Mobiliteitsbudget: wat is het en hoe bereken je het?

Wat is het mobiliteitsbudget?

Dankzij het mobiliteitsbudget hebben werknemers de mogelijkheid om een bedrijfswagen in te ruilen voor een milieuvriendelijke wagen, zoals een hybride of elektrische wagen of een deelauto, om hun CO2-uitstoot te verminderen. Bovendien kunnen ze ook kiezen voor een pakket aan alternatieve vervoersoplossingen. Denk maar aan een fietslease, een treinabonnement of abonnement op een deelfiets. Op die manier kan een werknemer een keuze maken gebaseerd op zijn persoonlijke situatie en positioneert jouw bedrijf zich als groen mét oog voor het milieu.

Gaan je medewerkers op pad, dan betalen ze dit van hun mobiliteitsbudget. Hoeveel ze per reis betalen is afhankelijk van de afstand die ze afleggen en het vervoersmiddel dat ze kiezen. Hoe hoog het mobiliteitsbudget is? Dat is afhankelijk van de functie die je medewerker heeft.

De troeven van een mobiliteitsbudget voor je medewerkers?

Waarom zou je als werkgever kiezen voor het toekennen van mobiliteitsbudget aan je werknemers? Het antwoord op deze vraag is meerledig. 

• Nieuwe technologieën ondersteunen de flexibiliteit van je medewerkers en zorgen ervoor dat ze hun reisgedrag aan kunnen passen naargelang de situatie. Zo kan je verschillende vormen van vervoer gebruiken en zelfs combineren.
• Wie in een grote stad woont, beseft al snel dat een eigen wagen hebben niet altijd even handig is. Een mobiliteitsbudget zorgt ervoor dat jouw medewerkers vervoer kunnen afstemmen op hun persoonlijke situatie. Woon je in het centrum van een stad? Dan heb je misschien meer baat bij een leasefiets dan een bedrijfswagen.
• Duurzame mobiliteit is hot, zeker als je als bedrijf punten wil scoren binnen en buiten je organisatie. 
• Sinds de coronapandemie is telewerken en flexibel werken schering en inslag. Deze nieuwe manieren van werken hebben ook een impact op het reisgedrag van je werknemers. Een mobiliteitsbudget met oog voor flexibiliteit sluit hier slim op aan.

Hoeveel bedraagt het mobiliteitsbudget?

In beide gevallen wordt het mobiliteitsbudget berekend op basis van de bedrijfswagen die de werknemer zou hebben gekozen. Dat wil zeggen dat de werknemer een fictieve bedrijfswagen moet kiezen om het exacte bedrag van het mobiliteitsbudget dat hem wordt toebedeeld te kennen.

Het uitgangspunt daarbij is de totale jaarlijkse bruto kostprijs voor de werkgever van de financiering en het gebruik van een bedrijfswagen, de zogenaamde total cost of ownership, na aftrek van de eigen bijdrage van de werknemer.

Drie pijlers van het mobiliteitsbudget

Eenmaal het mobiliteitsbudget bepaald en toegekend is, kan de werknemer kiezen hoe die dat bedrag besteedt binnen een wettelijk vastgelegd systeem van pijlers:

1. Binnen pijler 1 kan de werknemer kiezen voor een meer milieuvriendelijke wagen;
2. De werknemer kan binnen pijler 2 ook kiezen voor duurzame vervoersmiddelen en diensten (fietsen, openbaar vervoer, carpooling);
3. Ten slotte kan de werknemer in pijler 3 ook kiezen voor een restsaldo in cash.

Voorbeeld berekening mobiliteitsbudget

Martijn kiest in de eerste pijler voor een milieuvriendelijkere wagen met een uitstoot van slechts 90 gram per kilometer. De totale jaarlijkse kostprijs van deze wagen bedraagt 4.800 euro.

In de tweede pijler gaat Martijn voor een combinatie van een elektrische fiets ter waarde van 1.599 euro. Daarnaast besteedt hij ook nog eens 564 euro aan treintickets (20 keer heen en terug tussen Brugge en Brussel) en een jaarabonnement bij De Lijn ter waarde van 580 euro.

Het resterende bedrag krijgt Martijn in cash uitbetaald. Dit saldo bedraagt 1.957 euro.

Voorwaarden mobiliteitsbudget 

Als werkgever bepaal je zelf of je het systeem al dan niet wil invoeren en je medewerkers de mogelijkheid wil bieden om hun bedrijfswagen te vervangen door een mobiliteitsbudget. Je kan je werknemer niet verplichten om voor een mobiliteitsbudget te kiezen.

Je medewerker beslist op hun beurt vrij of die ingaat op het aanbod. De keuze om de wagen in te ruilen, is voor beide partijen dus volledig vrijwillig. Bovendien moeten zowel werkgever als medewerker aan een aantal voorwaarden voldoen om te kunnen rekenen om een mobiliteitsbudget.

Voorwaarden mobiliteitsbudget werkgever

Als werkgever mag je niet zomaar een mobiliteitsbudget toekennen. Dit kan enkel als je tijdens een ononderbroken periode van minstens 36 maanden voorafgaand aan de invoering één of meerdere bedrijfswagens ter beschikking stelde aan je medewerkers. Er wordt een uitzondering gemaakt op de wachtperiode van 36 maanden voor startende ondernemingen.

Voorwaarden mobiliteitsbudget werknemer

Alleen wie op het moment van de aanvraag over een bedrijfswagen beschikt of zou kunnen beschikken, kan een mobiliteitsbudget aanvragen.

Het toekennen van een mobiliteitsbudget geldt ook voor de werknemers die in aanmerking komen voor een bedrijfswagen, dit wil zeggen de werknemers die deel uitmaken van een functiecategorie waarvoor het bij de werkgever geldende bedrijfswagenbeleid in een bedrijfswagen voorziet.

Belasting op mobiliteitsbudget: is het fiscaal voordelig?

Elke pijler binnen het mobiliteitsbudget geniet een eigen (para)fiscaal regime:

• De eerste pijler (een milieuvriendelijke bedrijfswagen) geniet dezelfde fiscale en sociale behandeling als een klassieke bedrijfswagen.
• De tweede pijler (duurzame vervoersmiddelen) is volledig vrijgesteld van sociale zekerheidsbijdragen en bedrijfsvoorheffing. Voor de werkgever is dit een volledig aftrekbare beroepskost.
• De derde pijler (het saldo in cash):
  • is voor de werknemer een beroepsinkomen dat volledig vrijgesteld is van belasting, maar wel onderworpen aan een specifieke sociale zekerheidsbijdrage van 38,07%;
  • en dit is voor de werkgever een volledig aftrekbare beroepskost.