Nieuwe registratieplicht in het kader van verplicht telewerk: zo vul je het formulier in

Welke werkgevers moeten de registratieplicht nakomen?

De verplichting geldt voor alle werkgevers, behalve voor ondernemingen die verplicht volledig gesloten zijn.

Welke gegevens moet je registreren?

Je moet twee soorten gegevens registreren, en dat apart per officiële vestigingseenheid. Heb je maar één vestigingseenheid, dan volstaat het dat je de gegevens registreert op het niveau van de juridische vorm van jouw onderneming.

1. Enerzijds vermeld je, per vestigingseenheid, het aantal personen dat op de eerste werkdag van de maand werkzaam is binnen je onderneming.

2. Anderzijds registreer je (op diezelfde eerste werkdag) het aantal werkzame personen met een functie die absoluut onmogelijk via telewerk is uit te oefenen. Je telt dus enkel de functies mee die onder geen enkel beding van thuis uit kunnen worden uitgevoerd. Denk aan een verkoopster in een kledingwinkel of een verpleegkundige in een ziekenhuis.

Opgelet! Je mag je bij jouw denkoefening niet beperken tot louter jouw eigen werknemers. Ook jouw uitzendkrachten, werknemers van bedrijven die werkzaamheden in jouw onderneming komen uitvoeren en bij jou actieve zelfstandigen tellen mee, maar enkel als ze structureel bij jou actief zijn. Het woord ‘structureel’ is cruciaal en moet duidelijk worden onderscheiden van de ‘punctuele’ (sporadische) aanwezigheid van derden in je onderneming. Ook alle flexi-jobbers met een lopende raamovereenkomst moet je aangeven. Dat is verplicht, zelfs als er voor die flexi-jobbers op dat moment geen Dimona loopt. 

Waar vind je het formulier terug en hoe vul je het in?

Het formulier staat ter beschikking op de portaalsite van de sociale zekerheid (www.socialsecurity.be/telewerk). Om het in te vullen, kan je gebruikmaken van je eID, de itsme-app of de andere technische mogelijkheden geboden door het toegangssysteem CSAM.

Moet je de registratie herhalen of gaat het om een eenmalige actie?

Je moet de registratie maandelijks uitvoeren, telkens uiterlijk op de zesde kalenderdag van de maand.

Zijn de aantallen dezelfde als de doorgegeven aantallen van de voorgaande maand? Dan moet je (voorlopig) alsnog elke maand de gevraagde gegevens doorgeven via het formulier.

Vanaf wanneer geldt de verplichting?

Omdat het formulier maandelijks uiterlijk op de zesde kalenderdag moet zijn ingevuld, geldt de verplichting de facto vanaf 6 april 2021. Maar je kan het formulier al vroeger invullen.

Wat riskeer je als je het formulier niet of te laat invult?

Werkgevers die de verplichting niet (tijdig) vervullen, kunnen worden bestraft met een sanctie ‘niveau twee’:

• ofwel een strafrechtelijke boete tussen 400 en 4.000 euro;
• ofwel een administratieve boete tussen 200 en 2.000 euro.

Wat wil de overheid bereiken met deze verplichting?

De registratieplicht moet werkgevers sensibiliseren op het vlak van het verplichte telewerk. Daarnaast biedt de registratie inspecteurs een houvast om het gesprek aan te gaan als ze bij een controle grote verschillen vaststellen tussen de ingevulde gegevens en de werkelijke aanwezigheid op de werkvloer. Tot slot kan de RSZ via datamining die bedrijven opsporen die, in vergelijking met andere bedrijven uit een gelijkaardige branche, (te) veel werknemers op de werkvloer hebben doorgegeven.    

Wat doet Liantis voor haar klanten?

Wij zullen voor iedere klant, per vestigingseenheid, het aantal tewerkgestelde werknemers berekenen. Je kan die gegevens opvragen bij je klantenadviseur. Die cijfers kan je dan al registreren, op voorwaarde dat je geen structureel in de onderneming werkende derden hebt. Anders moet je dat aantal er nog eens bij optellen.

Met vragen over de nieuwe registratieverplichting kan je uiteraard altijd terecht bij jouw klantenadviseur.