Hybride werken in een digitale wereld: hoe blijft je organisatie klaar voor morgen?

Hybride werken is al lang geen experiment meer. Medewerkers willen hun werk afstemmen op hun persoonlijke situatie en levensfase, en verwachten dat werkgevers hen daarin ondersteunen.

Voor organisaties is flexibiliteit daardoor geen nice to have, maar een noodzaak. Tegelijk merken we dat hybride werken niet altijd vanzelf loopt. Zonder duidelijke afspraken, ondersteuning en de juiste digitale omkadering worden sommige modellen bijgestuurd of zelfs teruggeschroefd. Dat leidt tot frustratie, ongelijkheid, verminderde samenwerking en extra welzijnsrisico’s.

De oplossing ligt niet in minder flexibiliteit, maar in een doordachte, toekomstgerichte aanpak. Ontdek hier wat hybride werken vandaag écht betekent, welke verplichtingen je als werkgever of hr-manager moet afdekken en hoe je hybride werk duurzaam verankert in je hr- en welzijnsbeleid.

Wil je hybride werken structureel en juridisch correct verankeren? Laat je begeleiden door Liantis Consult en krijg hr-advies op maat

Ik wil begeleiding
hybride

Wat is hybride werken?

Hybride werken is de combinatie van werken op kantoor en werken vanop afstand, afgestemd op functie, teamafspraken en organisatiedoelen. 

Het is populair omdat het vaak leidt tot meer autonomie en minder pendelstress, wat voor veel medewerkers positief aanvoelt. Het versterkt ook je aantrekkingskracht als organisatie en helpt talent behouden. 

Bovendien versterkt hybride werken de duurzame inzetbaarheid van medewerkers. Het helpt absenteïsme terug te dringen én maakt het voor langdurig zieken mogelijk om op een haalbare en comfortabele manier opnieuw aan te sluiten bij het werk.

Wat zijn mijn verplichtingen als werkgever?

Hybride werken vraagt heldere spelregels. Zeker wanneer telewerk structureel wordt (dus niet ad hoc of per uitzondering), moet je afspraken correct vastleggen in een schriftelijke overeenkomst. Die wordt dan meestal als bijlage bij de arbeidsovereenkomst gevoegd. In die overeenkomst maak je afspraken over:

  • Frequentie (hoe vaak en wanneer wordt er thuis gewerkt?)
  • Telewerkplek (thuis of op satellietkantoor?)
  • Bereikbaarheid en samenwerking (hoe verloopt communicatie?)
  • Dataveiligheid (wat met bescherming van bedrijfsgegevens?) 

Tip: naast individuele afspraken is een telewerkpolicy met algemene spelregels sterk aangeraden, en kan die ook opgenomen worden in het arbeidsreglement. 

Wil je hybride werken vertalen naar een concrete policy? Liantis Consult helpt je van A tot Z!

Lees meer

Daarnaast ben je bij structureel telewerk als werkgever verplicht om de nodige apparatuur voor het telewerk ter beschikking te stellen, te installeren en te onderhouden. 

Als je werknemer gebruik maakt van een eigen laptop of computer en een eigen internetverbinding, dan ben je als werkgever ook verplicht om daarvoor een telewerkvergoeding te voorzien.

Geheel vrijblijvend kan je de verplichte vergoedingen aanvullen met vergoedingen voor bijvoorbeeld verwarming, elektriciteit, klein kantoormateriaal of andere gemaakte kosten zoals de aankoop van een bureaustoel, een scanner, een tweede scherm…

De 4 grootste hr-uitdagingen bij hybride werken

1

Heldere en eerlijke afspraken maken

Veel organisaties hebben hybride werken ingevoerd, maar zonder duidelijk kader. Dat leidt tot frustratie bij medewerkers en weegt zwaarder dan vaak gedacht: onderzoek toont aan dat ook burn-out en verloop hier nauw mee samenhangen. Bovendien kan niet elke functie even flexibel werken, wat spanningen en gevoelens van ongelijkheid veroorzaakt. Net daarom is het cruciaal dat hr inzet op heldere, eerlijke en transparante criteria.
2

Samenwerking in ‘mixed presence’-meetings versterken

Wanneer een deel van het team op kantoor zit en anderen online deelnemen, komt samenwerking onder druk te staan. Dergelijke ‘mixed presence’-meetings worden vaak als minder efficiënt en minder productief ervaren. Zonder duidelijke afspraken dreigt waardevolle input verloren te gaan en haken medewerkers sneller af.
3

Leiderschap, vertrouwen en verbondenheid bewaken

Hybride werken vergroot de afstand tussen medewerkers en de organisatie. Dat vraagt van hr een extra focus op vertrouwen, erkenning en psychologische veiligheid. Belgische werknemers scoren laag op vertrouwen in leiderschap, wat een directe impact heeft op cultuur, engagement en retentie (zeker in een hybride context). 
4

De juiste balans vinden tussen productiviteit, focus en welzijn

Thuiswerken biedt vaak meer focustijd, maar kan ook leiden tot isolatie. Werken op kantoor stimuleert samenwerking, maar brengt dan weer meer afleiding met zich mee. Hybride werken combineert het beste van beide werelden, op voorwaarde dat verwachtingen, spelregels en prioriteiten glashelder zijn. De juiste balans vinden tussen thuis- en kantoorwerk is dus cruciaal om zo ook de balans tussen productiviteit, focus en welzijn binnen je onderneming te bewaren.

