Jouw KBO-registratie als syndicus vlot geregeld

We maken het je heel gemakkelijk. Je hoeft enkel het inschrijvingsformulier hierboven in te vullen. Wij nemen dan contact met je op en brengen je inschrijving verder in orde.

De inschrijving, wijziging of schrapping van je mandaat als syndicus in de Kruispuntbank voor Ondernemingen bedraagt vanaf 1 januari 2019 88,5 euro per VME. Dit is een wettelijk vastgelegd bedrag dat jaarlijks wordt geïndexeerd.

Schrijf je toch in via bovenstaand formulier. Vink op het formulier aan: ‘Ik weet niet of mijn VME al een ondernemersnummer heeft’. Wij controleren dan of jouw Vereniging van Mede-eigenaars al gekend is in de KBO. Is dit nog niet het geval, dan zorgen wij ervoor dat jouw VME een ondernemingsnummer in de KBO wordt toegekend. We maken ook meteen jouw registratie als syndicus in orde. Meer weten over waarom een VME misschien nog geen ondernemingsnummer heeft? Lees verder bij vraag nummer 9.

Wij nemen je alle zorg en werk uit handen. Vul het inschrijvingsformulier via de paarse knop hiernaast in en vink hierop aan: ‘Ik ben syndicus van meerdere VME’s. We nemen dan contact met je op en zorgen dat de administratie voor jou tot een minimum wordt beperkt.

Wanneer een pand wordt opgesplitst in verschillende kavels die aan twee of meerdere eigenaars toebehoren, dan ontstaat er een gedwongen onverdeeldheid die in principe steeds onder toepassing valt van de appartementswet (art. 577-3 t.e.m. 577-14 Burgerlijk Wetboek). Dit geldt ongeacht het type vastgoed (appartementsgebouw, garagecomplex, …) of de wijze waarop de kavels bewoond worden (eigen gebruik, verhuur, …). 

De opsplitsing van een gebouw (b.v. in verschillende appartementen) veronderstelt steeds een (notariële) splitsingsakte, traditioneel basisakte genoemd. Van zodra zowel de basisakte, als de akte waarbij ten minste één van de kavels eigendom wordt van iemand anders, zijn overgeschreven op het hypotheekkantoor, vormen de verschillende mede-eigenaars van het gebouw een Vereniging van Mede-eigenaars (VME) met eigen rechtspersoonlijkheid. Op dat moment krijgt de VME via het hypotheekkantoor een actief ondernemingsnummer. 

Uitzondering hierop zijn de “kleine” gebouwen die slechts twee à vier kavels tellen én waarvan de basisakte de toepassing van de appartementswet wegens die reden uitdrukkelijk uitsluit. In dat geval heeft de VME geen rechtspersoonlijkheid en krijgt ze geen ondernemingsnummer. Ook de registratie van haar eventueel informele syndicus in de KBO is dan logischerwijze niet vereist. 

Elke VME met rechtspersoonlijkheid is verplicht een syndicus aan te stellen. Dat kan zowel een rechtspersoon als een natuurlijk persoon zijn.

De taken van syndicus mogen enkel uitgevoerd worden door:

• ofwel een particuliere syndicus (= mede-eigenaar, natuurlijk of rechtspersoon, BIV-erkenning is dan niet nodig)
• ofwel een professionele syndicus (natuurlijk of rechtspersoon):
  • die ofwel een door het BIV erkend vastgoedmakelaar is
  • ofwel iemand uit een aanverwant beroep: advocaat, boekhouder, landmeter, architect,.... (de voorwaarden tot uitoefening van het mandaat van syndicus worden dan door de respectievelijke ordes/beroepsverenigingen bepaald)

Enkel wanneer je je mandaat bezoldigd én als zelfstandige uitoefent, én je niet reeds uit hoofde van een andere beroepsactiviteit bent aangesloten, moet je je als syndicus ook aansluiten bij een sociaal verzekeringsfonds. Van zodra je méér dan een loutere onkostenvergoeding ontvangt, spreken we van een bezoldiging. Ben je minstens halftijds loontrekkend in het kader van je normale job, dan kan je aansluiten in bijberoep. Zo niet, moet je in hoofdberoep aansluiten.

Dit kan verschillende oorzaken hebben:

