My Liantis

Een forfaitaire onkostenvergoeding invoeren

Je werknemers hebben bepaalde kosten naar aanleiding van de uitvoering van hun werk. Denk bijvoorbeeld aan telefoonkosten of parkeertickets. Als werkgever kan je die kosten dekken met een forfaitaire onkostenvergoeding. De financiële tussenkomst is fiscaal voordelig voor zowel werknemer als werkgever. Lijkt het je wel interessant? Bekijk dan alle voorwaarden om op te starten.

Wat is een forfaitaire onkostenvergoeding?

Een forfaitaire onkostenvergoeding is een extralegaal voordeel. Als werkgever betaal je dan maandelijks een vast bedrag terug van de kosten die een werknemer maakt voor de uitvoering van zijn werk. Zo moet je werknemer misschien parkeerkosten betalen voor een afspraak bij een klant, voor een lunchmeeting of een overnachting voor die conferentie in het buitenland. 

Een forfaitair bedrag of niet

Als werkgever kan je op twee manieren de onkosten van je werknemers compenseren. Dat kan via:

  • een vast forfaitair bedrag: Je werknemer krijgt een vast bedrag per maand terugbetaald om de kosten te dekken. Hij moet daarvoor geen bewijsstukken, zoals bonnetjes, facturen of tickets, voorleggen.
  • op basis van de werkelijke kosten: Je werknemer maakt een overzicht van alle kosten met bijhorende bewijsstukken, zoals een factuur of bonnetjes. 

Waar kies je voor? Als de werkelijke kosten hoger zijn dan het wettelijk forfait, dan kan je het best alle kosten aangeven. Je moet dan wel kunnen bewijzen dat je werknemers die kosten hebben gemaakt. Als werkgever bewaar je dan alle bewijsstukken in de desbetreffende (werknemers)dossiers, bijvoorbeeld facturen, treinkaarten, parkeertickets … Kies je voor een wettelijk forfait, dan bespaar je jezelf wel een pak administratie.  

Een forfaitaire vergoeding en RSZ

Zo’n forfaitaire onkostenvergoeding is fiscaal heel interessant. Het zijn aftrekbare kosten, wat wil zeggen dat je geen RSZ-bijdrage of belastingen betaalt. Je werknemer betaalt er ook geen belastingen op, en ziet dus de kosten voor de volle 100% op z’n loonbriefje staan. 

Opgelet: Doordat het fiscaal zo voordelig is, controleren de RSZ en de belastingdienst streng. Zorg dat de terugbetaling enkel geldt voor werkelijk gemaakte kosten.

Zo voer je een forfaitaire onkostenvergoeding in

Wil je graag een forfaitaire onkostenvergoeding voorzien voor je personeel, dan volg je het best deze stappen:

  1. Bepaal de hoogte van de vergoeding via de officiële onkostentabel van de RSZ
  2. Pas de arbeidsovereenkomst van je werknemers aan, of voeg een bijlage toe.
  3. Beschrijf nauwkeurig welke kosten precies worden gedekt.
  4. Vermeld maandelijks de forfaitaire vergoeding of terugbetaalde werkelijke kosten op de loonfiche.

De meest voorkomende forfaitaire vergoedingen

Wil je graag zo’n onkostenvergoeding voorzien, dan is het belangrijk dat je weet welke kosten er allemaal precies kunnen worden gedekt. De meest bekende zijn:

  • internetkosten
  • kosten voor thuis- of telewerk 
  • telefoonkosten
  • parkeerkosten
  • kosten voor taxi en openbaar vervoer
  • een kilometervergoeding voor beroepsverplaatsingen met de privéwagen
  • een maaltijdvergoeding als er geen maaltijdcheques zijn
  • restaurantkosten voor meetings met klanten

Bekijk het volledige overzicht hier.

Een forfaitaire onkostenvergoeding voor bedrijfsleiders

Ook als bedrijfsleider kan je je loon optimaliseren via een forfaitaire onkostenvergoeding. Je maakt namelijk ook kosten tijdens de uitvoering van je werk, die je kan dekken met een onkostenvergoeding. Je krijgt dan een vast bedrag per maand terugbetaald als kosten eigen aan het bedrijf. Je moet wel, in het geval van een controle, kunnen aantonen dat het beroepsmatige kosten zijn.