Nieuw vanaf 1 juli 2024: verplichte registratie van helpers en werkende vennoten in de bouw- en de schoonmaaksector

Op 1 juli 2024 treedt een nieuwe maatregel in werking: vennootschappen die actief zijn in de bouw- of de schoonmaaksector zullen verplicht zijn om de gegevens van hun werkende vennoten te registreren in de Kruispuntbank van Ondernemingen (KBO). Zelfstandigen met een eenmanszaak die actief zijn in de bouw- of de schoonmaaksector zullen de gegevens van hun eventuele helpers verplicht moeten registreren in de KBO.

7 minuten leestijd Accountancy en boekhouding 20 juni 2024

Verplichting in hoofde van vennootschappen en zelfstandigen

De registratieplicht geldt in hoofde van vennootschappen en zelfstandigen die actief zijn in de bouwsector of de schoonmaaksector. De maatregel is dus beperkt tot deze specifieke sectoren. 

  • Een vennootschap actief in de bouw- of de schoonmaaksector zal verplicht zijn om de gegevens van de werkende vennoten in de KBO te registreren.
  • Een zelfstandige (eenmanszaak) die actief is in de bouw- of de schoonmaaksector zal verplicht zijn om de gegevens van de helpers in de KBO te registreren. 

De verplichting geldt niet in hoofde van de werkend vennoot of de helper, maar in hoofde van de vennootschap (voor de werkende vennoten) of de zelfstandige (voor de helpers).  

Het is dus de vennootschap of de zelfstandige die verantwoordelijk is voor de uitvoering van de verplichte registraties van de werkende vennoten of de helpers. Het is ook de vennootschap of de zelfstandige die zich blootstelt aan mogelijke sancties als de registratieplicht niet wordt nageleefd (zie verder). 

Wat verstaat men onder ‘werkende vennoten’?

In de context van de registratieplicht, wordt als ‘werkend vennoot’ beschouwd: 

“Iedere houder van minstens één aandeel in een vennootschap die in België persoonlijk een reële activiteit uitoefent binnen die vennootschap zonder dat hij, voor deze activiteit, aangegeven wordt in het stelsel van de loontrekkenden op het ogenblik waarop deze activiteit wordt uitgeoefend." 

Een werkend vennoot is dus een aandeelhouder van de vennootschap, die een activiteit uitoefent in de vennootschap en die deze activiteit niet als werknemer maar als zelfstandige uitoefent.  

Voor vennoten die geen enkele activiteit uitoefenen in de vennootschap (‘stille vennoten’) is er geen registratieplicht. 

Voorts geldt de registratieplicht enkel voor vennootschappen die onderworpen zijn aan de Belgische vennootschapsbelasting of de Belgische belasting der niet-inwoners. Ze geldt bijvoorbeeld niet voor buitenlandse vennootschappen zonder onderwerping aan een van beide belastingen. 

Opgelet – een mandataris kan ook werkend vennoot zijn

In de praktijk is het vaak zo dat mandatarissen van vennootschappen (bestuurders, zaakvoerders…) tegelijk ook werkend vennoot van de vennootschap zijn.  

Dat is het geval als een mandataris aandeelhouder is van de vennootschap en ‘operationele’ activiteiten uitoefent binnen de vennootschap, naast de louter ‘bestuurlijke’ handelingen in de context van het mandaat. 

  • Volgens de info waar we op vandaag over beschikken, geldt de registratieplicht eveneens voor werkende vennoten die daarnaast ook mandataris van de vennootschap zijn. 

Voorbeeld: Carlo oefent zijn activiteit als loodgieter uit in het kader van een besloten vennootschap (BV). Naast zijn rol als bestuurder van de BV, is Carlo ook aandeelhouder. Daarnaast voert hij zelf loodgieterijwerken en administratieve taken uit. Carlo is dus niet alleen bestuurder van de vennootschap, maar hij is ook werkend vennoot. Aangezien de vennootschap actief is in de bouwsector, moet de vennootschap Carlo als werkend vennoot registreren in de KBO. 

Welke helpers moeten geregistreerd worden? En welke niet?

Een helper is een natuurlijk persoon die op zelfstandige basis (dus zonder arbeidsovereenkomst) een zelfstandige bijstaat of vervangt in de uitoefening van diens zelfstandige activiteit. Men kan enkel helper zijn van een zelfstandige, niet van een vennootschap. 

Zelfstandigen die actief zijn in de bouw- of de schoonmaaksector en die een beroep doen op een of meerdere helpers, zullen deze helper(s) ook verplicht moeten registreren in de KBO. 

Er zijn 2 categorieën van helpers die niet in de KBO geregistreerd moeten worden: 

  1. Meewerkende echtgenoten: het gaat om de meehelpende huwelijks- of wettelijk samenwonende partner van de zelfstandige, bij het sociaal verzekeringsfonds aangesloten onder het specifieke statuut van ‘meewerkende echtgenoot’. 