• Ofwel gaat het om een klein appartementsgebouw (met 2 à 4 privatieven) of loutere garagecomplexen en werd de appartementswet in de basisakte buiten toepassing verklaard. In dat geval heeft de VME geen rechtspersoonlijkheid en geen ondernemingsnummer. Er dient dan ook geen syndicus te worden aangesteld, laat staan geregistreerd in de KBO. Het beheer van de mede-eigendom kan dan informeel geregeld worden, weliswaar steeds in overeenstemming met de bepalingen in de basisakte.
  • Werd de appartementswet in de basisakte buiten toepassing verklaard en wens je dit te veranderen? Zodra één van de mede-eigenaars niet meer akkoord gaat, kan de afwijking opnieuw ter discussie worden gesteld door een procedure in te stellen bij de vrederechter. Gaan alle mede-eigenaars akkoord, dan kan er door de notaris ook een wijzigende basisakte verleden worden. Vanaf de overschrijving van deze akte op het hypotheekkantoor, heeft de VME dan rechtspersoonlijkheid, zal ze een ondernemingsnummer krijgen, en is de klassieke procedure van toepassing. 
  • Twijfelt u of de appartementswet al dan niet buiten toepassing verklaard werd? Bezorg een kopie van de basisakte aan Liantis ondernemingsloket, en wij vertellen u meteen of uw VME al dan niet over een ondernemingsnummer dient te beschikken.
• Het kan ook zijn dat het om een recente basisakte gaat die nog niet op het hypotheekkantoor werd overgeschreven. Een VME verkrijgt immers pas dan een ondernemingsnummer.
  • Werd je in de statuten tot syndicus benoemd en heeft je VME nog geen ondernemingsnummer? Dien je aanvraag sowieso tijdig in, ook al is het ondernemingsnummer van de VME nog niet bekend. De termijn van 8 werkdagen uit het KB heeft immers enkel betrekking op het tijdig indienen van je aanvraag. Het dossier wordt bij ons vervolgens tijdelijk op ‘on hold’ gezet en zodra het ondernemingsnummer bekend is en het dossier dus volledig, wordt je mandaat in de KBO geregistreerd.
• Tot slot is het ook mogelijk dat het om een oud gebouw gaat of dat er een fout werd gemaakt op het hypotheekkantoor en de VME om de een of andere reden nog geen ondernemingsnummer heeft gekregen. 
  • Is dit het geval? Indien je ons een kopie van de basisakte bezorgt, kunnen we ook in dit geval het nodige voor je doen, en dat voor een meerprijs van € 35 + btw.

Bij grote mede-eigendommen van meer dan 20 kavels kan de basisakte bij een groep van gebouwen voorzien in de vorming van deelverenigingen per gebouw of, ingeval het om één gebouw gaat waarin er fysiek duidelijk te onderscheiden onderdelen aanwezig zijn, per onderdeel van het gebouw. 

Een complex genaamd “X” bestaande uit drie aparte gebouwen (blok 1, 2 en 3) zal op die manier bijvoorbeeld 4 verschillende verenigingen tellen: één hoofdVME, die bestaat uit alle mede-eigenaars van de drie blokken samen, en drie deelVME’s die telkens bestaan uit de mede-eigenaars van het blok in kwestie.

De 4 verenigingen hebben duidelijk afgescheiden bevoegdheden: zo is de hoofdVME exclusief bevoegd voor de algemeen gemeenschappelijke delen (b.v. de tuin rond de drie gebouwen, eventueel gemeenschappelijke funderingen van de drie gebouwen, …), waar de drie deelVME’s exclusief bevoegd zijn voor de particulier gemeenschappelijke delen van hun respectievelijke blok (b.v. de gangen, inkomhal en lift van een blok).

Naast duidelijk afgescheiden bevoegdheden beschikken die 4 verenigingen ook elk over hun eigen organen (AV, syndicus, enz.). Inderdaad, ben je syndicus van het volledige complex, dan dien je 4 maal tot syndicus benoemd te worden: éénmaal door de AV van de hoofdVME en telkens door de AV van elke deelVME. Om je mandaat voor het volledige complex en dus op niveau van alle 4 de ondernemingsnummers in de KBO te kunnen registeren, zal je het ondernemingsloket dus 4 bewijzen van benoeming moeten bezorgen.

Ja. Het feit dat de rechtstoestand van je VME nog op ‘Juridische oprichting’ staat, vormt geen beletsel voor de registratie van je mandaat in de KBO.

Bij bouwprojecten in een nieuwe verkaveling waarbij de basisakte reeds tijdens de bouwwerken wordt verleden, kan het zijn dat het juiste adres en/of huisnummer van de VME in de basisakte ontbreekt. Bij het toekennen van een ondernemingsnummer zal het adres van de VME dan vaak SN (sine numero) in de KBO vermelden. 

Wat ook regelmatig voorkomt, is dat dit foutief adres ook in de benaming van de VME werd opgenomen. Indien gewenst kan Liantis in die gevallen voor de prijs van 37 euro + btw de benaming en het adres in de KBO recht laten zetten. Een foutieve rechtsvorm daarentegen komt minder vaak voor, maar ook dat kan Liantis voor dezelfde prijs voor je onderzoeken en eventueel laten corrigeren.

Opgelet: Voor wijzigingen die verder gaan dan bovenvermelde, is steeds een wijzigende basisakte vereist.

