My Liantis

Verschil tussen btw-nummer en ondernemingsnummer

Vóór de oprichting van de Kruispuntbank van Ondernemingen (KBO) hadden ondernemingen bij verschillende instanties een apart identificatienummer. Zo bestond er niet alleen een handelsregisternummer, maar ook een btw- of rsz-nummer. Sinds 1 juli 2003 bestaat voor elke onderneming echter nog slechts één nummer, het ondernemingsnummer, dat bij die verschillende instanties al dan niet geactiveerd kan worden. Waar men in de volksmond nog spreekt over een btw-nummer, bedoelt men dus eigenlijk een ondernemingsnummer dat bij de btw werd geactiveerd.

Verplichte vermelding

Je bent verplicht je ondernemingsnummer mee te delen bij elk contact met administratieve of gerechtelijke instanties. Ook op onder meer alle 'stukken' die van je onderneming uitgaan, moet je dit nummer vermelden. Concreet gaat het om alle akten, facturen, aankondigingen, bekendmakingen, brieven, orders, enz.

Hoe krijg je een ondernemingsnummer?

Start je met een eenmanszaak of met een maatschap, dan moet je vóór de aanvang van je activiteiten langs bij een ondernemingsloket voor de creatie van je ondernemingsnummer.  Naast het louter creëren van je ondernemingsnummer zal het ondernemingsloket ook andere gegevens in de KBO opnemen. Het gaat dan bijvoorbeeld om de datum waarop je je zelfstandige activiteiten effectief gaat beginnen, wie de eventuele ondernemersvaardigheden bewijst, welke activiteiten je waar gaat uitvoeren, enzovoort. We noemen dit de vervollediging van je inschrijving in de KBO.

Start je met een vennootschap (anders dan een maatschap), dan is het de griffie van de Ondernemingsrechtbank die bij de neerlegging van de oprichtingsakte voor de creatie van je ondernemingsnummer zorgt. Maar opgelet: Voor de vervollediging van de inschrijving van je vennootschap in de KBO, dien je nog steeds vóór de start van haar activiteiten bij het ondernemingsloket langs te gaan.

Btw-activatie

Zijn je activiteiten aan de btw onderworpen, dan moet je vóór de effectieve start van je activiteiten, maar na de creatie van je ondernemingsnummer in de KBO, de activatie van je ondernemingsnummer bij de btw aanvragen. In principe zal dat gebeuren op datum van de effectieve start van je activiteiten.

Toch valt het aan te raden je btw-hoedanigheid reeds te activeren vanaf het moment dat je begint met je voorbereidende werkzaamheden om je latere economische activiteit te kunnen opstarten. Dat heeft als voordeel dat je al meteen toegang krijgt tot de applicaties van de btw-administratie. Op die manier kan je je btw-aangiftes al indienen en zo je recht op aftrek uitoefenen. Dat betekent dat je de aftrekbare btw op die voorafgaande handelingen al kan terugvragen.

Betekent dit dat je je recht op aftrek verliest als je voorbereidende werkzaamheden doet zonder dat je reeds over een bij de btw geactiveerd ondernemingsnummer beschikt? Neen! Je kan immers ook aan de leverancier vragen om op de factuur “btw-nummer in aanvraag” te vermelden. Met de toenemende digitalisering wordt dit echter steeds moeilijker. Bovendien heb je ook meer kans om van groothandelsprijzen te genieten als je al over een ondernemingsnummer beschikt.

Voorbeeld: Sandra start een online webshop in handtassen en laat zich voor de ontwikkeling van de huisstijl en website bijstaan door een reclamebureau.  Pas over 2 maanden wil ze starten met de effectieve verkoop.  Om de teruggave van de btw op de factuur van het reclamebureau reeds te kunnen aanvragen, doet Sandra er goed aan nu al bij een ondernemingsloket langs te gaan om haar ondernemingsnummer en btw-activatie aan te vragen. Op die manier kan ze haar ondernemingsnummer reeds op de factuur laten vermelden én kan ze reeds een btw-aangifte indienen.

Recht op aftrek

Ongeacht of je al een btw-hoedanigheid hebt of niet, hou er rekening mee dat de btw-administratie haar eigen criteria hanteert om na te gaan of je de btw op bepaalde voorbereidende werkzaamheden al dan niet mag recupereren. Zo kunnen de vormvereisten van een factuur een rol spelen en is het belangrijk dat je het verband tussen de voorafgaande werken en de latere economische activiteit kan aantonen. Om zeker zijn, is het daarom aan te raden om de btw-administratie vooraf in te lichten over welke voorbereidingen je wil doen en af te spreken in welke mate je recht op aftrek daarbij verzekerd is.

Klaar om te starten? Vraag vandaag nog je btw-nummer aan via het online ondernemingsloket! 

Sluit je aan