My Liantis

Verloning personeel 21 september 2022

Kosten eigen aan de werkgever: nieuw RSZ-bedrag voor bureaukosten en kledijkosten voor 2022

De RSZ heeft zijn tussentijdse instructies aan de werkgevers voor het vierde kwartaal van 2021 bekendgemaakt. De bedragen van de bureau- en kledijkosten in de tabel van de forfaitaire kosten eigen aan de werkgever werden dan ook aangepast.

Instructies van de RSZ

Bedragen die een terugbetaling zijn van kosten en ten laste van de werkgever vallen, zijn uit het loonbegrip uitgesloten. Een kostenvergoeding kan enkel worden vrijgesteld van socialezekerheidsbijdragen als het gaat om reële kosten die gemaakt zijn in het kader van de dienstbetrekking. De werkgever moet de juistheid van de uitgaven ook kunnen verantwoorden met bewijsstukken. Dat laatste geldt ook bij toekenning van een forfaitaire onkostenvergoeding

De RSZ publiceerde al een onkostentabel met een beschrijving van de verschillende posten waarvoor zij een forfaitaire raming aanvaardt, de bedragen en de voorwaarden waaronder ze mogen worden toegepast. De bedragen in de tabel zijn maximumbedragen. Als de werkgever van oordeel is dat de kosten die de werknemers maken groter zijn dan deze forfaitaire bedragen, mag hij uiteraard de werkelijke kosten bewijzen. Voor eenzelfde type kosten mag men de beide systemen, reële kosten en forfaits, nooit samen gebruiken.

Retroactieve toepassing forfaits 2021

Op 20 december 2021 communiceerde de RSZ dat de forfaitaire onkostenvergoeding voor bureaukosten vanaf 1 januari 2022 verhoogde naar 132,07 euro per maand (voorheen 129,48 euro). Ook het forfait voor de aankoop en het onderhoud van werkkledij indexeerde naar 1,78 euro per dag (voorheen 1,74 euro). Daarnaast hanteert de RSZ nog een tweede onkostenvergoeding voor het onderhoud en de slijtage van kledij van de werknemers zelf. Vanaf 1 januari 2022 zou dit forfait 0,89 euro per dag bedragen (voorheen 0,84 euro).

Oorspronkelijk zouden de bovenstaande bedragen vanaf 1 januari 2022 ingaan, maar op 12 januari 2022 heeft de RSZ echter verduidelijkt dat deze bedragen (0,89 euro en 1,78 euro) al retroactief van toepassing zijn vanaf 1 januari 2021, met uitzondering van het forfait voor bureaukosten, dat geldt vanaf 1 oktober 2021. Daarnaast werden ook nieuwe bedragen voorzien die tellen vanaf 1 januari 2022.

Nieuwe forfaits in 2022

In de instructies van de RSZ vinden we terug dat het forfait voor de aankoop en het onderhoud van werkkledij vanaf 1 januari 2022 verhoogd wordt tot 1,84 euro per dag en het forfait voor onderhoud en slijtage van kledij van de werknemer tot 0,92 euro per dag. Bovendien werd ook de vergoeding voor bureaukosten al een aantal keer verhoogd. 

  • De periode vanaf 1 februari 22  tot en met 31 maart 2022: 134,71 euro
  • De periode vanaf 1 april 2022  tot en met  31 mei 2022: 137,40 euro
  • Vanaf 1 juni 2022: 140,15 euro
  • Vanaf 1 september 2022: 142,95 euro

En op fiscaal vlak?

De fiscus heeft in zijn circulaire bevestigd dat men het maximumbedrag dat de RSZ aanvaardt op dit vlak ook zal volgen.