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Depuis le 1er avril 2017, toutes les associations des copropriétaires (ACP) doivent enregistrer le mandat de leur syndic auprès de la Banque Carrefour des Entreprises (BCE). Les nouvelles dispositions sont régies par l'Arrêté Royal (AR) du 15 mars 2017. Cet AR accordait aux ACP préexistantes un délai d’un an (soit jusqu'au 1er avril 2018) afin de s’y conformer.
Malgré l'expiration du délai, il reste encore beaucoup de travail. En effet, le mandat du syndic n’est pas encore inscrit dans la BCE pour de nombreuses ACP. Selon le SPF Économie, cela concernerait principalement les mandats des syndics particuliers. Toutefois, bien que cet AR ne prévoit aucune sanction cela ne veut pas dire qu'il n'y a pas des conséquences en cas de non-respect de la législation.
L’enregistrement auprès de la BCE offre plus de transparence: grâce à l’outil de recherche publique de la BCE « le Public Search », tout le monde peut rapidement vous identifier en tant que syndic de l’immeuble. Ceci est utile, par exemple, pour les fournisseurs ou les entrepreneurs qui ne doivent plus se rendre à l’adresse de l’immeuble pour récupérer vos données.
En outre, il est de plus en plus courant que les banques refusent d'ouvrir un compte au nom de l’ACP si le mandat du syndic n'est pas enregistré dans la BCE. Bien que la présentation du numéro d’identification de l’ACP ainsi que l’extrait du procès-verbal d’assemblée générale signé par les copropriétaires devraient constituer une preuve légale de votre mandat de syndic, sans l’inscription de votre mandat dans la BCE, vous pourriez faire face à un retard administratif dans vos démarches auprès des banques.
De plus, il est important de savoir qu’ignorer cette obligation légale d’enregistrement peut également compromettre votre responsabilité à l’égard de l’ACP. Ne pas réaliser votre fonction comme un syndic prudent et diligent peut être considéré comme une faute et par conséquent, l’ACP peut engager votre responsabilité. Par exemple, lorsqu'un fournisseur d'électricité envoie des rappels pour une facture impayée au mauvais syndic. Si vous n’êtes pas renseigné dans la BCE comme le syndic de l’ACP, cela pourrait être considéré comme une faute avec toutes les conséquences que cela peut impliquer en terme de responsabilité.
En plus de risquer d’engager votre responsabilité à l’égard de l’ACP, ne pas respecter l’obligation légale d’inscrire votre mandat dans la BCE, constitue une erreur déontologique pour les membres de l’Institut Professionnel des Agents Immobiliers (l’IPI). Ainsi, malgré l’absence de sanction légale, l’IPI a déclaré que ses membres qui n'enregistrent pas leur mandat de syndic peuvent s'attendre à une sanction déontologique.
Que vous soyez copropriétaire ou agréé par l’IPI, que vous soyez un syndic particulier ou un syndic professionnel, que vous exercez en personne physique ou en société, et que vous ayez été nommé par un juge ou par l’AG de l’ACP, à partir du 1er avril 2017, tous les syndics (pour les exceptions, voir la question fréquente numéro 3) doivent enregistrer leur mandat dans la BCE.
L’inscription doit être demandée directement par l’ACP ou son syndic au plus tard, le jour ouvrable qui précède la prise de cours du mandat. Par contre, si la décision de la nomination a été prise moins de 8 jours ouvrables avant la prise de fonction du syndic alors l’inscription peut avoir lieu dans les 8 jours ouvrables suivant cette décision.
Toute décision de modification ou de radiation de votre mandat doit être transmise auprès du service du guichet d’entreprises dans les mêmes délais, afin que les données puissent être adaptées dans la BCE.
Attention : c’est toujours le syndic en fonction (c.-à-d. le syndic dont le mandat est encore ou déjà en cours) qui doit faire la demande auprès du service du guichet d’entreprises (pour plus d'infos, voir la question fréquente numéro 15). En effet, si votre nomination est récente, avant la date de commencement de votre nouveau mandat, vous n’êtes pas habilité à soumettre la demande d’inscription auprès du guichet d’entreprises. Toutefois, si l’ancien syndic n’a pas fait le nécessaire, l’ACP peut désigner un mandataire pour demander l’inscription, ou au moment du commencement de votre mandat, vous pourrez prendre toutes les mesures nécessaires pour inscrire celui-ci dans la BCE.
N’oubliez pas de transmettre la radiation de l’ancien syndic et l’inscription du nouveau syndic en une seule demande (de modifications). De cette manière, le montant à payer fixé par la loi ne sera dû qu’une seule fois.
Attention : Si votre mandat (qui est déjà inscrit dans la BCE) est simplement prolongé après 3 ans (ce mandat, qui ne peut pas être prolongé de façon tacite, mais qui doit toujours être prolongé suite à la décision expresse de l’assemblée générale) vous ne devez pas avertir le guichet d’entreprises parce que votre mandat n’a pas changé. En effet, l’ACP ou le syndic en fonction devra uniquement contacter le service du guichet d’entreprises en cas de changement ou radiation d’un mandat.
Pour l’inscription, la modification ou la suppression de votre mandat dans la BCE, l’ACP paie un montant légal et indexé chaque année. Vous pouvez introduire très facilement votre demande en ligne :
L’ACP n’a pas encore de numéro d’identification ou l’adresse de l’ACP et/ou le nom est/sont incorrect(e)(s) dans la BCE ? Liantis fait le nécessaire pour vous moyennant un petit supplément de frais.
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