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Politique du personnel 02 avril 2021

Nouvelle obligation de déclaration dans le cadre du télétravail obligatoire : voici comment remplir le formulaire

Le mercredi 24 mars 2021, le Comité de concertation a décidé de renforcer le contrôle du respect du télétravail obligatoire. Tous les employeurs doivent dorénavant communiquer un certain nombre de données par le biais d’un formulaire disponible sur le portail de la sécurité sociale depuis ce samedi 27 mars. Il a été annoncé, lors du communiqué de presse officiel qui a suivi le Comité de concertation, que les employeurs devaient également tenir un registre dans lequel ils mentionnent les nom et prénom de tous les travailleurs ne faisant pas de télétravail. Il n’en est néanmoins plus question.

Quels sont les employeurs qui sont soumis à cette obligation de déclaration ?

Cette obligation s’applique à tous les employeurs, sauf aux entreprises qui sont contraintes d’interrompre complètement leurs activités.

Quelles données devez-vous communiquer ?

Vous devez enregistrer deux types de données, et ce, pour chaque unité d’établissement officielle séparément. Si vous n’avez qu’une unité d’établissement, vous devez simplement enregistrer les données au niveau de la forme juridique de votre entreprise.

  1. D’une part, vous devez mentionner le nombre de personnes occupées dans votre entreprise au premier jour de travail du mois.
  2. D’autre part, vous mentionnez aussi le nombre de personnes occupées dans votre entreprise (au premier jour de travail du mois) qui exercent une fonction qui est absolument incompatible avec le télétravail. Vous comptez donc uniquement les fonctions qui ne peuvent en aucun cas être exercées depuis le domicile. Pensez par exemple à un vendeur dans un magasin de vêtements ou à un infirmier travaillant dans un hôpital.

Attention ! Vous ne pouvez pas vous limiter dans cette réflexion à vos travailleurs propres. Vos travailleurs intérimaires, les travailleurs de sociétés qui exercent des activités dans votre entreprise et les indépendants qui travaillent chez vous doivent également être pris en compte, mais seulement si ceux-ci travaillent chez vous de manière structurelle. Le caractère « structurel » est essentiel et doit être clairement distingué de la présence « ponctuelle » (occasionnelle) de tiers dans votre entreprise.

Où trouver le formulaire et comment le remplir ?

Le formulaire est disponible sur le portail de la sécurité sociale (socialsecurity.be). Pour le remplir, vous pouvez utiliser votre eID, l’app itsme ou les autres possibilités techniques qui sont offertes par le système d'accès CSAM.

Devrez-vous répéter cette opération ou s’agit-il d’une déclaration unique ?

Vous devrez soumettre cette déclaration tous les mois, au plus tard le sixième jour civil du mois.

Les nombres sont identiques à ceux déclarés pour le mois précédent ? Vous devez (pour le moment) encore communiquer toutes les données demandées par le biais du formulaire tous les mois.

Quand cette obligation entre-t-elle en vigueur ?

Étant donné que le formulaire doit à chaque fois être rempli pour le sixième jour civil du mois, cette obligation entrera en vigueur le 6 avril 2021. Vous pouvez toutefois le remplir avant cette date.

Que risque mon entreprise si je ne remplis pas le formulaire (à temps) ?

Les employeurs qui ne remplissent pas cette obligation (à temps) peuvent être punis d’une sanction « de niveau deux » :

  • soit une amende pénale allant de 400 à 4 000 euros ;
  • soit une amende administrative allant de 200 à 2 000 euros.

Quel objectif les autorités visent-elles avec cette obligation ?

L’obligation d’enregistrement doit sensibiliser les employeurs au télétravail obligatoire. Par ailleurs, l’enregistrement fournit aux inspecteurs une base de discussion si, à l’occasion d'un contrôle, ils constatent des différences significatives entre les données communiquées et la présence effective de collaborateurs sur le lieu de travail.  Enfin, par l'intermédiaire du datamining, il permet à l’ONSS de détecter les entreprises qui ont déclaré de (trop) nombreux travailleurs par rapport à d’autres entreprises d’une branche similaire.   

Que fait Liantis pour vous ?

Nous calculons le nombre de travailleurs occupés pour chaque client et pour chaque unité d’établissement. Vous pouvez demander ces données à votre conseiller clientèle. Vous pouvez alors déjà enregistrer ces chiffres, à condition qu’il n’y ait pas de tiers qui travaillent de manière structurelle dans votre entreprise, sans quoi vous devez encore ajouter ceux-ci aux chiffres fournis.

Vous pouvez bien entendu adresser toutes vos questions sur cette nouvelle obligation à votre conseiller clientèle.