Thuiswerkvergoeding als extralegaal voordeel

Door de coronacrisis raakte telewerken steeds meer ingeburgerd. Medewerkers moesten steeds vaker aan de slag vanuit de eigen woonkamer. Een trend die zich ook vandaag blijft doorzetten. Eentje die implicaties heeft op de onkosten die je medewerkers maken, want zij zien plots de energie- en waterfactuur stijgen.

Wat is een thuiswerkvergoeding?

Sinds het begin van de coronacrisis kunnen werkgevers daarom ook een vergoeding toekennen aan hun medewerkers voor het vele thuiswerken. Die vergoeding is vrij van belastingen. Jouw medewerkers maken aanspraak op zo’n telewerkvergoeding als ze minstens één werkdag per week van thuis uit werken, te beoordelen op maandbasis. Zo kunnen ze deze vergoeding gebruiken om bureaukosten te vergoeden of een hoger energieverbruik thuis te compenseren. Dit via een bureauvergoeding en andere onkostenvergoedingen voor telewerk.

Maandelijkse bureauvergoeding

Sinds 1 april 2020 kan je jouw thuiswerkende personeel een forfaitair bedrag van 129,48 euro per maand toekennen.

Dat maximumbedrag mag je voor het tweede en derde kwartaal van 2021 zelfs nog tijdelijk verhogen naar 144,31 euro per maand.

De bureauvergoeding, onderdeel van een thuiswerkvergoeding voor medewerkers, is bedoeld om kosten te dekken zoals verwarming, elektriciteit, klein kantoormateriaal, het gebruik en onderhoud van een thuisbureau ... De maandelijkse vergoeding geldt voor alle medewerkers die regelmatig van thuis uit werken (minstens één werkdag per week, te beoordelen op maandbasis) en ze is vrij van belasting en RSZ-bijdragen.

Wie nog geen concrete regeling op papier heeft rond structureel of regelmatig telewerk, moet sinds begin 2021 verplicht schriftelijk een aantal afspraken moeten vastleggen over een thuiswerkvergoeding. Neem contact op met jouw Liantis sociaal secretariaat bij hulp, vragen of een modeldocument. Onze Liantis-collega’s helpen jou graag uit de nood.

Bijkomende kostenvergoeding voor telewerken

Als werkgever kan je boven op de bureauvergoeding ook een bijkomende kostenvergoeding tot 40 euro per maand betalen als thuiswerkvergoeding voor het gebruik van:

  • een privé-internetaansluiting en -abonnement: maximaal 20 euro.
  • een privécomputer: maximaal 20 euro.

Als je medewerker noodgedwongen andere kosten moet maken, zoals het gebruik van eigen telefoon, aankoop van een scherm of een scanner …, mag je die ook terugbetalen. Daarvoor geldt geen algemeen forfait. Er geldt dan wel een belangrijke voorwaarde: de terugbetaling bij deze vorm van thuiswerkvergoeding moet gebaseerd zijn op de werkelijke kosten. Vraag je medewerkers dus om altijd de aankoopfactuur bij te houden.

Nieuw forfait voor scherm, printer of scanner

Sinds 1 maart 2021 kan je ook gebruikmaken van een nieuw forfait van 5 euro per maand (gedurende maximaal drie jaar) als vorm van thuiswerkvergoeding. Dit als je medewerker een eigen tweede scherm, printer of scanner gebruikt en jij als werkgever een pc ter beschikking stelt. Het forfait kan per item worden toegekend, maar met een absoluut maximum van 10 euro per maand. Het forfait kan je medewerker ook cumuleren ook worden gecumuleerd met de bestaande forfaitaire bureauvergoeding van 129,48 euro, maar niet met het forfait van 20 euro per maand voor het gebruik van de eigen pc.

Je kan er als werkgever ook voor kiezen om de werkelijke kosten terug te betalen als vorm van thuiswerkvergoeding. Vraag ze daarom ook hier om hun bonnetjes telkens bij te houden en aan jou te bezorgen.

Terugbetaling of terbeschikkingstelling van kantoormeubilair of informaticamateriaal

Als werkgever kan je tenslotte ook beslissen om kantoormeubilair zoals een bureaustoel of informaticamateriaal (toetsenbord, hoofdtelefoon …) terug te betalen of ter beschikking te stellen van je medewerker als onkostenvergoeding voor het thuiswerken. Ook deze maatregel is vrij van RSZ en belastingen. De fiscus voorziet wel een beperkende lijst van kantoormeubilair en informaticamaterieel die in aanmerking komen. Bovendien kan de terugbetaling alleen voor het soort meubilair of materiaal dat je ook op de werkvloer ter beschikking zou stellen. Luxueuze items of designproducten zullen toch als voordeel alle aard worden gekwalificeerd.

