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Premier travailleur - Quelles sont les obligations de l’employeur ?

Une fois que votre entreprise est sur les rails et commence à grandir, l’assistance d’une paire de mains supplémentaire peut être la bienvenue. Cependant, lors d’un premier engagement, de nombreux éléments sont à prendre en compte. Nous énumérons pour vous les principales formalités à remplir avant le premier jour de travail de votre nouveau collègue.

Verplichtingen bij een eerste aanwerving

Inscrivez-vous en tant qu’employeur auprès de l’ONSS

L’employeur qui engage pour la première fois un ou plusieurs travailleurs doit s’inscrire auprès de l’Office national de la sécurité sociale (ONSS).Celui-ci vous attribuera un numéro d’identification que vous devrez utiliser dans toutes les communications ultérieures. L’inscription peut avoir lieu sur le portail de la Sécurité sociale. 

Vous verserez alors une cotisation de sécurité sociale pour chaque travailleur que vous employez. Ces cotisations servent au paiement des pensions, des allocations de chômage, des allocations familiales, etc. 

Faites une déclaration dimona

Lorsque vous engagez un nouveau travailleur, vous devez toujours faire une déclaration dimona. Dimona (Déclaration Immédiate) est un service en ligne qui vous permet de tenir l’ONSS informé des recrutements et des départs.  

Chaque personne engagée doit être déclarée sur Dimona au plus tard le jour où celle-ci commence à travailler. Les départs doivent être déclarés au plus tard le jour ouvrable suivant la fin du contrat de travail. 

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Faites une déclaration DmfA

La déclaration DmfA (Déclaration multifonctionelle) permet de renseigner, chaque trimestre, la rémunération et le temps de travail des travailleurs, et à l’ONSS de déterminer le montant de cotisations sociales dont vous êtes redevable. En outre, les données renseignées sont à la disposition des institutions compétentes en matière de paiement d’indemnités de maladie, de pensions, d’allocations familiales, etc.

Prévoyez un service interne ou externe pour la prévention

Chaque employeur a l’obligation de mettre en place un service pour la prévention et la protection comptant au moins un conseiller en prévention. Dans les entreprises de moins de vingt travailleurs, l’employeur peut remplir lui-même la fonction de conseiller en prévention. Un certain nombre d’aspects spécialisés sont légalement soumis à l’obligation de se faire assister par des spécialistes. 

En savoir plus sur le SIPPT…

En savoir plus sur le SEPPT…

Vérifiez si vous devez prévoir un examen médical obligatoire

Lors du recrutement (et ultérieurement de manière périodique), certains travailleurs doivent se soumettre à l’examen médical du médecin du travail. 

Souscrivez une assurance accidents du travail

En Belgique, tout nouvel employeur est obligé de souscrire une assurance accidents du travail pour l’ensemble des employés, même lorsqu’il s’agit de travailleurs temporaires ou d’étudiants. 

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Rédigez un contrat de travail

Un contrat de travail sur papier semble être une condition essentielle à l’engagement d’un employé. Toutefois, un contrat à temps plein à durée indéterminée peut, en principe, être conclu verbalement. Il est néanmoins recommandé de fixer tous les accords par écrit et de les faire signer par les deux parties.  

Un contrat de travail à durée déterminée ou avec une clause spécifique (par exemple une clause d’écolage) doit être rédigé par écrit et signé par l’employeur et l’employé.

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Prévoyez un règlement de travail univoque

L’employeur a l’obligation de rédiger un règlement de travail. Une copie en sera remise à chaque nouveau collaborateur, lors de sa prise de fonction. De plus, le règlement de travail doit pouvoir être consulté en tout temps et sur n’importe quel lieu d’affectation par les collaborateurs. 

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Affiliez-vous gratuitement à une caisse d’allocations familiales

Dès que vous recrutez un premier membre de personnel, vous disposez d’un délai de 90 jours civils pour vous affilier à une caisse d’allocations familiales. La caisse d’allocations familiales versera les allocations familiales et primes de naissance à chaque travailleur ayant des enfants à charge. L’affiliation est gratuite.  

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Vérifiez si vous tombez sous le champ d’application d’une CCT existante

N’oubliez pas de vérifier si vous êtes lié par une convention collective de travail. Il peut s’agir d’accords concernant, notamment, la rémunération ou les conditions de travail. 

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