My Liantis

Jouw KBO-registratie als syndicus vlot geregeld

Ben je syndicus van één of meerdere vereniging(en) van mede-eigenaars (VME)? Sinds 1 april 2017 ben je wettelijk verplicht om je mandaat als syndicus te registreren in de Kruispuntbank van Ondernemingen (KBO). Op deze pagina kun je dat gemakkelijk regelen. Vul het inschrijvingsformulier in en wij maken jouw registratie verder in orde!

Maak het je gemakkelijk, registreer je via Liantis ondernemingsloket in de KBO

  1. Inschrijving verplicht: Iedere syndicus moet sinds april 2017 zijn mandaat in een VME, én elke wijziging of schrapping ervan, laten opnemen in de Kruispuntbank van Ondernemingen (KBO).
  2. Wettelijk tarief: Voor elke inschrijving, wijziging of schrapping van je mandaat als syndicus in de KBO, is de VME het normale inschrijvingsrecht voor de KBO verschuldigd. Dat is  een wettelijk vastgelegd bedrag, dat jaarlijks wordt geïndexeerd. Je vindt het precieze bedrag terug in onze tarieventabel.
  3. Gemakkelijk: Inschrijven via Liantis is de gemakkelijkste manier om de registratie van je mandaat als syndicus te regelen. Vul hier het inschrijvingsformulier in, dan ben je zeker dat je aan de wettelijke verplichting voldoet.

Veelgestelde vragen

Vul het inschrijvingsformulier in en duid aan dat je mandaat in meer dan één VME moet geregistreerd worden. We nemen dan contact met je op en zorgen dat de administratie voor jou tot een minimum wordt beperkt.

Wanneer een pand wordt opgesplitst in verschillende kavels die aan twee of meerdere eigenaars toebehoren, dan ontstaat er een gedwongen onverdeeldheid die in principe steeds onder toepassing valt van de appartementswet (art. 577-3 t.e.m. 577-14 oud Burgerlijk Wetboek). De verschillende mede-eigenaars van het gebouw vormen dan een Vereniging van Mede-eigenaars (VME), die een op zichzelf bestaande juridische entiteit is (d.w.z. met rechtspersoonlijkheid) en haar eigen ondernemingsnummer heeft.

De opsplitsing van een gebouw (b.v. in verschillende appartementen) veronderstelt steeds een (notariële) splitsingsakte, die de statuten van het gebouw bevat. De statuten bestaan uit twee delen: de basisakte enerzijds en het reglement van mede-eigendom anderzijds. Daarnaast moet ook een reglement van interne orde worden opgesteld, maar dat hoeft niet via notariële akte. Zodra de statuten van het gebouw op het bevoegde kantoor van de Algemene Administratie van de Patrimoniumdocumentatie (vroeger: hypotheekkantoor) zijn overgeschreven, wordt een ondernemingsnummer voor de VME gecreëerd. Uitzondering hierop zijn de gebouwen  waarvan de basisakte de toepassing van de appartementswet  uitdrukkelijk uitsluit. In dat geval heeft de VME géén rechtspersoonlijkheid en krijgt ze géén ondernemingsnummer. Ook de registratie van haar eventueel informele syndicus in de KBO is dan logischerwijze niet vereist. Zie ook vraag nummer 8.

Enkel VME’s met rechtspersoonlijkheid (zie vraag 2) zijn verplicht een syndicus aan te stellen en zijn/haar mandaat in de KBO te registeren.  VME’s zonder rechtspersoonlijkheid zijn niet aan de appartementswet onderworpen en kunnen het beheer van hun gebouw dus vrij organiseren. Stellen ze bijvoorbeeld, hoewel dit dan niet verplicht is, toch een syndicus aan, dan is die functie louter informeel, en moet noch kan dit mandaat in de KBO worden geregistreerd.

