My Liantis

Welke documenten moet je kunnen voorleggen bij een sociale inspectie?

Wat controleert de sociale inspectie precies bij een aangekondigd of onaangekondigd bezoek? Met de juiste documentatie bespaar je jezelf heel wat kopzorgen.

Onaangekondigde sociale inspectie

Een onaangekondigde controle is op zich niets om je zorgen over te maken. De sociale inspectie houdt op geregelde tijd verrassingsinspecties, die erop gericht zijn om werkgevers scherp te houden wat de naleving van de sociale wetgeving betreft. 

Onaangekondigde inspecties zijn meestal niet diepgaand, maar je kunt je verwachten aan op z’n minst een oppervlakkige controle van de volgende documenten:

  • arbeidsreglement
  • uurroosters van je werknemers
  • arbeidsovereenkomsten, aanvullingen en policies
  • verzekeringen, arbeidskaarten …

De sociale inspectiediensten hebben altijd het recht om je bedrijf te controleren, ook als je zelf als werkgever niet aanwezig bent. Je bent verplicht om toegang te verschaffen tot elke ruimte die onderdeel uitmaakt van je bedrijf. Alleen voor je privéwoning of privévertrekken in je bedrijfspand zijn jouw uitdrukkelijke toestemming of een bevel van de rechter vereist.

Aangekondigde sociale inspectie

Een gepland bezoek van de sociale inspectie wordt altijd voorafgegaan door een brief. Daarin staan meestal een aantal documenten vermeld die de inspecteurs zeker willen controleren. Het staat de controlediensten vrij om tijdens hun bezoek nog extra documenten op te vragen. Je mag ervan uitgaan dat volgende items op het lijstje van de inspectie zullen staan:

  • Arbeidsreglement. Dat moet altijd op de werkvloer aanwezig zijn. Het moet ook enkele vaste elementen bevatten, zoals de duur van een werkdag, werkroosters en jaarlijkse vakantie. Bij een aangekondigde inspectie zal je arbeidsreglement steviger worden uitgeplozen dan bij een onaangekondigd bezoek. Je vindt alles over het arbeidsreglement in deze blog.
  • Uurroosters. Ga ook na of de uurroosters voor deeltijds personeel correct zijn ingevuld en dus ook het Afwijkingsregister voor deeltijdse medewerkers in orde is.
  • Lonen en basisvoordelen van werknemers.
  • Documentatie over voordelen van alle aard (VAA).

Op de website van de Sociale Inlichtingen- en Opsporingsdienst (SIOD) vind je enkele inspectiechecklists voor specifieke sectoren, zoals de bouw en de horeca.