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Depuis 2020, toute société, A(I)SBL, fondation ou fiducie a l’obligation d’identifier ses bénéficiaires effectifs dans un registre UBO. Trois ans plus tard, certaines entreprises soumises à l’obligation d’enregistrement ne répondent toujours pas aux exigences. Les ASBL sont les plus mauvaises élèves : une ASBL sur trois ne respecte pas l’obligation d’enregistrement.
Le SPF Finances appliquait une politique de tolérance, mais cette période est révolue et il inflige désormais des amendes aux entreprises concernées.
Mais l’enregistrement ne suffit pas. Des pièces justificatives qui prouvent l’exactitude, la rigueur et l’actualité des informations fournies sur un bénéficiaire effectif doivent être jointes lors de l’enregistrement. Il peut s’agir entre autres d’une copie du registre des parts, des statuts, d’un acte notarié ou d’un pacte d’actionnaire.
La date limite pour l’ajout des pièces justificatives est elle aussi dépassée et si vous n’avez pas rempli l’obligation d’information, vous êtes susceptible de vous voir infliger une amende.
Le registre UBO n’est pas une donnée statique. Lorsque des modifications sont apportées pour les bénéficiaires effectifs, vous devez adapter l’enregistrement dans un délai d’un mois. S’il n’y a aucun changement, vous devez confirmer l’enregistrement chaque année.
Veillez dès lors à contrôler annuellement le registre UBO si vous avez enregistré votre entreprise et à joindre systématiquement les documents nécessaires.
Pour éviter les amendes administratives, il est donc essentiel de vérifier que tout soit bien enregistré, en consultant notamment le site Internet du SPF Finances.
Pour tout complément d’information sur le registre UBO, adressez-vous à votre expert-comptable ou consultez le site Internet du SPF Finances. Outre de nombreuses informations importantes, vous trouverez une FAQ détaillée ainsi que des manuels pratiques.
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Jusqu’il y a peu, vous deviez, en votre qualité d’expert-comptable ou de conseiller fiscal, communiquer au SPF Finances toute différence entre les informations reprises dans le registre UBO et celles dont vous aviez connaissance. Cette obligation, que régissait l’article 19, § 1 de l’arrêté d’exécution du registre UBO, vient cependant d’être abrogée.