Tools & resources
Start vandaag nog als zelfstandige via het online ondernemingsloket van Liantis
Sluit je vandaag nog aan bij het Sociaal Verzekeringsfonds
Sluit je vandaag nog aan bij het sociaal Verzekeringsfonds
Ready, set, go!
Zoek snel de NACE-cijfercode op van de activiteiten die je als ondernemer uitoefent.
Meest gezocht
Goed nieuws, vanaf 18 februari 2022 mogen je werknemers terug meer naar kantoor. Zo is telewerk niet langer verplicht, maar wel aanbevolen. Maar het verplichte telewerk heeft ook de mogelijkheden van thuiswerk in de verf gezet, en daar wil je misschien ook in de toekomst van gebruikmaken. Al was het maar als concurrentieel voordeel in de war for talent. Maar waar houd je als werkgever dan het best rekening mee? We beantwoorden enkele veelgestelde vragen.
Wil je je werknemers na de verplichte telewerkperiode ook de mogelijkheid bieden om regelmatig van thuis uit te werken, dan is er sprake van ‘structureel telewerk’. Om dit in te voeren in je organisatie, moet je een schriftelijke overeenkomst afsluiten met je werknemer. Het gaat dan specifiek om een bijlage bij de arbeidsovereenkomst waarin je een aantal elementen verplicht moet opnemen, zoals de frequentie van het telewerk, de telewerkplek, de momenten waarop de werknemer bereikbaar moet zijn … Daarnaast is het ook mogelijk én aangeraden om een telewerkbeleid met een aantal algemene afspraken rond het telewerk in de onderneming uit te werken. Ook dit telewerkbeleid kan je opnemen in het arbeidsreglement.
Telewerk is altijd vrijwillig, je kan je medewerkers dus niet verplichten om enkele dagen van thuis te werken. Andersom kunnen je medewerkers telewerk ook niet afdwingen. Bovendien kan je het structureel telewerk in je onderneming altijd weer ongedaan maken, waardoor je werknemers verplicht zijn om weer op de bedrijfslocatie(s) te werken.
Je bent als werkgever verplicht om bij structureel telewerk de nodige apparatuur voor het telewerk ter beschikking te stellen, te installeren en te onderhouden. Daarnaast ben je ook verplicht om de kosten voor de internetverbinding te betalen. Als je werknemer gebruik maakt van een eigen laptop of computer en een eigen internetverbinding, dan ben je als werkgever dus verplicht om daarvoor een telewerkvergoeding te voorzien.
Geheel vrijblijvend kan je de verplichte vergoedingen aanvullen met vergoedingen voor bijvoorbeeld verwarming, elektriciteit, klein kantoormateriaal of andere gemaakte kosten zoals de aankoop van een bureaustoel, een scanner, een tweede scherm …
Zodra een werknemer minstens 1 werkdag per week van thuis uit werkt (beoordeeld op maandbasis) komt hij/zij in aanmerking voor een forfaitaire telewerkvergoeding van 134,71 euro per maand, vrij van RSZ-bijdragen en bedrijfsvoorheffing. Je leest er hier meer over.
Bovenop die vergoeding kan je ook nog enkele andere maandelijkse vergoedingen voorzien die vrij zijn van socialezekerheidsbijdragen of belastingen. Denk maar aan een vergoeding van 20 euro voor het gebruik van een eigen laptop of computer, en een vergoeding van 20 euro voor het gebruik van de eigen internetverbinding. Het is ook mogelijk om een forfait van 5 euro toe te kennen voor het gebruik van een eigen tweede scherm, printer of scanner.
De interne preventiedienst van je organisatie kan de werkplek van je telewerker controleren op veiligheid en gezondheid. Dit bezoek moet vooraf aangekondigd worden én de telewerker moet ermee akkoord gaan. De telewerker kan ook op eigen initiatief een bezoek van de interne dienst aanvragen. Als werkgever ben je dus ook verantwoordelijk voor de veiligheid en gezondheid van je werknemers op de telewerkplek. Daarom moet je als werkgever ook je medewerkers informeren over het ondernemingsbeleid dat jullie hierrond hanteren.
Als werkgever bepaal je zelf op welke locatie je medewerker aan de slag gaat. Het is ook in dit kader dat je kan vragen om op de werklocatie te komen werken, of je medewerkers de mogelijkheid kan bieden om thuis te werken (zonder hen daartoe te verplichten). Maar je hebt ook het recht om te bepalen dat je medewerkers het thuiswerk enkel vanuit de normale verblijfplaats mogen uitvoeren of dat ‘buitenlands’ thuiswerk verboden is in jouw organisatie.
De telewerker heeft de verplichting om het normale arbeidsrooster na te leven, maar mag wel zelf de arbeidsdag organiseren. Zo is het perfect toegelaten dat je werknemer iets vroeger begint en bijgevolg ook vroeger stopt, tenzij er specifieke afspraken gemaakt zijn rond bereikbaarheid en het na te leven arbeidsrooster. Gezien de telewerker de werkdag zelf kan invullen en een telewerker in principe niet onder de regels van de arbeidswet valt, kan hij geen overloon of inhaalrust opeisen. Dat is wel uitzonderlijk mogelijk wanneer de werkgever zelf zou vragen om prestaties te verrichten buiten het normale werkrooster in het kader van een uitzonderlijke taak of een noodgeval.
Het uitwerken van je telewerkbeleid gaat niet over één nacht ijs. Je kan namelijk heel flexibel omspringen met de implementatie van telewerk in je bedrijf of organisatie. Hoe je een thuiswerkkader specifiek uitwerkt, is dus een kritieke succesfactor. Succesvol en duurzaam telewerk gaat hand in hand met een cultuur van autonomie, vertrouwen en open communicatie. Ondernemingen die erin slagen een unieke manier van werken te implementeren, eerder dan een standaardset aan regels op te leggen rond thuiswerk, zullen zich differentiëren op de arbeidsmarkt in een tijdperk waarin telewerk eerder norm dan uitzondering wordt. Maar geen nood, je staat er niet alleen voor. Liantis staat je bij in de uitwerking van jouw succesvol telewerkbeleid aan de hand van de unieke Liantis-telewerktoolkit.