Meestgestelde vragen | Peppol

Vanaf 1 januari 2026 is het zover: dan wordt de elektronische factuur verplicht voor alle transacties tussen bedrijven in België. En dan gaat het niet over het digitaal versturen van pdf-facturen, wel over het geautomatiseerd verzenden van elektronische facturen volgens de Europese Peppol-standaard. Een digitale revolutie dus, waar je je maar best goed op voorbereidt. Hier krijg je alvast een antwoord op de meestgestelde vragen.

Meestgestelde vragen

Peppol biedt een aantal voordelen die kunnen bijdragen aan lagere operationele kosten:  

  • Efficiëntie: Het facturatieproces wordt geautomatiseerd, waardoor je tijd bespaart en er minder manuele invoer nodig is.  
  • Foutreductie: Door standaardisatie is er minder kans op fouten, en zijn er dus minder correcties nodig.  
  • Snellere betaling: Elektronische facturen worden vaak sneller verwerkt dan papieren facturen, wat kan bijdragen aan een betere cashflow.  
  • Lagere materiaalkosten: Door digitaal te factureren bespaar je op kosten voor papier, printen en verzenden.  

De boetes voor een onjuiste factuur gelden vandaag al en blijven ook na 2026 van kracht: van 50 tot 5.000 euro, afhankelijk van de ernst, herhaling en impact op de belastingen. 

Richt je in eerste instantie tot je accountant voor extra informatie en advies. Heb je geen accountant? Ga dan op zoek naar geschikte software die Peppol-compatibel is én voldoet aan jouw huidige en toekomstige noden.   

Als kleine ondernemer kan je zonder boekhouder werken en toch Peppol gebruiken om elektronische facturen te verzenden en te ontvangen. Hoewel een boekhouder kan helpen bij complexere boekhoudkundige taken, maakt de standaardisatie van Peppol het eenvoudiger om facturatieprocessen zelf te beheren. 

Nee, de overheid heeft geen rechtstreeks inzicht in je Peppol-inbox. Peppol is een netwerk voor het verzenden en ontvangen van elektronische facturen en berichten op een veilige en gestandaardiseerde manier. De gegevensuitwisseling verloopt via Access Points, die de gegevens veilig versleutelen tijdens verzending. 
 
Hoewel de overheid de infrastructuur van Peppol ondersteunt, heeft ze geen toegang tot de gegevens in je Peppol-inbox. Alleen partijen die betrokken zijn bij de transactie (zoals verzender en ontvanger) hebben toegang tot de specifieke facturen en berichten.  

Ja, de btw-aangifte blijft bestaan. Die zal ooit misschien overbodig worden, maar zeker niet in 2026. Wel weten we al dat de intracommunautaire aangifte vanaf 2030 niet langer noodzakelijk zal zijn. 

Met Peppol kan je inkomende facturen gemakkelijker controleren, maar het netwerk zelf biedt geen specifieke functionaliteit om een factuur meteen te betwisten. Peppol zorgt wel voor een veilige en gestandaardiseerde verzending van e-facturen, waardoor de kans op fouten kleiner wordt.  

Peppol is specifiek ontwikkeld voor de Europese markt en wordt in Europa breed ondersteund. Niet alle landen buiten Europa ondersteunen Peppol, waardoor sommige buitenlandse bedrijven geen Peppol-facturen kunnen ontvangen of verwerken. Om de lokale eisen in het ontvangende land na te leven, kunnen aanvullende formaten of processen nodig zijn.   

Om Peppol-documenten te kunnen ontvangen zal je als ondernemer een access point moeten activeren binnen een software naar keuze die Peppol-proof is. De verplichting geldt ook voor zelfstandigen in bijberoep.  

Je zal een software nodig hebben die de XML uitleest en omzet in een voor jou leesbaar formaat.  

Nee, je zal nog altijd zelf je boekhouding kunnen doen. Het is wel zo dat de software makkelijk koppelt met de software van de accountant, zodat documenten sneller verwerkt kunnen worden.  

Ja, alleen zal je nu ook e-facturen ontvangen, die je dus digitaal zal moeten verwerken/doorsturen.  

Ja, dat is voorzien.  

Momenteel zijn er nog geen sancties bekend.  

Als je een proces hebt, waarbij na betaling de factuur volgt, dan zal dat met Peppol ook nog altijd kunnen. Alleen zal de factuur – als het om een B2B-transactie gaat - dan een XML zijn in plaats van een pdf. 

De overheid zal zelf geen software voorzien. Wel zijn er heel wat softwaretoepassingen op de markt, soms ook met een beperkte gratis versie. Een lijst met alle vandaag gekende Peppol-compatibele software vind je hier.

Ook voor eenmanszaken die vrijgesteld zijn van btw, wordt de e-factuur verplicht, met uitzondering van artikel 44.  

Als die vrij zijn van btw, vallen ze buiten de verplichting. Maar ook architecten zullen B2B-facturen ontvangen.  

E-facturatie wordt verplicht voor iedereen die B2B-facturen opmaakt. De verplichting geldt dus niet voor facturen die je aan particulieren opmaakt. Vergeet niet dat je zelf misschien wel aankoopfacturen zal moeten ontvangen via een Peppol Access Point!  

Peppol op zich brengt geen kosten met zich mee, maar je zal wel een software moeten gebruiken om inkomende en uitgaande facturen te kunnen ontvangen en verzenden.