Retour au bureau : questions fréquentes sur le télétravail

Comment introduire le télétravail structurel ?

Durant la crise du coronavirus, nous avons subitement tous été obligés de travailler à domicile. On parle ici de « télétravail occasionnel ». Si, après la crise, vous souhaitez encore offrir à vos collaborateurs la possibilité de travailler régulièrement chez eux, il s’agit alors de « télétravail structurel ».

En tant qu’employeur, vous aimeriez introduire le télétravail structurel dans votre organisation ? Vous devez alors conclure un accord écrit avec votre travailleur. Il s’agit plus spécifiquement d’un avenant au contrat de travail dans lequel plusieurs éléments doivent obligatoirement figurer, comme la fréquence du télétravail, le lieu du télétravail, les moments auxquels le travailleur doit être joignable, les accords relatifs aux équipements ou l’intervention de l’employeur dans les frais...

En outre, il est également possible et conseillé d’élaborer au sein de l’entreprise une politique de télétravail reprenant plusieurs arrangements généraux en la matière. Celle-ci peut aussi être intégrée au règlement de travail.

Puis-je obliger mes travailleurs à travailler de chez eux un certain nombre de jours ?

Non, le télétravail est toujours volontaire. En tant qu’employeur, vous ne pouvez donc pas l’imposer à vos collaborateurs. Et ceux-ci ne peuvent pas non plus l’exiger.

Vous pouvez en outre toujours revenir sur votre décision d’introduire un régime de télétravail structurel et régulier. Vos travailleurs sont alors obligés de revenir travailler sur site.

Suis-je obligé de prévoir une indemnité de télétravail pour mes travailleurs en cas de télétravail structurel ?

En tant qu’employeur, vous avez l’obligation, en cas de télétravail structurel, de mettre à disposition, d’installer et d’entretenir les équipements nécessaires au télétravail. En outre, vous êtes aussi obligé de payer les frais de connexion Internet.

Si votre travailleur utilise ses propres ordinateur (portable) et connexion Internet, vous avez alors l’obligation de prévoir une indemnité de télétravail.

Bien entendu, vous pouvez aussi décider de vous-même de prévoir des indemnités supplémentaires, par exemple pour le chauffage, la consommation électrique, le petit matériel de bureau ou d’autres frais encourus (achat d’une chaise de bureau, d’un scanner, d’un deuxième écran...).

L’indemnité de télétravail est-elle exonérée de cotisations de sécurité sociale et d'impôts ?

Dès qu’un travailleur travaille de chez lui plus d’un jour par semaine (à évaluer sur une base mensuelle), il est possible de prévoir une indemnité forfaitaire de bureau de 129,48 euros par mois (relevée temporairement à 144,31 euros jusqu’au 30 septembre 2021), qui est exonérée de cotisations de sécurité sociale et de précompte professionnel.

En plus de cette indemnité, vous pouvez également prévoir quelques autres indemnités mensuelles qui sont exonérées de cotisations de sécurité sociale ou d’impôts. Vous pouvez ainsi attribuer une indemnité de 20 euros pour l’utilisation d’un ordinateur (portable) personnel, ainsi qu’une autre indemnité de 20 euros pour l’utilisation d’une connexion Internet privée. Il est également possible d’octroyer un forfait de 5 euros pour l’utilisation d’un deuxième écran, d’une imprimante ou d’un scanner personnels, sauf si vous attribuez déjà un forfait pour l’utilisation d’un ordinateur (portable) privé.

Vous pouvez bien entendu octroyer les indemnités forfaitaires ci-dessus – sur lesquelles vous ne payez ni de cotisations de sécurité sociale, ni d’impôts – uniquement si votre travailleur encourt effectivement ces frais et n’est pas indemnisé d’une autre manière.

Que dois-je obligatoirement prévoir dans le bureau à domicile de mes collaborateurs ?

En cas de télétravail structurel, vous avez l’obligation, en tant qu’employeur, de mettre à disposition, d’installer et d’entretenir les équipements nécessaires au télétravail. Vous êtes également responsable de la sécurité et de la santé de vos travailleurs sur le lieu de travail. C’est pourquoi vous devez aussi informer vos collaborateurs de la politique de votre entreprise en la matière. Il s’agit par exemple de mesures de prévention relatives à l’aménagement du poste de travail, à la bonne utilisation des écrans et aux supports techniques et informatiques disponibles...

Dans ce cadre, il est éventuellement possible de prévoir une chaise de bureau ergonomique, un deuxième écran ou un bureau assis-debout réglable, entre autres, ou d’accorder une indemnité si les travailleurs achètent eux-mêmes ces équipements. En tant qu’employeur, veillez à conclure des accords clairs avec vos travailleurs en la matière.

Est-il possible de contrôler le lieu de télétravail de mon travailleur ?

Le service de prévention interne de votre entreprise ou organisation peut contrôler l’application des mesures relatives à la santé et à la sécurité sur le lieu de travail du télétravailleur. Cette visite doit bien sûr être annoncée à l’avance et le télétravailleur doit marquer son accord. Celui-ci peut également demander lui-même une visite du service interne.

Mon collaborateur peut-il aussi télétravailler depuis une maison de vacances (en Belgique ou à l’étranger) ou une seconde résidence ?

En tant qu’employeur, vous déterminez vous-même l’endroit où votre collaborateur travaille. Dans ce cadre aussi, vous pouvez lui demander de venir travailler sur le lieu de travail, ou lui offrir la possibilité de télétravailler (sans l’y obliger). Mais vous avez aussi le droit de décréter que vos collaborateurs peuvent uniquement télétravailler depuis leur lieu de résidence habituel ou que le télétravail « à l’étranger » est interdit dans votre organisation.

Un télétravailleur doit-il respecter strictement l’horaire de travail et qu’en est-il des heures supplémentaires ?

Le télétravailleur a l’obligation de respecter l’horaire de travail normal, mais peut organiser lui-même sa journée de travail. Il est donc tout à fait possible que votre travailleur commence et s’arrête un peu plus tôt, à moins que des accords spécifiques n’aient été conclus en ce qui concerne la disponibilité et l’horaire à suivre.

Étant donné que le télétravailleur peut organiser lui-même sa journée de travail et n’est en principe pas soumis aux règles de la loi sur le travail, aucun sursalaire ou repos compensatoire ne peut être exigé. C’est exceptionnellement possible lorsque l’employeur demande lui-même d’accomplir des prestations en dehors de l’horaire de travail normal, dans le cadre d’une tâche exceptionnelle ou d’une urgence.