Afhankelijk van hoe je benoemd werd, dien je ons volgend bewijsstuk te bezorgen:

• Indien je benoemd werd in het reglement van mede-eigendom (= onderdeel van de statuten, meestal basisakte genoemd): kopie van de basisakte
• Indien je benoemd werd door de rechter: kopie van het vonnis
• Indien je benoemd werd door de Algemene Vergadering van de VME (meest voorkomend): 
  • ofwel een kopie van het getekend verslag van de AV, waarin je tot syndicus werd benoemd of je mandaat werd verlengd. Opgelet: uit het verslag moet blijken dat je mandaat reeds lopend is, en sowieso niet langer dan drie jaar geleden begon of verlengd werd. Dien je de aanvraag tot wijziging in als syndicus die vervangen wordt, dan moet uit het verslag blijken dat je mandaat op het moment van het indienen van je aanvraag nog steeds lopend is.
  • ofwel een (door jou) getekend uittreksel uit het verslag van de AV, waarin minstens de nodige gegevens zijn opgenomen. 

Opgelet: Het contract dat je als gevolg van je benoeming door de AV nadien met een gevolmachtigde van de VME sluit, geldt niet als bewijs van benoeming.

Dat hangt af van de vraag welke syndicus in functie is op het moment van de aanvraag:

• Vb. 1: Beslissing door de AV van 01/09/2018 tot benoeming van syndicus X vanaf 01/11/2018 ter vervanging van syndicus Y vanaf dezelfde dag : de aanvraag tot wijziging moet ten laatste op 31/10/2018 bij het ondernemingsloket ingediend zijn. Het is dus de oude syndicus Y die de aanvraag zal moeten doen, aangezien het zijn mandaat is dat gedurende de wettelijke termijn lopend is.  Laat hij na het nodige te doen, dan kan de nieuwe syndicus X de aanvraag slechts indienen vanaf het moment dat zijn mandaat een aanvang neemt, dus ten vroegste vanaf 01/11/2018.
• Vb. 2: Beslissing door de AV van 01/09/2018 tot benoeming van syndicus X vanaf 03/09/2018 ter vervanging van syndicus Y vanaf dezelfde dag : de aanvraag tot wijziging moet ten laatste op 12/09/2018 bij het ondernemingsloket ingediend zijn. Op 01/09/2018 en 02/09/2018 kan het bijgevolg nog steeds de oude syndicus Y zijn die de aanvraag indient, maar vanaf 03/09/2018 is het enkel de nieuwe syndicus X die bevoegd is.

Dit is de datum waarop je mandaat of de verlenging ervan werkelijk gestart is. Die datum kan dus verschillend zijn van de datum waarop de Algemene Vergadering de beslissing tot benoeming of verlenging heeft genomen. Werd je in het reglement van mede-eigendom reeds tot syndicus benoemd, dan komt die datum zelfs in veel gevallen overeen met de datum van ondertekening van de basisakte. 

Opgelet: Uit het verslag van de AV moet altijd blijken dat je mandaat geldig is.

• Vb.1: Beslissing door de AV van 1/01/2017 tot verlenging van je mandaat met één jaar, dus tot 1/01/2018: Op vandaag kan je het verslag van die AV niet meer kan gebruiken als basis om je mandaat in de KBO te registeren. Je zult een nieuw verslag moeten bezorgen.
• Vb.2: Beslissing door de AV van 1/01/2014 waarin je tot syndicus wordt benoemd (zonder einddatum): Op vandaag kan je het verslag van die AV niet meer gebruiken als basis om je mandaat in de KBO te registeren. De wet bepaalt immers dat het mandaat van een syndicus niet langer dan drie jaar kan duren, maar wel hernieuwd kan worden door uitdrukkelijke beslissing van de AV. Je zult ons dus het verslag van de AV van 1/01/2017 moeten bezorgen waarin uitdrukkelijk beslist werd je mandaat te verlengen. De datum van aanvang van je mandaat zal dan in de KBO wel 1/01/2014 zijn, maar om te kunnen bewijzen dat je op het moment van je aanvraag bij ons nog steeds in functie bent, moet je ons het verslag van de AV van 1/01/2017 bezorgen. 

In geval van een wijziging of schrapping van het mandaat is de datum die ingeschreven wordt in de KBO steeds de datum waarop die wijziging of schrapping in voege treedt. 

Als het je vennootschap is die tot syndicus werd benoemd, dan wordt die met haar ondernemingsnummer geregistreerd. Oefen je de functie van syndicus daarentegen uit als natuurlijk persoon, dan moet je steeds met je rijksregisternummer opgenomen te worden, ongeacht of je een particulier syndicus bent zonder ondernemingsnummer of een professionele syndicus (eenmanszaak) met een ondernemingsnummer.

Enkel wanneer de beslissing van de AV met betrekking tot de benoeming van de syndicus expliciet een speciale delegatie aan een natuurlijk persoon in je vennootschap vermeldt (die gemachtigd is de taak van syndicus uit te oefenen), moet die vertegenwoordiger ook in de KBO worden geregistreerd. 

De benoeming van een vennootschap als syndicus zonder speciale delegatie aan een natuurlijk persoon vermijdt immers dat de VME (op aangeven van die vennootschap) een wijziging in de KBO zou moeten aanvragen (en betalen) telkens wanneer die persoon wegens interne reorganisatie, ontslag, … de vennootschap zou verlaten of de taak van syndicus niet meer zou mogen uitoefenen.