Een syndicus kan op drie manieren worden aangesteld:

  • ofwel in het reglement van interne orde
  • ofwel door de rechter
  • ofwel door de Algemene Vergadering van de VME

Volgende categorieën van (rechts)personen kunnen syndicus zijn:

  • een door het BIV erkende vastgoedmakelaar
  • een mede-eigenaar
  • een advocaat, lid van het Instituut van de Belastingadviseurs en de Accountants (IBA), architect of landmeter-expert, op voorwaarde dat hij/zij bij zijn Orde/Instituut is aangesloten

Een syndicus kan zowel een natuurlijk als een rechtspersoon zijn, en kan zijn functie vrijwillig uitoefenen, dan wel als beroepsactiviteit.

Enkel wanneer je je mandaat bezoldigd én als zelfstandige uitoefent, én je niet reeds uit hoofde van een andere beroepsactiviteit bent aangesloten, moet je je als syndicus ook aansluiten bij een sociaal verzekeringsfonds. Van zodra je méér dan een loutere onkostenvergoeding ontvangt, spreken we van een bezoldiging. Ben je minstens halftijds loontrekkend in het kader van je normale job, dan kan je aansluiten in bijberoep. Zo niet, moet je in hoofdberoep aansluiten.

Duid bij je online inschrijving aan dat het ondernemingsnummer van de VME nog niet gekend is of nog aangevraagd moet worden. Wij controleren dan voor jou of je VME al bekend is in de KBO. Is dat nog niet zo? Indien nodig zorgen we er voor een kleine meerprijs voor dat jouw VME alsnog een ondernemingsnummer krijgt toegekend in de KBO. We maken daarna ook meteen de registratie van jouw mandaat als syndicus in orde. Meer weten over waarom een VME soms nog geen ondernemingsnummer heeft? Lees hieronder dan verder.

Dit kan verschillende oorzaken hebben:

  • Ofwel gaat het om een klein appartementsgebouw (met 2 à 4 privatieven) of loutere parkeer- of garagecomplexen, waarbij van de mogelijkheid gebruik werd gemaakt om in de basisakte de appartementswet buiten toepassing te verklaren. In dat geval heeft de VME geen rechtspersoonlijkheid en geen ondernemingsnummer. Er dient dan ook geen syndicus te worden aangesteld, laat staan geregistreerd in de KBO. Het beheer van de mede-eigendom kan dan informeel geregeld worden, weliswaar steeds in overeenstemming met de bepalingen in de basisakte.
    • Werd de appartementswet in de basisakte buiten toepassing verklaard en wens je dit te veranderen? Weet dan dat daarvoor een wijzigende notariële akte vereist is. Vanaf de overschrijving van deze akte op het bevoegde kantoor van de Algemene Administratie van de Patrimoniumdocumentatie (vroeger: hypotheekkantoor), krijgt de VME dan rechtspersoonlijkheid, wordt  een ondernemingsnummer voor haar gecreëerd, en moet ze het mandaat van haar syndicus in de KBO registeren. 
    • Twijfel je of de appartementswet al dan niet buiten toepassing verklaard werd? Bezorg een kopie van de statuten van het gebouw aan Liantis ondernemingsloket, en wij vertellen je meteen of jouw VME al dan niet over een ondernemingsnummer moet beschikken.
  • Het kan ook zijn dat de statuten nog maar recent door de notaris werden verleden en daarom nog niet op het bevoegde kantoor van de Algemene Administratie van de Patrimoniumdocumentatie (vroeger: hypotheekkantoor) werden overgeschreven. Een VME verkrijgt immers pas vanaf die overschrijving een ondernemingsnummer.
    • Werd je in het reglement van interne orde tot syndicus benoemd en heeft je VME nog geen ondernemingsnummer? Dien je aanvraag sowieso tijdig in, ook al is het ondernemingsnummer van de VME nog niet bekend. De termijn van 8 werkdagen uit het KB heeft immers enkel betrekking op het tijdig indienen van je aanvraag. Het dossier wordt bij ons vervolgens tijdelijk op ‘on hold’ gezet en zodra het ondernemingsnummer bekend is en het dossier dus volledig, wordt je mandaat in de KBO geregistreerd.
  • Tot slot is het ook mogelijk dat het om een oud gebouw gaat of dat er een fout werd gemaakt op het bevoegde kantoor van de Algemene Administratie van de Patrimoniumdocumentatie (vroeger: hypotheekkantoor) . 
    • Is dit het geval? Bezorg ons dan een kopie van de statuten  en we zorgen er voor een kleine meerprijs voor dat je VME alsnog een ondernemingsnummer krijgt.

