Nieuwe steunmaatregelen voor dienstverplaatsingen met eigen wagen

Vergoeding voor dienstverplaatsing met eigen wagen

Je kan aan je werknemers die zich voor hun werk met de eigen wagen verplaatsen tijdens de arbeidstijd een forfaitaire onkostenvergoeding per kilometer toekennen.

Het richtbedrag is het bedrag dat de overheid in gelijke omstandigheden betaalt aan haar ambtenaren. Dat bedrag werd tot voor kort jaarlijks geïndexeerd op 1 juli (forfait sinds 1 juli 2022: 0,4170 euro).

De fiscale administratie en de RSZ aanvaarden dat bedrag ook als vergoeding voor de kosten van het woon-werkverkeer. Je kan echter, als tussenkomst in de kosten voor het woon-werkverkeer, meer betalen dan waartoe je verplicht bent door bijvoorbeeld een sectorale cao, maar je houdt je het best wel aan het aanvaarde forfait.

Wat verandert er?

De regering heeft nu twee grote wijzigingen goedgekeurd in het koninklijk besluit van 10 november 2022:

• Het bedrag van de onkostenvergoeding wijzigt met terugwerkende kracht. Zo zal de onkostenvergoeding voor de periode van maart 2022 tot en met juni 2022 0,4020 euro per kilometer bedragen.
• Het bedrag van de onkostenvergoeding zal vanaf 1 juli 2022 per kwartaal geïndexeerd worden, in plaats van een keer per jaar. Zo wil de regering sneller inspelen op de stijgende brandstofprijzen. Daarom vond op 1 oktober 2022 al meteen een nieuwe indexering plaats. Het bedrag van de forfaitaire vergoeding is sindsdien verhoogd tot 0,4201 euro per kilometer.

Ben je verplicht je onkostenvergoeding te verhogen?

Of je als werkgever verplicht bent om de onkostenvergoeding mee te verhogen volgens het  geïndexeerde forfait per kwartaal, hangt af van de afspraken op ondernemings- of sectorniveau.

Sectorale regeling

Er zijn een aantal sectoren waarbij het maximale forfait voor dienstverplaatsingen met de eigen wagen gevolgd wordt op basis van een sectorcao. Sommige van die sectorcao’s hebben dezelfde wettelijke basis als die van de indexering die vanaf nu op kwartaalbasis gebeurt. Dit is het geval voor PC 317.

Maar de meeste van deze sectoren hanteren een andere wettelijke basis. Zij blijven dus één keer per jaar indexeren, telkens op 1 juli. Dit is zo voor het merendeel van de non-profit sectoren, bijvoorbeeld PC 330 en PC 331.

Afspraken in de onderneming

In veel ondernemingen geldt er geen sectorcao voor de kilometervergoeding voor dienstverplaatsingen met de eigen wagen. Veel werkgevers pasten tot nu toe steeds vrijwillig het maximale bedrag, gebaseerd op het forfait dat de overheid toekent, toe voor hun werknemers. Als er geen bijzondere afspraken zijn, moet voortaan de nieuwe regeling met een indexatie per kwartaal gevolgd worden.

Ken je als werkgever een kilometervergoeding voor dienstverplaatsingen toe lager dan het toegelaten maximum, dan hangt het er opnieuw vanaf wat er op ondernemingsvlak beslist is of te bepalen of men al dan niet mee moet indexeren per kwartaal.

Fiscaal voordeel?

Werkgevers die een kilometervergoeding toekennen lager dan het toegelaten maximum en deze vrijwillig verhogen, kunnen deze bijkomende kosten compenseren via een belastingkrediet.

Het voordeel geldt enkel voor de verhoogde kilometervergoedingen die uiterlijk op 31 december worden toegekend en die betrekking hebben op dienstverplaatsingen tussen 1 maart 2022 en 31 december 2022. De verhoging moet bovendien het gevolg zijn van een aanpassing van een collectieve arbeidsovereenkomst, het arbeidsreglement of de individuele arbeidsovereenkomst doorgevoerd na 31 oktober 2021 en voor 1 januari 2023. De aanpassing moet ook gelden voor onbepaalde duur.

Werkgevers die sinds 1 november 2021 of vroeger al het maximum, inclusief de indexaties, (moesten) toekennen, kunnen het belastingkrediet niet genieten. 

Wanneer treden de steunmaatregelen in werking?

De wijzigingen met terugwerkende kracht zijn tijdelijk en gelden voor de periode van maart 2022 tot en met juni 2022. Vanaf 1 juli 2022 gebeurt de indexatie van de onkostenvergoeding op kwartaalbasis.