  1. Helpers zonder verzekeringsplicht als zelfstandige: sommige helpers hoeven niet aan te sluiten bij een sociaal verzekeringsfonds voor de activiteit als helper. Voor deze helpers geldt de registratieplicht niet. 

Het gaat meer bepaald om:

ongehuwde helpers moeten maar als zelfstandige aansluiten vanaf 1 januari van het jaar waarin ze 20 jaar worden. Tot die datum hoeven ze ook niet geregistreerd te worden in de KBO.

dit zijn helpers die slechts occasioneel helpen (onregelmatig én minder dan 90 dagen per jaar).  

  • Helpers die in de hoedanigheid van ‘student’ recht geven op kinderbijslag, worden steeds als ‘toevallige helper’ beschouwd (zelfs als ze regelmatig of meer dan 90 dagen per jaar helpen). 

de meehelpende huwelijkspartner van de zelfstandige moet niet bij het sociaal verzekeringsfonds aansluiten als ‘meewerkende echtgenoot’ op voorwaarde dat hij/zij reeds een ander volwaardig statuut heeft (bv. als werknemer, ambtenaar of zelfstandige in hoofdberoep). Ook in dit geval moet de helpende partner niet als helper in de KBO geregistreerd worden. 

Welke gegevens moeten geregistreerd worden?

Vennootschappen en zelfstandigen actief in de bouw- of de schoonmaaksector, moeten volgende gegevens van hun werkende vennoten en helpers registreren in de KBO: 

  • naam en voornaam 
  • rijksregisternummer of bisnummer 
  • begindatum van de activiteit als werkend vennoot in de vennootschap of als helper van de zelfstandige 
  • indien van toepassing: einddatum van de activiteit als werkend vennoot in de vennootschap of als helper van de zelfstandige 

Wanneer moeten de gegevens geregistreerd worden?

De gegevens van een werkend vennoot of van een helper moeten in de KBO geregistreerd worden vóór de aanvang van de activiteit in de vennootschap of bij de zelfstandige. 

De registratie van de einddatum van de activiteit als werkend vennoot of als helper moet uitgevoerd worden binnen de 15 dagen volgend op de einddatum. 

Overgangsmaatregel

Voor de registratie van actieve werkende vennoten en helpers die hun activiteit aangevat hebben vóór 1 juli 2024 of die de activiteit zullen aanvatten tussen 1 juli 2024 en 31 december 2024, heeft men tot 31 december 2024 de tijd om de registratie uit te voeren. 

Vanaf 1 januari 2025 eindigt deze overgangsmaatregel en geldt de algemene regel, namelijk registratie vóór de aanvang van de activiteit van de werkend vennoot of de helper. 

Hoe gebeurt de registratie?

De registraties van werkende vennoten en helpers moeten online uitgevoerd worden via de My Enterprise-toepassing. Dit zal mogelijk zijn vanaf 1 juli 2024.  

Zoals vermeld, is het de verantwoordelijkheid van de vennootschap (voor werkende vennoten) of de zelfstandige (voor de helpers) om de verplichte registraties uit te voeren. Deze registraties zijn gratis. 

Op de website van de FOD Economie vind je meer info over de werking van My Enterprise en de mogelijkheid om iemand anders een volmacht te geven om wijzigingen uit te voeren in My Enterprise. 

Sancties

Vennootschappen en zelfstandigen die niet tijdig de verplichte registraties uitvoeren, kunnen gesanctioneerd worden met een administratieve boete, die varieert van € 500 tot € 4.000 per vastgestelde inbreuk.  

De zaakvoerders en bestuurders van een vennootschap zijn hoofdelijk aansprakelijk voor de betaling van de boete(s) opgelegd aan de vennootschap. 

Het is het Rijksinstituut voor de Sociale Verzekeringen der Zelfstandigen (RSVZ) dat bevoegd is om inbreuken vast te stellen en de boetes op te leggen. De inning van de door het RSVZ opgelegde boetes gebeurt door de sociale verzekeringsfondsen. 

Inhoudingsplicht

De registratieplicht voor werkende vennoten en helpers in de bouw- en de schoonmaaksector kadert eigenlijk in een andere maatregel, namelijk de inhoudingsplicht voor sociale schulden in het stelsel van de zelfstandigen.  

Die maatregel komt erop neer dat (professionele) opdrachtgevers van werken in de bouw- of de schoonmaaksector in de toekomst zullen moeten nagaan of de aannemer van de werken sociale schulden heeft in het stelsel van de zelfstandigen. Als dat het geval is, zal 15% van het factuurbedrag ingehouden en doorgestort moeten worden aan het RSVZ. (Een gelijkaardig systeem bestaat reeds voor RSZ-schulden en fiscale schulden.) 

Het aanleggen van een betrouwbaar register van werkende vennoten en helpers is nodig om de inhoudingsplichtmaatregel correct en efficiënt te organiseren. 

Opgelet: de inhoudingsplicht zal – in tegenstelling tot de registratieplicht voor helpers en werkende vennoten - nog niet gelden vanaf 1 juli 2024. De overheid mikt op 1 januari 2026 om deze maatregel in werking te laten treden.