My Liantis

Hoe voer ik een functioneringsgesprek met een werknemer?

Om je personeel duurzaam te motiveren en om als bedrijf goede resultaten te behalen, is het belangrijk om regelmatig overleg te hebben. Zo krijgen je medewerkers snel feedback en weten ze of ze goed bezig zijn, of net niet. Je voelt ook veel beter aan wat er leeft in de organisatie. Regelmatige functioneringsgesprekken creëren daar bovenop ruimte om dieper in te gaan op serieuze onderwerpen. Met deze gesprekken leg je een duidelijke fundering voor het groeitraject van je medewerker. Herhaal dit jaarlijks en plan het voldoende op voorhand in.

Wat is een functioneringsgesprek?

Een functioneringsgesprek heeft als doel om het functioneren van medewerkers te verbeteren. Het is een gesprek tussen leidinggevende en medewerker, waarbij je zowel positieve aspecten aanhaalt als kijkt naar knelpunten. Je kijkt samen met je medewerker even terug, maar bespreekt ook de toekomst.

Tip Probeer doorheen het jaar je medewerker wel al te confronteren met eventuele knelpunten. Zo kan je medewerker hier al op inspelen en vermijd je de indruk dat je hem of haar zaken verwijt na de feiten.

In een functioneringsgesprek bespreek je onder andere de inhoud van het huidige functie, de competenties, het gedrag, de groeimogelijkheden, verwachtingen, de sfeer en de samenwerking met collega’s. 

Hoe bereid ik een functioneringsgesprek voor?

Een goed functioneringsgesprek staat of valt met een goede voorbereiding. Zorg daarom dat je:

  • een transparante functiebeschrijving als basis gebruikt;
  • concrete (en feitelijke) informatie verzamelt;
  • op voorhand het doel van het gesprek toelicht;
  • een agenda opmaakt en deze doorstuurt;
  • de nodige tijd voorziet;
  • vraagt aan je medewerker om zich ook voor te bereiden.
Tip Noteer gedurende het jaar zaken die je opvallen. Zo hoef je niet snel nog op zoek te gaan naar voorbeelden. Vergeet alleen niet dat onmiddellijke terugkoppeling het meest effect oplevert.

Hoe voer ik het gesprek?

Je doorloopt (minstens) vier stappen:

  1. Opening
  2. Terugkijken: wat liep er goed, wat had anders gekund ?
  3. Voortuitblikken : hoe pakken we het morgen aan en wat hebben we hiervoor nodig ?
  4. Afronding en afspraken

Opening

Bij de start van het gesprek, is het belangrijk om je medewerker gerust te stellen. Want vermoedelijk zit hij of zij daar met stress. Herhaal ook nog eens wat het doel van het gesprek is, hoe dit zal verlopen en hoe lang dit duurt.

Terugblik

Na de opening laat je eerst ruimte aan je medewerker om de afgelopen periode, de resultaten en zichzelf te evalueren op basis van de eigen voorbereiding. Hier kan onder andere gefocust worden op resultaten, gedrag, middelen en samenwerking met team of leidinggevende. 

Stel je bij de knelpunten constructief op en vraag je medewerker om zelf met oplossingen te komen. Dit legt mee de verantwoordelijkheid bij de medewerker en vergroot het draagvlak van de oplossing.

Probeer jouw eigen punten al zo veel mogelijk onder te brengen bij wat je medewerker zelf aanhaalt. Zo voorkom je dat je tegen het einde van het gesprek een lijst van opmerkingen overhoudt die je nog even moet meegeven. Vergeet zeker niet om een aantal positieve zaken te benadrukken.

Tip Zit je met een aantal negatieve punten, wissel ze dan af met positieve zaken en wees bij kritiek telkens zo concreet mogelijk. Een opmerking geven zonder voorbeeld, wekt meestal een gevoel van oneerlijkheid in de hand. Probeer echter wel meteen het voorbeeld open te trekken door te zoeken naar oplossingen. Anders verval je misschien in een discussie over wat er al dan niet precies misliep in het voorbeeld.

Vooruitblik

Laat opnieuw de opening aan de medewerker. Dit vergroot de betrokkenheid en biedt je de kans om de ideeën en de mening van je medewerker te leren kennen. Het laat je toe om snel te kunnen schakelen op vlak van planning, vorming en opleiding. Ook biedt het je de kans om het loopbaanperspectief (verwachtingen op termijn, zowel van de medewerker als van de organisatie) te bespreken.

Tip Wat doe je wanneer ‘het loon’ ter sprake komt? Probeer dit te allen tijde los te koppelen van het functioneringsgesprek en over te hevelen naar een ander moment. Anders riskeer je dat het ‘open’ gesprek overschaduwd wordt door het al dan niet geven/krijgen van opslag.

Afronding en afspraken

Vraag tegen het einde van het gesprek ook naar feedback over jezelf. Hierdoor kan je enkel groeien als leidinggevende. Maak ten slotte heldere afspraken (bijvoorbeeld via SMART-doelstellingen), die je nog eens samenvat. Het is ook interessant om het verslag door je medewerker zelf te laten opmaken, waarbij jij nagaat of de afspraken en de voorstellen correct zijn neergeschreven. Zo ga je na of jullie op dezelfde golflengte zaten en betrek je je medewerker meer, want de aanvaarding van de afspraken groter maakt.

Zorg uiteraard dat je zelf ook de gemaakte afspraken nakomt. Want waarom zou je medewerker dat anders doen? Neem daarom de afspraken mee in regelmatige overlegmomenten (en wacht niet tot het volgende functioneringsgesprek).