Déclaration de confidentialité

Traitons-nous vos données ?

En tant que groupe de services, le Liantis assiste les entrepreneurs pour tous les aspects liés à l’humain. Du démarrage d’une entreprise en tant qu’indépendant, du paiement des cotisations sociales et de l’épargne-pension, du recrutement et de l’engagement de collaborateurs à la souscription des assurances nécessaires et la gestion de l’administration des salaires en passant par la politique de prévention et le paiement des allocations familiales. En outre, nous aidons aussi les candidats à trouver un emploi et nous proposons des assurances. 

Nous traitons donc principalement des données d’entrepreneurs et de leurs collaborateurs, mais aussi de candidats ou de preneurs d’assurances. Bien entendu, nous traitons aussi les données de nombreux clients potentiels et de tous ceux qui visitent notre site internet.

Nous prenons soin de ces données le mieux possible et nous voulons vous informer de manière totalement transparente. 

Pourquoi collectons-nous vos données ? 

Pour pouvoir offrir nos services, nous avons besoin de pas mal de données personnelles, tant de l’entrepreneur indépendant et de ses collaborateurs que d’un candidat ou d’un preneur d’assurances. 

Grâce à ces données, nous pouvons exécuter correctement notre prestation de services, avec un minimum de tâches administratives pour l’entrepreneur et ses collaborateurs et nous pouvons offrir ainsi le soutien nécessaire à l’entrepreneur et le conseiller le mieux possible, de sorte que ses collaborateurs puissent effectuer leur travail dans des conditions optimales. 

Quelles sont les données que nous possédons sur vous ?

En tant que groupe de services Liantis nous assistons les entrepreneurs pour tous les aspects liés à l’humain. Cela signifie dès lors que nous traitons pas mal de données, tant des entrepreneurs eux-mêmes que des personnes qu’ils emploient.  Vous trouverez ci-dessous une liste des données que nous conservons. Nous n’utilisons pas ces données pour tous nos services, mais nous les limitons par service aux données nécessaires pour effectuer notre prestation de services de manière optimale. 

• Données d’identification : Nous conservons par exemple dans de nombreux cas le nom et la date de naissance pour pouvoir faire une identification correcte, l’adresse pour pouvoir envoyer la correspondance ou le numéro de registre national dans le cadre des exceptions autorisées par la loi, pour pouvoir par exemple communiquer avec l’ONSS.
• Coordonnées : Nous utilisons le numéro de GSM ou l’adresse e-mail pour contacter les personnes concernées si nécessaire. 
• Données familiales : Pour un calcul correct des salaires avec les postes exacts de déduction fiscale, nous conservons au sein du Liantis secrétariat social l’état civil et le nombre de personnes à charge
• Caractéristiques personnelles et données liées au comportement : pour pouvoir vous aider le mieux possible nous conservons les données relatives à la langue que vous parlez pour l’intégrer dans notre communication. Lors d’un entretien d’embauche, il se peut que Liantis talent services rédige un rapport de personnalité sur vous et si vous souscrivez une assurance voiture, Liantis risk solutions conservera les données relatives à votre catégorie de permis. 
• Données relatives à la formation et à la profession: en tant que groupe de services HR nous traitons, de manière répartie sur nos unités, beaucoup de données de ce type. Il s’agit du diplôme, de la commission paritaire et de la fonction à des données relatives aux contrats, à l’ancienneté, au poste de travail et à la fraction d’emploi. Ces données sont importantes entre autres pour les postulations chez Liantis talent services, la prévention et la protection au travail chez Liantis prévention et bien-être et le calcul des salaires au Liantis secrétariat social. Chez Liantis caisse d’assurances sociales et au Liantis guichet d’entreprise nous disposons de ces données des indépendants affiliés.
• Données financières: en tant que groupe de services, nous avons connaissance de nombreuses données financières, ainsi le Liantis secrétariat social sait quels salaires sont payés, et Liantis talent services sait quelles primes et indemnités sont versées. 
• Données physiques : uniquement chez Liantis prévention et bien-être, nous avons connaissance de certaines caractéristiques physiques dans le cadre de la prévention et de la protection au travail
• Données médicales et psycho-sociales : nous traitons également ces données uniquement au sein de Liantis prévention et bien-être, lors de l’exécution de notre mission légale.
• Données judiciaires : dans des cas très limités nous traitons des données judiciaires, par exemple lorsque chez Liantis talent services nous avons l’obligation légale de vérifier si quelqu’un a un casier judiciaire vierge. 
• Données à caractère politique, syndical et philosophiques : nous traitons cette catégorie de données uniquement au sein du Liantis secrétariat social et Liantis prévention et bien-être, parce que pour notre prestation de services, nous devons avoir connaissance de l’affiliation à du syndicat. 

Comment collectons-nous vos données ?

Nous collectons vos données de différentes manières, selon votre relation avec notre Groupe. 

