Comment faire face à une surcharge de travail même en ces temps de coronavirus ?

Horaire flexible

Votre entreprise a déjà instauré un système d’horaire flexible ? Vous pouvez dans ce cas envisager de l’élargir durant la période chargée. Un système flexible permet aux collaborateurs de travailler plus de neuf heures par jour et/ou quarante heures par semaine sans que vous deviez leur verser un sursalaire. Ces « heures en plus » peuvent dès lors être récupérées à des moments plus calmes et également être rémunérées. Dans le cadre d’un système flexible, le collaborateur reçoit en effet toujours un salaire moyen, dans les périodes tant chargées que creuses.

L’extension du nombre d’heures flexibles connaît bien évidemment ses limites. Dans la plupart des cas, il est interdit de travailler plus de onze heures par jour et cinquante heures par semaine. La communication préalable au collaborateur de ce nouvel « horaire de pic » constitue également une condition pour pouvoir appliquer ce système sans risquer de devoir payer un sursalaire.

Heures supplémentaires volontaires

Vous ne travaillez pas selon un système flexible ? Vous pouvez dans ce cas convenir avec votre/vos collaborateur(s) de prester des heures supplémentaires. À condition bien évidemment d’établir un accord formel dans ce cadre. Il est possible de prester des heures supplémentaires en travaillant jusqu’à 11 heures par jour et/ou 50 heures par semaine. Dans ce cas, ces heures ne doivent pas être récupérées, puisque les heures supplémentaires volontaires sont toujours rémunérées. Selon les règles de sursalaire en vigueur, il s’agit d'un paiement à 150 % ou 200 %. Votre collaborateur peut ainsi travailler maximum 120 heures supplémentaires volontaires par an.

• Vous travaillez dans le secteur de la construction ? Découvrez quel régime d’heures supplémentaires s’adapte au mieux à votre situation.
• Vous travaillez dans le secteur de l’horeca, consultez dans ce cas notre brochure sur les heures supplémentaires dans l’horeca.

Report de la prise de congé

Si la période chargée tombe durant les vacances d’été, il serait bien évidemment plus intéressant que vos collaborateurs ne partent pas en congé à ce moment-là. Mais malheureusement, une période de vacances approuvée ne peut pas tout simplement être annulée. Cette annulation peut uniquement avoir lieu d’un commun accord, tout comme la prise d'un congé demande l’accord des deux parties.

La législation sur les vacances annuelles stipule toutefois le respect de quelques conditions minimales.

• Il doit s’agir d'une période de vacances de minimum une semaine (ininterrompue).
• Cette période minimale ininterrompue passe à deux ou trois semaines entre le 1er mai et le 31 octobre (pour les collaborateurs qui n’ont pas atteint dix-huit ans au 31 décembre de l’exercice de vacances), sauf si le collaborateur a une autre préférence.
• Pour les chefs de famille, les vacances sont de préférence accordées durant la période des vacances scolaires (non contraignant).
• Le collaborateur doit prendre ses vacances avant la fin de l’année calendrier.

Autres horaires

Il vous est peut-être impossible de compter sur tout votre effectif en raison des règles de distanciation obligatoires : tout le monde ne peut en effet pas travailler en même temps à son lieu de travail habituel. L’application d’horaires décalés peut dans ce cas vous aider en partie. Mais ici aussi, il vous faudra l’accord de vos collaborateurs. Il vaut mieux concrétiser formellement cet accord par l’ajout d’une annexe au contrat de travail qui reprend le nouvel horaire du collaborateur. Étant donné que l’adaptation de l’horaire n’est probablement que temporaire, le règlement de travail ne doit pas être modifié pour reprendre les nouveaux horaires.

Étudiants

Vous pouvez bien évidemment engager de la main-d'œuvre supplémentaire pour faire face à la surcharge de travail. Les charges salariales des étudiants restent par ailleurs limitées, à condition qu'ils soient occupés au statut d’étudiant pendant maximum 475 heures par an. 

La cotisation totale de solidarité est donc égale à 8,14 % au premier et au deuxième trimestre et à 8,13 % au troisième et au quatrième trimestre. Cette cotisation de solidarité est constituée d’une cotisation employeurs et d’une cotisation travailleurs. Les deux cotisations sont calculées au salaire brut à 100 % (tant pour les ouvriers que pour les employés) :

• la cotisation patronale (qui s’ajoute donc au salaire) s’élève à 5,42 % et est majorée au premier et au deuxième trimestre d’une cotisation de 0,01 % pour le Fonds amiante ;
• la retenue pour les travailleurs (qui est déduite du salaire brut) s’élève à 2,71 %.

Flexi-jobs

Les flexi-jobistes complètent parfaitement votre effectif aux moments opportuns. Étant donné que le flexi-jobiste dispose déjà d’un emploi fixe, il peut plus facilement répondre à des missions limitées ou de courte durée. Cette forme d’occupation temporaire est autorisée dans les secteurs de l’horeca, du retail, de la coiffure et des soins esthétiques.

Veillez toutefois à respecter les conditions suivantes :

• Le flexi-jobiste doit avoir été occupé au minimum à 4/5e chez un ou plusieurs autres employeurs ou être pensionné au troisième trimestre précédant le trimestre actuel.
• Au cours du trimestre actuel, vous ne pouvez pas l’occuper sous contrat de travail à 4/5e ou plus. Vous ne pouvez pas non plus occuper en tant que flexi-jobiste, des collaborateurs qui bénéficient actuellement d’une indemnité d’interruption ou qui sont en préavis chez vous.

Intérimaires

Les flexi-jobistes ne sont pas une option pour votre entreprise ? Vous pouvez dans ce cas faire appel à des collaborateurs intérimaires.