Kies je er als werkgever voor om de werkelijke kosten terug te betalen als vorm van thuiswerkvergoeding, dan moet de tussenkomst redelijk zijn en beperkt blijven tot:

  • één keer om de tien jaar voor een bureaustoel;
  • één keer om de vijf jaar voor een bureaulamp;
  • één keer om de drie jaar voor een tweede scherm, printer, scanner of andere randapparatuur.

Je kan de terugbetaling van de werkelijke kosten in één keer doen of de terugbetaling spreiden.

Wie komt in aanmerking voor een thuiswerkvergoeding?

Kan iedere medewerker zomaar aanspraak maken op een thuiswerkvergoeding? Het antwoord op deze vraag luidt dat onkosten voor telewerk vergoed worden voor alle medewerkers die minstens een dag per week van thuis uit werken. De maatregel is hiermee dus ook van toepassing op medewerkers die voor de coronapandemie niet aan telewerk deden. Ook tussen verschillende functies en categorieën wordt geen onderscheid gemaakt bij het bepalen van een thuiswerkvergoeding en of men hier al dan niet recht op heeft.

Waarom is een thuiswerkvergoeding interessant voor jou én je medewerker?

De troeven van een thuiswerkvergoeding? Voor jouw medewerker zijn de voordelen alvast klaar en duidelijk: je komt als werkgever immers   tussen in de onkosten die zij maken. Dit op vlak van materiaal en apparatuur, maar ook energie, internet,... Als extralegaal voordeel is dit een aantrekkelijke aanvulling op hun loonpakket. Zeker in steeds veranderende tijden waarin digitaal telewerken steeds meer regel dan uitzondering wordt. 

Als werkgever heeft een thuiswerkvergoeding ook tal van voordelen. Al blijft de voornaamste dat dit extralegaal voordeel fiscaal heel aantrekkelijk is: je betaalt er immers geen RSZ of belastingen op.

Wat zijn de voorwaarden voor een thuiswerkvergoeding?

Om als bedrijf een onkostenvergoeding voor telewerk te kunnen toevoegen aan het loonpakket van je medewerkers, moet je aan een aantal voorwaarden voldoen: 

  • Zo mag je een thuiswerkvergoeding enkel toekennen aan medewerkers die structureel aan telewerk doen. De algemene regel luidt: minstens één werkdag per week.
  • De vergoeding mag maximaal €148,73 bedragen, zowel voor voltijdse als deeltijdse medewerkers. 
  • Maak je gebruik van een vergoeding voor thuiswerk, dan mag je als organisatie geen onderscheid maken tussen werknemers binnen dezelfde functie. Elke medewerker binnen dezelfde functie die structureel thuiswerkt, moet dus hetzelfde bedrag toegekend krijgen.
  • Maak je gebruik van bureaukosten als vorm van forfaitaire thuiswerkvergoeding, dan mag je deze niet combineren met andere vergoedingen voor bureaukosten. Elke kost mag maar één keer betaald worden. 

Wil je toch afwijken van de standaardvoorwaarden voor thuiswerkvergoedingen? Neem dan contact op met jouw Liantis sociaal secretariaat voor advies én een betrouwbare compagnon de route

Een thuiswerkvergoeding versus een reiskostenvergoeding

Door de telewerktrend veranderen mogelijk ook de behoeftes van jouw medewerkers. Wie vaker van thuis uit wil werken, verplaatst zich minder naar kantoor, waardoor een reiskostenvergoeding een pak minder interessant wordt. 

Als medewerker moet je wel de keuze maken: ofwel een thuiswerkvergoeding, ofwel een reiskostenvergoeding. Je kan je medewerker zelf die keuze laten maken op basis van welke vergoeding ze liever willen. Maar je kan als werkgever ook zelf bepalen welk type vergoeding je als extralegaal voordeel in het loonpakket steekt.

Enthousiast om zelf een onkostenvergoeding voor thuiswerken toe te voegen aan het loonpakket van jouw medewerkers? Liantis sociaal secretariaat zet je graag op weg. Neem contact met ons op en we fiksen samen met jou de klus.

Contacteer ons