Veelgestelde vragen rond telewerk

Telewerk is altijd vrijwillig, je kan je medewerkers dus niet verplichten om enkele dagen van thuis te werken. Andersom kunnen je medewerkers telewerk ook niet afdwingen. Bovendien kan je het structureel telewerk in je onderneming altijd weer ongedaan maken, waardoor je werknemers verplicht zijn om weer op de bedrijfslocatie(s) te werken.

Zodra een werknemer minstens 1 werkdag per week van thuis uit werkt (beoordeeld op maandbasis) komt hij of zij in aanmerking voor een forfaitaire telewerkvergoeding van maximaal 157,83 euro per maand, vrij van RSZ-bijdragen en bedrijfsvoorheffing. Je leest er hier meer over.

Bovenop die vergoeding kan je ook nog enkele andere maandelijkse vergoedingen voorzien die vrij zijn van socialezekerheidsbijdragen of belastingen. Denk maar aan een vergoeding van 20 euro voor het gebruik van een eigen laptop of computer, en een vergoeding van 20 euro voor het gebruik van de eigen internetverbinding. Het is ook mogelijk om een forfait van 5 euro toe te kennen voor het gebruik van een eigen tweede scherm, printer of scanner.

De interne preventiedienst van je organisatie kan de werkplek van je telewerker controleren op veiligheid en gezondheid. Dit bezoek moet vooraf aangekondigd worden én de telewerker moet ermee akkoord gaan. De telewerker kan ook op eigen initiatief een bezoek van de interne dienst aanvragen. Als werkgever ben je dus ook verantwoordelijk voor de veiligheid en gezondheid van je werknemers op de telewerkplek. Daarom moet je als werkgever ook je medewerkers informeren over het ondernemingsbeleid dat je hierrond hanteert.

Als werkgever bepaal je zelf op welke locatie je medewerker aan de slag gaat. Het is ook in dit kader dat je kan vragen om op de werklocatie te komen werken, of je medewerkers de mogelijkheid kan bieden om thuis te werken (zonder hen daartoe te verplichten). Maar je hebt ook het recht om te bepalen dat je medewerkers het thuiswerk enkel vanuit de normale verblijfplaats mogen uitvoeren of dat ‘buitenlands’ thuiswerk verboden is in jouw organisatie.

De telewerker heeft de verplichting om het normale arbeidsrooster na te leven, maar mag wel zelf de arbeidsdag organiseren. Zo is het perfect toegelaten dat je werknemer iets vroeger begint en bijgevolg ook vroeger stopt, tenzij er specifieke afspraken gemaakt zijn rond bereikbaarheid en het na te leven arbeidsrooster. Gezien de telewerker de werkdag zelf kan invullen en een telewerker in principe niet onder de regels van de arbeidswet valt, kan hij geen overloon of inhaalrust opeisen. Dat is wel uitzonderlijk mogelijk wanneer de werkgever zelf zou vragen om prestaties te verrichten buiten het normale werkrooster in het kader van een uitzonderlijke taak of een noodgeval.

Ook thuis is het belangrijk dat medewerkers comfortabel, neutraal en pijnvrij kunnen werken. Net daar komt het belang van een ergonomische werkplek extra scherp naar voren. Met deze aandachtspunten maak je het verschil:

  • Stimuleer een correcte werkhouding. Moedig medewerkers aan om te werken met een apart toetsenbord en een muis, en wijs hen op het belang van een goed afgestelde bureaustoel en tafel.
  • Voldoende daglicht, frisse lucht en een aangename temperatuur zijn geen luxe. Informeer je medewerkers over hoe ze hun thuiswerkplek hierop kunnen afstemmen.
  • Langdurig zitten verhoogt het risico op klachten. Spoor medewerkers aan om regelmatig recht te staan, te bewegen en korte, actieve pauzes te nemen.

Bekijk zeker ook de checklist voor een goede houding aan je bureau.

Wil je ergonomie op het werk systematisch aanpakken? We helpen je graag op weg! Ontdek onze drie formules.

Wil je een sterk hybridewerkbeleid op maat van jouw organisatie?

Hybride werken werkt pas echt als het juridisch klopt, menselijk aanvoelt en resultaten oplevert. Met de juiste afspraken bouw je aan een cultuur van vertrouwen, verbondenheid en performantie, zonder welzijn uit het oog te verliezen. 

Laat je volledig ontzorgen door Liantis Consult.

Neem contact op