My Liantis

Welzijn op het werk 01 december 2020

(Digitale) eindejaarsfeestjes op de werkvloer: wat mag in coronatijden?

Heel wat werkgevers hebben hun eindejaarsfeestjes noodgedwongen geannuleerd en kiezen voor een digitaal alternatief. Maar kan een werkgever zijn medewerkers verplichten om online aanwezig te zijn? En wat als medewerkers die wél noodgedwongen nog naar de werkvloer komen, samen het glas heffen? Wij bieden antwoorden op enkele prangende vragen.

Digitaal eindejaarsfeest

Heel wat werkgevers zetten in op een digitale versie van hun eindejaarsfeestje via Teams, Skype of Zoom. “We zien in veel ondernemingen dat ze er echt iets ‘fun’ van proberen te maken via een quiz, een aperitiefmoment of zelfs de verloting van een geschenk. En dat is goed. Het is belangrijk om het werk even los te laten en een moment van verbondenheid met collega’s te creëren”, bevestigt Shobha Collin, preventieadviseur psychosociale aspecten bij Liantis. “Check ook wat het best werkt in jouw onderneming: één groot evenement voor alle personeel, of kleinere evenementen in teamverband. En ten slotte: voorzie ook een moment om te ventileren of feedback te geven. Hoe hebben je medewerkers de voorbije maanden beleefd?”

Op de klassieke eindejaarsfeesten is er vaak een moment waarop de CEO of de zaakvoerder terugblikt op het voorbije jaar en stelt waar het bedrijf het komende jaar op inzet. Maar is dat wel een goed idee na moeilijke tijden waarin het bedrijf misschien verlies draaide? “Waren de resultaten minder? Probeer daar dan open en transparant over te zijn, maar ook perspectief te bieden. Zo creëer je betrokken medewerkers. Door hen ook mee te nemen in de werkpunten voor het komende jaar, toon je dat je rekening met hen houdt. En last but not least: leg de nadruk op ‘samenwerken’.”

Verplichte aanwezigheid? En wat met de webcam?

Dat een digitaal eindejaarsfeestje de teamsfeer kan verbeteren, staat buiten kijf. Maar kan je jouw medewerkers ook verplichten om deel te nemen aan de e-piritief, de online quiz of de digitale vooruitblik op 2021? “Eigenlijk gelden hierbij dezelfde regels als bij een fysiek eindejaarsfeest. Als het doorgaat tijdens de kantooruren en de werknemer weigert digitaal aanwezig te zijn, dan kan de werkgever eisen dat deze collega verlof opneemt”, aldus Matthias Debruyckere, expert bij het kenniscentrum bij Liantis.

Kan een werkgever vragen om de webcam verplicht aan te zetten om zo te zien of medewerkers zijn eindejaarsspeech wel degelijk aandachtig volgen? “Je medewerkers verplichten om hun camera aan te zetten, lijkt me een veel moeilijkere zaak en is naar mijn aanvoelen juridisch niet ‘afdwingbaar’. Zoiets eisen, is sowieso geen goede zaak. Het is veel beter om het gesprek aan te gaan met medewerkers die dit liever niet doen. Communicatie en begrip langs beide kanten brengen de zaak veel verder dan gewoon iets van bovenaf op te leggen.”

Fysieke drinks?

Natuurlijk werkt niet iedereen thuis: op sommige werkvloeren is dat simpelweg onmogelijk. Maar mogen de medewerkers in pakweg een schrijnwerkerij dan wél op veilige afstand het glas heffen, naar goede gewoonte net voor de kerstvakantie?”

“Daarbij breng je onnodig veel mensen samen voor een niet-essentiële activiteit. Bovendien kan alcohol ervoor zorgen dat de grenzen vager worden en we dichter bij mekaar gaan komen. Hoewel er nog geen concrete richtlijnen hierover bestaan, raden we dit op dit moment wel écht af”, vertelt Matthias Debruyckere. “Als er een controle is, heb je dus het risico dat dit gezien wordt als een coronafeestje met alle boetes van dien: 750 euro voor de werkgever als organisator van het feestje en 250 euro voor de aanwezigen.”

Eindejaarsgeschenken

Voor bepaalde gelegenheden kunnen werkgevers hun medewerkers een geschenk geven dat vrij is van socialezekerheidsbijdragen. Ze kunnen kiezen of ze dit bedrag in natura, in geschenkencheques of onder de vorm van een premie toekennen. “Dit jaar kan een werkgever zijn medewerkers voor het sinterklaasfeest, Kerstmis of nieuwjaar een bedrag geven van 40 euro dat vrij is van RSZ-bijdragen, te verhogen met 40 euro per kind dat die medewerker ten laste heeft”, bevestigt Matthias Debruyckere.

Nu telewerk verplicht is – en veel mensen dus van thuis werken – bezorgen werkgevers graag thuis een attentie voor hun medewerkers. Maar mag een werkgever dat zomaar doen? “Daar kan normaal gezien weinig bezwaar tegen zijn”, zegt expert Matthias Debruyckere. “Wil je als werkgever op zeker spelen? Dan kan je jouw medewerkers altijd vooraf meedelen dat je hen iets wil laten bezorgen en hen de mogelijkheid geven om te melden als ze dit niet wensen.”