My Liantis

Ondernemen 24 augustus 2021

Na verwarring: verduidelijking door de fiscus over de tussenkomst van de werkgever in de kosten bij thuiswerk

In februari 2021 werd er een nieuwe fiscale circulaire gepubliceerd over de tussenkomst van de werkgever in de kosten bij hun personeel dat regelmatig en structureel van thuis uit werkt. Daarin werd het begrip telewerk verduidelijkt, net als de voorwaarden waaronder de werkgever bepaalde vergoedingen of uitgaven kon terugbetalen aan zijn werknemers. Dat kon je al lezen in een eerder verschenen artikel ‘Nieuw wetgevend kader voor de vergoeding van thuiswerk’. Omdat er over bepaalde aspecten toch nog interpretatieproblemen waren, heeft de fiscus een aantal begrippen alsnog toegelicht.

Wat heeft de fiscus verduidelijkt?

  • De voorwaarde ‘regelmatig en structureel telewerk’

De forfaitaire vergoeding voor bureaukosten (maximaal 129,48 euro per maand – verhoogd tot maximaal 144,31 euro in kwartaal twee en drie van 2021) kan enkel worden vrijgesteld van RSZ en bedrijfsvoorheffing (BV) op voorwaarde dat de werknemers ‘structureel en regelmatig telewerken’. De forfaitaire vergoeding geldt dus niet voor occasioneel of toevallig thuiswerk.

De fiscus en de RSZ beschouwen telewerk als ‘structureel en regelmatig’ als een werknemer het equivalent van één werkdag per week op maandbasis van thuis uit werkt.

Voorbeeld

Als een werknemer volgens zijn normaal arbeidsregime maar één dag per week thuiswerkt en die dag maar drie uren telt, wordt het equivalent van één werkdag per week niet bereikt en is de voorwaarde van structureel en regelmatig telewerk niet voldaan, zo bevestigde de fiscus.

Opgelet: de voorwaarde van regelmatig en structureel telewerk geldt enkel voor het toekennen van de forfaitaire vergoeding voor bureaukosten. Ze geldt niet voor:

  • de forfaitaire vergoeding voor het gebruik van de privécomputer en privé-internetaansluiting van de werknemer;
  • de forfaitaire vergoeding omdat de werknemer zijn eigen tweede computerscherm en zijn eigen printer of scanner gebruikt;
  • kantoormeubilair en/of informaticamateriaal dat de werkgever verstrekt.

In deze laatste drie gevallen is het enkel vereist dat de werknemer op regelmatige basis thuiswerkt. Hiervoor moet het gaan om werknemers die regelmatig, vaak of normaal thuiswerken.

  • De invloed van jaarlijkse vakantie op onkostenvergoeding

De circulaire bepaalde dat je als werkgever de vergoeding voor bureaukosten mag doorbetalen tijdens een periode van jaarlijkse vakantie van de werknemer. De normale jaarlijkse vakantie heeft dus geen invloed op de voorwaarde van structureel en regelmatig telewerk.

De fiscus verduidelijkte wel dat het moet gaan om vakantiedagen die de werkgever toegekende of op zijn initiatief organiseerde. Denk aan individuele of collectieve verlofdagen, ADV-dagen ... Ouderschapsverlof of een dag verlof om dwingende reden zijn dagen die de werknemer in functie van specifieke omstandigheden aanvraagt en behoren daarom niet tot het normale jaarlijks verlof.

Voorbeeld

De werknemer werkt in normale omstandigheden structureel en regelmatig thuis.

- Situatie 1: een werknemer werkt in de maand juli twee weken (waarvan een dag thuiswerk per week) en neemt twee weken verlof. De werkgever mag de maximale vergoeding voor bureaukosten zonder proratisering toekennen aan de werknemer.

- Situatie 2: een werknemer werkt niet in de maand juli en neemt jaarlijks verlof. De werkgever mag de maximale vergoeding voor bureaukosten zonder proratisering toekennen aan de werknemer.

  • Terugbetaling of terbeschikkingstelling van kantoormeubilair of informaticamateriaal wordt beschouwd als een voordeel van alle aard

Als werkgever kan je ook bepaalde bureaumaterialen terugbetalen aan je werknemer. Onder bepaalde voorwaarden is die terugbetaling vrijgesteld van RSZ en bedrijfsvoorheffing. De fiscus verklaart wel dat materialen die de werkgever louter voor privédoeleinden ter beschikking stelt van de werknemer, automatisch als een voordeel van alle aard worden beschouwd.

  • Datum van inwerkingtreding van de circulaire

De circulaire is op 1 maart 2021 in werking getreden. Het is mogelijk dat je als werkgever al in apparatuur geïnvesteerd had om je werknemers comfortabel te laten telewerken. De fiscus bevestigt dat zij rekening zal houden met in de circulaire opgenomen principes voor situaties van thuiswerk die zich hebben voorgedaan vanaf 1 januari 2020. 

  • Forfaitaire vergoeding voor bedrijfsleiders

Bedrijfsleiders vallen niet onder het toepassingsgebied van de circulaire, maar volgens de oude wetgeving was het wel mogelijk om aan hen een forfaitaire onkostenvergoeding te betalen voor het privégebruik van een internetaansluiting, een privé-internetabonnement en/of een privécomputer. Deze vergoeding mag dus wel nog worden toekgekend binnen de grenzen van de vorige circulaire.

De RSZ gaf al aan de zienswijze van de fiscus op dit vlak volledig te volgen.