Bij grote mede-eigendommen van meer dan 20 kavels kan de basisakte bij een groep van gebouwen voorzien in de vorming van deelverenigingen per gebouw of, ingeval het om één gebouw gaat waarin er fysiek duidelijk te onderscheiden onderdelen aanwezig zijn, per onderdeel van het gebouw.

De vier verenigingen hebben duidelijk afgescheiden bevoegdheden: zo is de hoofdVME exclusief bevoegd voor de algemeen gemeenschappelijke delen (b.v. de tuin rond de drie gebouwen, eventueel gemeenschappelijke funderingen van de drie gebouwen, …), waar de drie deelVME’s exclusief bevoegd zijn voor de particulier gemeenschappelijke delen van hun respectievelijke blok (b.v. de gangen, inkomhal en lift van een blok).

Naast duidelijk afgescheiden bevoegdheden beschikken die vier verenigingen ook elk over hun eigen organen (AV, syndicus, enz.). Inderdaad, ben je syndicus van het volledige complex, dan dien je vier maal tot syndicus benoemd te worden: éénmaal door de AV van de hoofdVME en telkens door de AV van elke deelVME. Om je mandaat voor het volledige complex en dus op niveau van alle vier de ondernemingsnummers in de KBO te kunnen registeren, zal je het ondernemingsloket dus vier bewijzen van benoeming moeten bezorgen.

Bezorg ons een kopie van de statuten van het gebouw en wij laten de situatie voor je rechtzetten.

Ja. Het feit dat het ondernemingsnummer van je VME nog niet actief is, vormt geen beletsel voor de registratie van je mandaat in de KBO. Wel laten we als extra service onderzoeken of het ondernemingsnummer van je VME reeds geactiveerd kan worden, zodat je hierdoor zeker geen problemen ondervindt (bv. bij de bank).

Bij bouwprojecten in een nieuwe verkaveling waarbij de statuten reeds tijdens de bouwwerken worden verleden, kan het zijn dat het juiste adres en/of huisnummer van de VME op het moment van het opstellen van de statuten nog niet gekend is. Bij het toekennen van een ondernemingsnummer zal het adres van de VME in de KBO dan ook vaak nog een oude straatnaam vermelden, of onvolledig zijn.

Wat ook regelmatig voorkomt, is dat dit foutief adres ook in de benaming van de VME werd opgenomen. Indien gewenst kan Liantis in al die gevallen voor een kleine meerprijs de benaming en het adres in de KBO recht laten zetten.

Opgelet: Voor wijzigingen die verder gaan dan bovenvermelde, is steeds een wijzigende basisakte vereist.

Afhankelijk van hoe de syndicus werd benoemd, moet je ons volgend bewijsstuk te bezorgen:

  • benoeming in het reglement van interne orde: kopie van dit reglement
  • benoeming door de rechter: kopie van het vonnis
  • benoeming door de Algemene Vergadering van de VME (meest voorkomend): een kopie van het getekend verslag van de AV, waarin de syndicus werd aangesteld of zijn mandaat werd verlengd. Opgelet: uit het verslag moet blijken dat het mandaat nog niet verstreken is (meer info: zie FAQ nr. 18).

Opgelet: Het syndicuscontract dat je als gevolg van je benoeming door de AV nadien met een gevolmachtigde van de VME sluit, geldt niet als bewijs van benoeming.

