Aftrekbare kosten voor zelfstandigen: welke kosten mag je inbrengen?

Werkelijke beroepskosten

Je werkelijke beroepskosten vallen uiteen in uitgaveposten voor verplaatsingskosten, werkruimte (thuis of kantoor), computer en ander kantoormateriaal, sociale bijdragen, scholing etc.

Voorwaarden aftrekbare kosten

Als zelfstandig ondernemer mag je beroepskosten in aftrek nemen als je deze kosten:

• voor je beroepsactiviteit maakte om een belastbaar inkomen te verwerven;
• betaalt of draagt in het jaar dat je ze in aftrek wil nemen;
• kan bewijzen met bewijsstukken (facturen, bonnetjes, overeenkomsten ...).

Beperkte of gedeeltelijke aftrekbare kosten

Niet alle beroepskosten zijn 100% aftrekbaar. Onderstaande kosten mag je slechts gedeeltelijk inbrengen:

• Autokosten zijn aftrekbaar ten belope van het professionele gedeelte van je autogebruik. Het aftrekpercentage van de autokosten is afhankelijk van de CO2-uitstoot van je wagen. Zowel voor eenmanszaken als vennootschappen varieert het aftrekpercentage tussen de 50% en de 100%. Voor voertuigen met een CO2-uitstoot van 200 gr/km of meer, wordt de aftrekbaarheid beperkt tot 40%.
• Restaurantkosten zijn voor 69% aftrekbaar op voorwaarde dat de kosten zijn gemaakt voor je beroepsactiviteit.
• Relatiegeschenken (ook wel ‘representatiekosten’) mag je voor 50% inbrengen.
• Huisvestingskosten mag je in aftrek nemen voor een bepaald percentage van de kosten van het onroerend goed dat je gebruikt voor je beroepsactiviteit.

Volledig aftrekbare kosten

Zo goed als alle overige kosten die je maakt voor je beroepsactiviteit zijn volledig aftrekbaar. Hieronder vallen bijvoorbeeld je sociale bijdragen, de premie voor je Vrij Aanvullend Pensioen, het lidmaatschap bij je sectorfederatie, sommige verzekeringen of de huur of maandelijkse afbetaling van je kantoorruimte.

Gemengde beroepskosten

Vaak heb je heel wat zaken die je zowel professioneel als privé gebruikt. Bijvoorbeeld je wagen, je internetabonnement of de werkplek in je woning. Die kosten verdeel je. Je mag een deel inbrengen als beroepskost, de rest is privé. Zorg ervoor dat je een geloofwaardige verdeelsleutel gebruikt, die past bij je activiteiten en gemaakte uren.

Niet-aftrekbare beroepskosten

Een aantal uitgavenposten is niet aftrekbaar als beroepskosten. Het gaat om kosten met een volledige privébestemming, geldboetes en belastingen.

Investeringen

Maak je kosten voor zaken die je meerdere jaren gebruikt, dan is dat een investering. Investeringen voer je op als beroepskosten door over meerdere jaren een vast bedrag af te schrijven, afhankelijk van de levensduur. Bijvoorbeeld afschrijvingen op gebouwen en hun inrichting, kantoormateriaal, computers en voertuigen.

Forfaitaire beroepskosten

Heb je als vrije beroeper, bedrijfsleider of meewerkend echtgenoot weinig beroepskosten? Dan kan het makkelijker zijn de kosten die je maakt niet bij te houden maar de fiscus een aftrekbaar bedrag te laten bepalen. Grofweg ligt dit forfait tussen de 2.000 en 3.000 euro.

Twijfel je wat voor jou het voordeligst is? Geen nood: de fiscus hanteert wat voor jou het best uitpakt. Dus als je je reële kosten aangeeft, maar het forfaitaire systeem komt uit op een hogere beroepskost, dan neemt de fiscus het forfaitaire bedrag in aftrek.

Kosten inbrengen als zelfstandige in bijberoep, kan dat?

Ja dat kan. Hiervoor gelden dezelfde regels als voor zelfstandigen in hoofdberoep. Je mag trouwens ook kosten van voor je opstart in rekening brengen. Plan je dus om je binnenkort in te schrijven als zelfstandige in bijberoep, hou dan nu al aankoopbewijzen bij van eventuele kosten die je in dit kader maakt.