My Liantis

Verloning personeel 30 september 2019

Verblijfsvergoedingen buitenlandse reizen blijven in 2019 gelijk

Wanneer je werknemers een opdracht in het buitenland uitvoeren, moeten ze vaak bijkomende kosten maken. Denk maar aan maaltijden of andere kleine uitgaven. Om deze kosten te dekken, kan je hen als werkgever een forfaitaire vergoeding geven, vrij van belastingen. Normaal veranderen die forfaitbedragen elk jaar, maar voor 2019 is dat niet het geval.

Landenlijst

Als werkgever kan je er voor kiezen om de onkosten van je medewerkers terug te betalen op basis van de bewijsstukken die ze voorleggen. Toch verkiezen veel werkgevers om de kosten met een forfaitaire vergoeding terug te betalen.

Maar welk forfaitbedrag moet je dan precies toekennen? Daarvoor kan je terugvallen op een landenlijst die de FOD Buitenlandse Zaken per land vastlegt voor ambtenaren. Per land geldt er een forfait voor de korte dienstreis (maximaal 30 kalenderdagen) en de lange dienstreis (langer dan 30 kalenderdagen).

Hoewel de FOD de lijst met forfaits normaal gezien jaarlijks bijwerkt, besloot ze dat voor 2019 niet te doen. Er komt dit jaar dus geen ministerieel besluit met een nieuwe lijst. De bedragen uit de lijst van 6 juli 2018 blijven van toepassing.

Onkosten

Deze onkostenvergoedingen dekken de extra uitgaven die de werknemer maakt wanneer hij zich in het buitenland bevindt. Het gaat om de kosten van de maaltijden en van de andere kleine uitgaven ter plaatse, zoals het plaatselijk vervoer, drank, versnaperingen, enzovoort.

De overnachtingskosten en de verplaatsings- of reiskosten van en naar het buitenland vallen hier niet onder. Deze kosten moet je als werkgever betalen zonder vrijstellingen op belastingen en socialezekerheidsbijdragen. Moet de werknemer deze kosten eerst zelf betalen? Dan kan je die enkel vergoeden op basis van de bewijzen die de werknemer je bezorgt, bijvoorbeeld via een factuur.

Vrijgesteld van belastingen

De fiscus en de RSZ aanvaarden dat de forfaitaire verblijfsvergoedingen vrijgesteld zijn van belastingen en socialezekerheidsbijdragen, zolang ze niet meer bedragen dan de vergoedingen die de FOD Buitenlandse Zaken voor haar eigen ambtenaren hanteert.