Vous nous communiquez vous-même vos données : 

• Si en tant qu’employeur ou responsable HR vous vous affiliez au Liantis secrétariat social
• Lorsque vous vous présentez chez HR Services pour postuler pour un emploi
• Pour souscrire une police d’assurances chez Liantis risk solutions
• Lors de la création de votre propre entreprise chez Liantis guichet d’entreprise 
• Si vous encodez vos propres données sur notre site internet parce que vous êtes intéressé par l’un de nos services

Votre employeur nous communique vos données :

• Afin de faire calculer votre salaire par le Liantis secrétariat social 
• Pour planifier une visite médicale chez Liantis prévention et bien-être pour la prévention et la protection au travail 
• Pour souscrire une assurance “accidents du travail” pour vous
• Pour calculer vos allocations familiales et les verser

Nous recevons vos données d’un tiers :

• Bon nombre de nos services reçoivent des données de la part des services publics, par exemple par le biais de la sécurité sociale pour le calcul salarial, la prévention et la protection au travail ou le calcul des cotisations sociales des indépendants. 
• Chez Liantis, la caisse d’assurances sociales, le guichet d’entreprises et le fonds de pension reçoivent beaucoup de données par l’intermédiaire des experts-comptables. 
• Liantis risk solutions reçoit des données des compagnies d’assurance. 

Nous recevons vos données via l’usage de notre site, via des cookies. Via ces cookies nous pouvons retenir vos préférences, de sorte que vous ne deviez pas chaque fois transmettre votre préférence linguistique, notre site internet fonctionne plus vite, nous améliorons notre site internet sur la base de données rendues anonymes et nous pouvons, avec votre accord, répondre à vos intérêt pour certains services. Si vous ne souhaitez pas de cookies, vous pouvez les bloquer à tout moment ou les retirer de votre navigateur internet. Mais cela peut influencer le fonctionnement de notre site internet. 

 Pourquoi utilisons-nous vos données ? 

Tout d’abord, nous utilisons vos données pour vous fournir nos services

• Si vous créez votre propre entreprise nous utilisons vos données d’identification et de contact, vos données familiales, vos caractéristiques personnelles et données relatives à votre comportement, vos données relatives à votre formation et à votre profession et vos données financières entre autres pour la constitution de votre dossier et la publication au Moniteur belge.
• Lorsque vous êtes affilié chez Liantis caisse d’assurances sociales nous nous occupons du paiement de vos cotisations sociales à l’aide de données de contact et d’identification, de données relatives à la formation et à la profession et de données financières. 
• Nous calculons votre salaire sur la base de vos données d’identification et de contact, de vos données relatives à votre formation et à votre profession et de vos données financières.
• Afin de protéger votre santé au travail , nous utilisons vos données d’identification et de contact, vos données familiales, vos caractéristiques personnelles et données comportementales, vos données relatives à la formation et professionnelles, vos données physiques, médicales et psychosociales. 
• Si vous postulez chez Liantis talent services nous traitons vos données d’identification et de contact, vos données familiales, vos caractéristiques personnelles et données liées à votre comportement et vos données de formation et professionnelles pour vous aider à trouver un emploi. 
• Si vous avez souscrit une assurance auto chez Liantis risk solutions par exemple, nous utilisons vos données d’identification et de contact, vos caractéristiques personnelles, vos données comportementales et financières pour gérer votre assurance. 

Nous utilisons aussi vos données pour réduire votre charge administrative et nous vous garantissons que nous utilisons les données correctes. C’est la raison pour laquelle nous transmettons vos données d’identification et de contact au sein de notre Groupe, afin que vous ne deviez transmettre qu’une seule fois un changement d’adresse ou une nouvelle adresse e-mail. Nous assurons la transmission en interne de vos données. Cette procédure vous fait économiser du temps et de l’argent et nous sommes sûrs ainsi d’envoyer vos documents personnels à l’adresse correcte et actuelle. 

Si vous êtes personnellement client de différentes unités au sein de notre Groupe, nous utilisons également vos données pour optimiser les services que nous vous rendons. Nous transmettons vos données au sein de notre Groupe afin de vérifier si nous pouvons améliorer les services que nous vous rendons.

Au cas où vous seriez personnellement client, nous utilisons également vos données pour vous proposer des avis personnalisés, comportant les informations pertinentes pour votre situation spécifique.

A qui transmettons-nous vos données ? 

Pour une administration efficace nous partageons vos données au sein de notre Groupe. Au cas où vous seriez client personnellement nous le faisons également pour vous fournir un service optimal et des conseils personnalisés, comme mentionné ci-dessus. 

Nous partageons également vos données en-dehors de notre groupe, lorsque cela s’avère nécessaire dans le cadre de notre prestation de services. Ainsi, nous transmettons par exemple vos données aux services publics, compagnies d’assurances, entreprises de distribution du courrier ou entreprises de technologies de l’information.

Comment sécurisons-nous vos données ?

Afin de sécuriser vos données, nous prenons de nombreuses mesures techniques et organisationnelles pour garantir la disponibilité, l’intégrité et la protection de vos données personnelles.

Nos mesures techniques comprennent entre autres la sécurisation du réseau, la sécurisation du système, les pare-feu, le cryptage et la gestion des accès. Au niveau organisationnel nous nous occupons entre autres de la limitation d’accès physique, des contrôles d’identité, de la prise de conscience de nos collaborateurs, d’une procédure en cas de fuites de données, et d’un suivi minutieux de tout ce qui se passe au sujet de vos données au sein de notre Groupe.

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