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Frais déductibles pour les indépendants : quels frais pouvez-vous déclarer ?

Les frais professionnels déductibles vous permettent d’abaisser votre revenu imposable et de réaliser des économies d’impôt. Vous souhaitez savoir quels frais professionnels sont déductibles et sous quelles conditions ? Liantis conseille les indépendants en matière de frais professionnels déductibles. 

Aftrekbare beroepskosten

Indépendants, salariés et fonctionnaires peuvent fiscalement déclarer leurs frais professionnels. Les professions libérales, chefs d’entreprise et conjoints aidants peuvent opter pour le système forfaitaire (le fisc calcule vos frais professionnels) ou simplement déclarer les frais professionnels réellement engagés. Si vous possédez une entreprise individuelle, vous pouvez uniquement déclarer vos frais réels. 

Les deux systèmes ne peuvent pas être combinés. Il est néanmoins possible de changer de système chaque année et, par exemple, déclarer des frais par le biais du système forfaitaire, et l’année suivante, les frais réels. 

Frais professionnels réels

Vos frais professionnels réels peuvent être ventilés en dépenses de frais de déplacement, d’espace de travail (domicile ou bureau), d’équipement informatique et autre matériel de bureau, de cotisations sociales, de formation, etc.  

Conditions applicables aux frais déductibles

Le chef d’entreprise indépendant peut déduire les frais professionnels pour autant que ceux-ci : 

  • aient été engagés dans le cadre de son activité professionnelle en vue de générer un revenu imposable ; 

  • aient été payés ou supportés au cours de l’année où il souhaite les déduire ; 

  • puissent être prouvés à l’aide de pièces justificatives (factures, reçus, contrats, etc.). 

Frais déductibles limités ou partiels

Les frais professionnels ne sont pas tous déductibles à 100 %. Les frais ci-dessous ne peuvent être que partiellement déclarés : 

  • Dans une entreprise individuelle, les frais de voiture ne sont déductibles qu’entre 75 % et 100 % de la partie professionnelle de l’usage du véhicule, en fonction des émissions de CO2 de ce dernier. Pour les entreprises, ce pourcentage varie entre 50 % et 100 %, également en fonction des émissions de CO2 du véhicule.  

  • Les frais de restaurant sont déductibles à 69 %, à condition que ceux-ci soient encourus pour votre activité professionnelle. 

  • Les cadeaux d’affaires (également appelés « frais de représentation ») peuvent être déclarés à raison de 50 %. 

  • Les frais de logement sont déductibles à raison d’un certain pourcentage du coût du bien utilisé pour votre activité professionnelle.  

Frais intégralement déductibles

Pratiquement tous les autres frais engagés pour votre activité professionnelle sont entièrement déductibles. Parmi ceux-ci, l’on retrouve notamment les cotisations sociales, la prime pour la Pension Libre Complémentaire, certaines assurances ou la location ou le remboursement mensuel du crédit de votre bureau. 

Frais professionnels mixtes

Il vous arrive souvent d’utiliser de nombreux biens tant pour votre activité que pour le privé. Par exemple, votre voiture, votre abonnement Internet ou votre bureau à domicile. Ces frais étant partagés, seule une partie peut être déclarée en tant que frais professionnels. Le reste est privé. Veillez à utiliser une clé de répartition crédible, adaptée à vos activités et aux heures prestées. 

Frais professionnels non déductibles

Un certain nombre de dépenses ne sont pas déductibles en tant que frais professionnels. Il s’agit des frais à usage entièrement privé, des amendes et des taxes. 

Investissements

Les frais engagés pour des objets que vous utiliserez pendant plusieurs années sont considérés comme un investissement. Les investissements sont déduits en tant que frais professionnels en amortissant un montant fixe sur plusieurs années, en fonction de leur durée de vie. Par exemple, l’amortissement des bâtiments et de leurs aménagements, du matériel de bureau, des ordinateurs et des véhicules.  

Frais professionnels forfaitaires

Vous engagez peu de frais pour votre profession libérale, votre activité de chef d’entreprise ou de conjoint aidant ? Il pourrait alors être plus simple de ne pas déclarer les frais que vous engagez, et de laisser le fisc déterminer un montant déductible. Ce forfait se situe grosso modo entre 2000 € et 3000 €.  

Vous hésitez quant à ce qui est le plus avantageux pour vous ? Ne vous inquiétez pas : le fisc utilise ce qui fonctionne le mieux pour vous. Ainsi, si vous déclarez vos frais réels alors que le système forfaitaire génère des frais professionnels plus élevés, le fisc déduira le forfait.  

L’indépendant à titre complémentaire peut-il déclarer des frais ?

Oui. Ces frais sont soumis aux mêmes règles que ceux des indépendants à titre principal. Vous pouvez également facturer les frais antérieurs au lancement de votre activité. Dès lors, si vous prévoyez de vous inscrire en tant qu’indépendant à titre complémentaire dans un avenir proche, veillez à conserver les preuves d’achat de tous les frais que vous engagez dans ce cadre.