Een forfaitaire onkostenvergoeding invoeren voor jouw medewerkers

Je medewerkers hebben bepaalde kosten naar aanleiding van de uitvoering van hun werk. Denk maar aan telefoonkosten of parkeertickets, of wanneer ze uit eigen naam een vlucht hebben geboekt voor een businesstrip. Als werkgever kan je die kosten dekken met een forfaitaire onkostenvergoeding: een terugbetaling door je werkgever van uitgaven die je voor hem gemaakt hebt. 

Deze financiële tussenkomst is fiscaal voordelig voor zowel jou als werkgever, als je medewerkers. Lijkt het jou een interessante manier om je medewerkers te gaan belonen? Bekijk dan snel alle voorwaarden om de onkostenvergoeding op te nemen in het loonbeleid van jouw organisatie.

Wat is een forfaitaire onkostenvergoeding?

Een forfaitaire onkostenvergoeding is een extralegaal voordeel. Als werkgever betaal je dan maandelijks een vast bedrag terug van de kosten die een medewerker maakt voor de uitvoering van hun werk. Zo moet je medewerker misschien parkeerkosten betalen voor een afspraak bij een klant, voor een lunchmeeting of een overnachting voor die conferentie in het buitenland. 

Een forfaitair bedrag of niet

Als werkgever kan je op twee manieren de onkosten van je werknemers compenseren. Dat kan via:

  • een vast forfaitair bedrag: Je medewerker krijgt een vast bedrag per maand terugbetaald om onkosten te dekken. De medewerker moet daarvoor geen bewijsstukken, zoals bonnetjes, facturen of tickets, voorleggen.
  • op basis van de werkelijke kosten: Je werknemer maakt een overzicht van alle kosten met bijhorende bewijsstukken, zoals een factuur of bonnetjes. 

Waar kies je voor? Als de werkelijke kosten hoger zijn dan het wettelijk forfait, dan kan je het best alle kosten aangeven. Je moet dan wel kunnen bewijzen dat je werknemers die kosten hebben gemaakt. Als werkgever bewaar je dan alle bewijsstukken in de desbetreffende (werknemers)dossiers, bijvoorbeeld facturen, treinkaarten, parkeertickets … Kies je voor een wettelijk forfait, dan bespaar je jezelf wel een pak administratie. Overweeg dus goed je opties en welke het meest fiscaal interessant zijn voor jou en je medewerker,  bij de keuze voor een forfaitaire onkostenvergoeding.

Onkostenvergoedingen: RSZ en (on)belastbare onkosten

Zo’n forfaitaire onkostenvergoeding is fiscaal heel interessant. Het zijn aftrekbare kosten, wat wil zeggen dat je geen RSZ-bijdrage of belastingen betaalt. Je werknemer betaalt er ook geen belastingen op, en ziet dus de kosten voor de volle 100% op z’n loonbriefje staan. 

Opgelet: Doordat het fiscaal zo voordelig is, controleren de RSZ en de belastingdienst streng. Zorg dat de terugbetaling enkel geldt voor werkelijk gemaakte kosten.

Op vraag van de RSZ moet je als werkgever je vergoedingssysteem kunnen motiveren. Dit met de hulp van geschreven documenten zoals het arbeidsreglement, dienstnota’s of bijlagen aan de arbeidsovereenkomst. Bovendien moet je kunnen aantonen dat je een forfaitair bedrag toekent aan je medewerker op basis van de tabel van de RSZ, de functieomschrijving en werkomstandigheden.

Zo voer je een forfaitaire onkostenvergoeding in

Wil je graag een forfaitaire onkostenvergoeding voorzien voor je personeel, dan volg je het best deze stappen:

  1. Bepaal de hoogte van de vergoeding via de officiële onkostentabel van de RSZ. Zo heeft het type onkost een impact op het totale bedrag. Denk maar aan woon-werkverplaatsingen die anders worden berekend dan maaltijdvergoedingen, bureaukosten of reiskosten.
  2. Pas de arbeidsovereenkomst van je werknemers aan, of voeg een bijlage toe. Op die manier ben je juridisch volledig in orde wanneer je dit onkostenvergoedingen als extralegaal voordeel gaat toepassen in je organisatie.
  3. Beschrijf nauwkeurig welke kosten precies worden gedekt en welke voorwaarden hieraan verbonden zijn. Zo maak je voor je medewerker op een transparante manier duidelijk wat kan en mag binnen het kader van de forfaitaire onkostenvergoeding.
  4. Vermeld maandelijks de forfaitaire vergoeding of terugbetaalde werkelijke kosten op de loonfiche.

De meest voorkomende forfaitaire vergoedingen

Wil je graag zo’n onkostenvergoeding voorzien, dan is het belangrijk dat je weet welke kosten er allemaal precies kunnen worden gedekt. De meest bekende zijn:

  • internetkosten
  • kosten voor thuis- of telewerk 
  • telefoonkosten
  • parkeerkosten
  • kosten voor taxi en openbaar vervoer
  • een kilometervergoeding voor beroepsverplaatsingen met de privéwagen
  • een maaltijdvergoeding als er geen maaltijdcheques zijn
  • restaurantkosten voor meetings met klanten
  • reiskosten (bv.dienstreizen naar het buitenland)
  • aankoop en onderhoud van werkkledij

Een forfaitaire onkostenvergoeding voor bedrijfsleiders

Ook als bedrijfsleider kan je een forfaitaire onkostenvergoeding toevoegen als bonus aan je loon . Ook dan maak je immers kosten tijdens de uitvoering van je werk, die je kan dekken met een onkostenvergoeding. Je krijgt dan een vast bedrag per maand terugbetaald als kosten eigen aan het bedrijf. Je moet wel, in het geval van een controle, kunnen aantonen dat het beroepsmatige kosten zijn. Maak dus in dat opzicht zeker een lijstje en hou bewijs bij van bonnen en facturen dat je bepaalde kosten gemaakt hebt.

Ook enthousiast geworden over een forfaitaire onkostenvergoeding en wil je dit graag opnemen als extralegaal voordeel voor je medewerkers of jezelf? Liantis sociaal secretariaat is je compagnon de route en zet samen met jou graag de puntjes op de i van je verloningsbeleid.

Contacteer ons