Ook na verstrijken deadline voor inschrijving syndicus nog heel wat VME’s zonder geregistreerde syndicus

Waarom registreren? 

Vooreerst biedt de registratie in de KBO meer transparantie: dankzij de public search tool van de KBO kan iedereen jou als syndicus van een gebouw snel terugvinden. Dit is bijvoorbeeld handig voor leveranciers of aannemers die niet meer ter plaatse moeten gaan om je gegevens terug te vinden.

Daarnaast komt het steeds meer voor dat banken weigeren een rekening te openen op naam van de VME als de syndicus niet in de KBO is geregistreerd. Ook al zou het meedelen van het ondernemingsnummer van de VME en het bewijzen van je mandaat via het proces-verbaal van de Algemene Vergadering (AV) wettelijk gezien moeten volstaan, vermijd je het risico op administratieve vertraging door je mandaat in de KBO te registreren.

Een andere belangrijke reden om je mandaat in de KBO te registreren, is dat het negeren van de wettelijke registratieplicht ook je aansprakelijkheid ten aanzien van de VME in het gedrang kan brengen. Telkens je je taak niet als een normaal en zorgvuldig syndicus uitvoert en dus een fout begaat, kan de VME je aansprakelijk stellen. Dat zou bijvoorbeeld het geval kunnen zijn wanneer een elektriciteitsleverancier zijn aanmaningen voor een onbetaalde factuur naar de verkeerde syndicus stuurt omdat je naliet je mandaat in de KBO te registreren. Met alle gevolgen van dien.

Naast het risico op aansprakelijkheid, maakt het nalaten van je wettelijke verplichting voor leden van het Beroepsinstituut voor Vastgoedmakelaars (BIV) ook een deontologische fout uit. Het BIV liet dan ook weten dat leden die nalaten hun mandaten te registreren, zich aan een deontologische sanctie mogen verwachten.

Voor welke syndici is de inschrijving verplicht?

Of je nu mede-eigenaar bent of door het BIV erkend, particulier of professioneel, natuurlijk of rechtspersoon, of benoemd door de AV van de VME of aangesteld door een rechter, elke syndicus (uitzondering zie veelgestelde vraag nummer drie) moet z’n mandaat in de KBO registeren.

Waar en wanneer?

De VME of jij als syndicus moeten de aanvraag tot inschrijving bij het ondernemingsloket indienen ten laatste op de werkdag vóór de dag waarop je opdracht als syndicus start. Enkel indien de beslissing tot aanstelling of benoeming minder dan 8 werkdagen voor de start van je mandaat werd genomen, dient de inschrijving binnen de 8 werkdagen na het nemen van die beslissing te gebeuren. 

Wat bij ontslag?

Ook alle beslissingen tot wijziging of schrapping van je mandaat moeten binnen dezelfde termijnen aan het ondernemingsloket worden doorgegeven zodat de gegevens in de KBO kunnen worden aangepast. 

Opgelet: Het is steeds de syndicus in functie (dus de syndicus van wie het mandaat nog of reeds lopende is) die de aanvraag bij het ondernemingsloket moet doen (zie veelgestelde vraag nummer 15). Als nieuwe syndicus kan je dus geen aanvraag indienen vóór de begindatum van je mandaat. Je bent dan immers nog niet bevoegd. Als de oude syndicus echter nalaat het nodige te doen, kan de VME een lasthebber aanduiden om de aanvraag te doen, of kan je zelf als nieuwe syndicus onmiddellijk het nodige doen van zodra je mandaat is ingegaan.

Denk er wel aan de schrapping van de oude syndicus en de inschrijving van de nieuwe syndicus in één (wijzigings)aanvraag door te geven, zodat het wettelijk te betalen bedrag slechts éénmaal is verschuldigd.

Opgelet! Wordt je mandaat na drie jaar eenvoudig verlengd (kan niet stilzwijgend, moet steeds bij uitdrukkelijke beslissing van de AV), en je mandaat werd vroeger reeds geregistreerd, dan dient er niets in de KBO te worden aangepast. Enkel een wijziging van syndicus of schrapping van een bestaand mandaat dient aan het ondernemingsloket te worden doorgegeven. 

Hoe dien je de aanvraag in? 

Voor de inschrijving, wijziging of schrapping van je mandaat in de KBO betaalt de VME een wettelijk vastgelegd bedrag dat jaarlijks wordt geïndexeerd. Je kan je aanvraag heel eenvoudig online indienen:

• via de knop hieronder;
• via de handige KBO VME-tool voor leden van het CIB;
• of rechtstreeks per e-mail naar syndici@liantis.be, waarna de registratie zo snel mogelijk in orde wordt gebracht. 

Heeft de VME nog geen ondernemingsnummer? Of staat het adres van de VME en/of de benaming verkeerd in de KBO?  Voor een kleine meerprijs brengt Liantis ook dat graag voor je in orde.