My Liantis

Ondernemen 17 maart 2021

Nieuw wetgevend kader voor de vergoeding van thuiswerk

Door de coronacrisis is thuiswerk een hot topic geworden. Veel ondernemingen gaven al aan dat ze er ook in de toekomst op willen inzetten en hun medewerkers ook na de crisis op regelmatige basis willen laten thuiswerken. Zowel de fiscus als de RSZ hebben daarom een aantal nieuwe spelregels voor telewerk opgesteld.

Nieuwe spelregels voor thuiswerk

Op 26 februari 2021 publiceerde de fiscus een circulaire met een aantal nieuwe en verduidelijkende spelregels voor thuiswerk. Alle eerdere fiscale circulaires over de materie werden afgeschaft en volledig geïntegreerd in de nieuwe. De RSZ bevestigde in zijn instructies het standpunt van de fiscus. Beide sommen op in welke onkosten je als werkgever kan tussenkomen en onder welke voorwaarden dat mag.

We lichten hieronder de belangrijkste aspecten uit het nieuwe wetgevende kader kort toe.

Op wie zijn de nieuwe regels van toepassing?

Oorspronkelijk moest een werknemer minstens vijf werkdagen per maand thuiswerken om te kunnen spreken van structureel telewerk. Die bepaling vervalt. De fiscus houdt nu rekening met het criterium van één thuiswerkdag per week (op maandbasis te beoordelen).

Wat houden de nieuwe regels precies in?

  • Forfaitaire bureauvergoeding

De bestaande forfaitaire bureauvergoeding (voor klein bureaumateriaal, elektriciteit …) van maximaal 129,48 euro per maand blijft bestaan. De bureauvergoeding is vrij van RSZ en bedrijfsvoorheffing zonder fiscale ruling (onder voorwaarden).

Het maximumbedrag werd door de regering tijdelijk verhoogd naar 144,31 euro per maand voor de maanden april, mei en juni 2021.

  • Vergoeding voor gebruik van eigen pc en internetverbinding

De fiscus bevestigt de mogelijkheid om de bestaande forfaitaire bureauvergoeding van 129,48 euro te cumuleren met de vergoeding voor het gebruik van de eigen pc, randapparatuur en software (20 euro per maand) en het gebruik van de eigen internetverbinding (20 euro per maand).

  • Nieuw forfait

De fiscus voorziet een nieuw forfait van 5 euro per maand gedurende maximaal drie jaar wanneer je als werkgever een pc ter beschikking stelt, maar de werknemer een eigen tweede scherm, printer of scanner gebruikt.

Het forfait kan per item worden toegekend, met een absoluut maximum van 10 euro per maand. Het kan worden gecumuleerd met de bestaande forfaitaire bureauvergoeding van 129,48 euro per maand, maar niet met de vergoeding van 20 euro per maand voor het gebruik van de eigen pc.

  • Terugbetaling of terbeschikkingstelling van kantoormeubilair of informaticamateriaal

Je kan als werkgever kantoormeubilair (bureaustoel, bureaukast …) of informaticamateriaal (toetsenbord, hoofdtelefoon …) terugbetalen of ter beschikking stellen van je werknemer. Die tussenkomst is vrij van belastingen en RSZ (onder voorwaarden).

Een beperkte lijst van kantoormeubilair en informaticamaterieel komt in aanmerking. Het gaat daarbij enkel om het soort meubilair en materieel dat je op de werkvloer ter beschikking zou stellen: luxe- of designproducten zullen als voordeel alle aard worden gekwalificeerd.

Wanneer je er als werkgever voor opteert om de werkelijke kosten terug te betalen, dan moet de tussenkomst redelijk zijn en beperkt blijven tot:

    • één keer om de tien jaar voor een bureaustoel;
    • één keer om de vijf jaar voor een bureaulamp;
    • één keer om de drie jaar voor een tweede scherm, printer, scanner of andere randapparatuur.

Je kan als werkgever kiezen om de werkelijke kosten in één keer terug te betalen of je kan de terugbetaling spreiden.

Succesvol telewerken begint met goede afspraken. Liantis stelde daarom een telewerk toolkit samen om van je telewerkbeleid een succes te maken.