My Liantis

Extra vergoeding voor thuiswerk

Moet je als werkgever een vergoeding voorzien voor jouw medewerkers die thuiswerken in het kader van COVID-19? Dat is niet verplicht, maar kan wel via de bureauvergoeding of een andere onkostenvergoeding.

Maandelijkse bureauvergoeding

Sinds 1 april 2020 kan je jouw thuiswerkende personeel een forfaitair bedrag van 129,48 euro per maand toekennen.

Dat maximumbedrag mag je voor het tweede en derde kwartaal van 2021 zelfs nog tijdelijk verhogen naar 144,31 euro per maand.

De bureauvergoeding is bedoeld om kosten te dekken zoals verwarming, elektriciteit, klein kantoormateriaal, het gebruik en onderhoud van een thuisbureau ... De maandelijkse vergoeding geldt voor alle medewerkers die regelmatig van thuis uit werken (minstens één werkdag per week, te beoordelen op maandbasis) en ze is vrij van belasting en RSZ-bijdragen.

Hou er rekening mee dat ondernemingen die nog geen regeling hebben uitgewerkt over regelmatig of structureel telewerk, sinds 1 januari 2021 verplicht schriftelijk een aantal afspraken moeten vastleggen voor telewerk door de coronacrisis. Contacteer je klantenadviseur voor een modeldocument.

Bijkomende kostenvergoeding

Als werkgever kan je boven op de bureauvergoeding ook een bijkomende kostenvergoeding tot 40 euro per maand betalen voor het gebruik van:

  • een privé-internetaansluiting en -abonnement: maximaal 20 euro.
  • een privécomputer: maximaal 20 euro.

Als de werknemer andere kosten moet maken (gebruik van eigen telefoon, aankoop van een scherm of een scanner …), mag je die ook terugbetalen. Daarvoor geldt geen algemeen forfait, de terugbetaling moet gebaseerd zijn op de werkelijke kosten. Vraag je medewerkers dus om altijd de aankoopfactuur bij te houden.

Nieuw forfait voor scherm, printer of scanner

Sinds 1 maart 2021 kan je ook gebruikmaken van een nieuw forfait van 5 euro per maand (gedurende maximaal drie jaar) als je werknemer een eigen tweede scherm, printer of scanner gebruikt en jij als werkgever een pc ter beschikking stelt. Het forfait kan per item worden toegekend, maar met een absoluut maximum van 10 euro per maand. Het forfait kan ook worden gecumuleerd met de bestaande forfaitaire bureauvergoeding van 129,48 euro, maar niet met het forfait van 20 euro per maand voor het gebruik van de eigen pc.

Je kan er als werkgever ook voor kiezen om de werkelijke kosten terug te betalen. Vraag je medewerkers om altijd hun aankoopfactuur bij te houden.

Terugbetaling of terbeschikkingstelling van kantoormeubilair of informaticamateriaal

Als werkgever kan je ten slotte ook beslissen om kantoormeubilair (een bureaustoel, bureaukast …) of informaticamateriaal (toetsenbord, hoofdtelefoon …) terug te betalen of ter beschikking te stellen van je werknemer. Ook deze maatregel is vrij van RSZ en belastingen. De fiscus voorziet wel een beperkende lijst van kantoormeubilair en informaticamaterieel die in aanmerking komen. Bovendien kan de terugbetaling alleen voor het soort meubilair of materieel dat je ook op de werkvloer ter beschikking zou stellen. Luxueuze items of designproducten zullen toch als voordeel alle aard worden gekwalificeerd.

Kies je er als werkgever voor om de werkelijke kosten terug te betalen, dan moet de tussenkomst redelijk zijn en beperkt blijven tot:

  •  
  • één keer om de tien jaar voor een bureaustoel;
  • één keer om de vijf jaar voor een bureaulamp;
  • één keer om de drie jaar voor een tweede scherm, printer, scanner of andere randapparatuur.

Je kan de terugbetaling van de werkelijke kosten in één keer doen of de terugbetaling spreiden.