour le télétravail.
Le 26 février 2021, le fisc a publié une circulaire reprenant une série de nouvelles règles et de précisions concernant le télétravail. Toutes les précédentes circulaires fiscales en la matière ont été abrogées et entièrement intégrées dans la nouvelle circulaire. Dans ses instructions, l’ONSS a confirmé le point de vue du fisc. Tous deux énumèrent les frais dans lesquels vous pouvez intervenir en tant qu’employeur, en précisant les conditions applicables.
Nous commentons brièvement ci-dessous les principaux aspects du nouveau cadre législatif.
Initialement, un travailleur devait télétravailler pendant au moins cinq jours ouvrables par mois pour qu’on puisse parler de télétravail structurel. Cette disposition est abrogée. Le fisc applique désormais le critère d'un jour de télétravail par semaine (à évaluer sur une base mensuelle).
L’indemnité forfaitaire de bureau existante (pour le petit matériel de bureau, l’électricité...) de 129,48 euros maximum par mois est maintenue. L'indemnité de bureau est exonérée de cotisations de sécurité sociale et de précompte professionnel sans ruling fiscal (à certaines conditions).
Le gouvernement a relevé temporairement le montant maximum à 144,31 euros par mois pour les mois d'avril, mai et juin 2021.
Le fisc confirme la possibilité de cumuler l’indemnité forfaitaire de bureau existante de 129,48 euros avec l'indemnité pour l’utilisation d’un ordinateur, de périphériques et de logiciels privés (20 euros par mois) et avec l'indemnité pour l’utilisation de la connexion internet privée (20 euros par mois).
Le fisc prévoit un nouveau forfait de 5 euros par mois pendant maximum trois ans lorsque l'employeur met à disposition un PC mais que le travailleur utilise un deuxième écran, une imprimante ou un scanner personnels.
Le forfait peut être octroyé par élément, jusqu'à un maximum absolu de 10 euros par mois. Il peut être cumulé avec l’indemnité forfaitaire de bureau existante de 129,48 euros par mois, mais pas avec l’indemnité de 20 euros par mois prévue pour l’utilisation d’un ordinateur privé.
En tant qu’employeur, vous pouvez rembourser ou mettre à disposition de votre travailleur du mobilier de bureau (chaise de bureau, armoire de bureau...) ou du matériel informatique (clavier, casque téléphonique...). Cette intervention est exonérée d’impôts et de cotisations de sécurité sociale (à certaines conditions).
Une liste limitée de mobilier de bureau et de matériel informatique pouvant être pris en considération a été établie. Cela concerne uniquement le type de mobilier et de matériel que vous mettriez à disposition sur le lieu de travail ; les produits de luxe ou de design seront qualifiés d'avantage de toute nature.
Si en tant qu’employeur, vous optez pour un remboursement du coût réel, l’intervention doit être raisonnable et rester limitée à :
En tant qu’employeur, vous pouvez choisir de rembourser le coût réel en une fois ou d’étaler le remboursement.
Un régime de télétravail efficace commence par des accords clairs. C’est pourquoi Liantis a constitué une boîte à outils télétravail pour faire de votre politique de télétravail une réussite.