  • indien de beslissing tot benoeming, wijziging of ontslag 8 of meer werkdagen vooraf werd genomen: ten laatste op de werkdag vóór de start, wijziging of stopzetting van het mandaat
  • indien de beslissing tot benoeming, wijziging of ontslag minder dan 8 werkdagen vooraf werd genomen: binnen de acht werkdagen na de beslissing

Enkel de syndicus met een lopend mandaat kan de VME vertegenwoordigen en dus een aanvraag bij het ondernemingsloket indienen. Afhankelijk van het geval zal dat dus de syndicus zijn van wie het mandaat binnenkort ten einde loopt, of de nieuwe syndicus van wie het mandaat reeds is gestart.

  • Voorbeeld 1: Beslissing door de AV van 01/09/2018 tot benoeming van syndicus X vanaf 01/11/2018 ter vervanging van syndicus Y vanaf dezelfde dag : de aanvraag tot wijziging moet ten laatste op 31/10/2018 bij het ondernemingsloket ingediend zijn. Het is dus de oude syndicus Y die de aanvraag zal moeten doen, aangezien het zijn mandaat is dat gedurende de wettelijke termijn lopend is.  Laat hij na het nodige te doen, dan kan de nieuwe syndicus X de aanvraag slechts indienen vanaf het moment dat zijn mandaat een aanvang neemt, dus ten vroegste vanaf 01/11/2018.
  • Voorbeeld 2: Beslissing door de AV van 01/09/2018 tot benoeming van syndicus X vanaf 03/09/2018 ter vervanging van syndicus Y vanaf dezelfde dag : de aanvraag tot wijziging moet ten laatste op 12/09/2018 bij het ondernemingsloket ingediend zijn. Op 01/09/2018 en 02/09/2018 kan het bijgevolg nog steeds de oude syndicus Y zijn die de aanvraag indient, maar vanaf 03/09/2018 is het enkel de nieuwe syndicus X die bevoegd is.

Als het je vennootschap is die tot syndicus werd benoemd, dan wordt die met haar ondernemingsnummer geregistreerd. Oefen je de functie van syndicus daarentegen uit als natuurlijk persoon, dan moet je steeds met je rijksregisternummer opgenomen worden, ongeacht of je een particulier syndicus bent zonder ondernemingsnummer of een professionele syndicus (eenmanszaak) met een ondernemingsnummer.

Meestal wel. Enkel als het benoemingsbesluit geen vertegenwoordiger aanduidt én de syndicus op het niveau van de vennootschap over de toelating beschikt om syndicusactiviteiten uit te oefenen (zie vraag nr. 5), is dit niet verplicht.

Wanneer beschikt een syndicus op het niveau van zijn vennootschap over de toelating om syndicusactiviteiten uit te oefenen?                           

  • Ofwel als de vennootschap zélf op het tableau van vastgoedmakelaars is ingeschreven (en niet enkel de syndicus als natuurlijk persoon);
  • Ofwel als de vennootschap zélf medeeigenaar is.

Deze situaties komen echter zelden voor. Wanneer een vennootschap tot syndicus wordt benoemd, zal in de praktijk dus vrijwel steeds een vertegenwoordiger mee moeten worden opgenomen in de KBO.

Tip: ook wanneer je niet verplicht zou zijn een vertegenwoordiger op te nemen, kan dat toch interessant zijn. Op digitale platformen kan je dan in naam van de VME inloggen, wat bijvoorbeeld handig is voor de aanvraag van een premie.

Wie wordt als vertegenwoordiger geregistreerd?

Vermeldt de benoeming zelf al een vertegenwoordiger, dan moet steeds die vertegenwoordiger mee worden opgenomen in de KBO. Is dat niet het geval, dan mag de syndicusvennootschap vrij kiezen wie er (eventueel) als vertegenwoordiger wordt opgenomen, op voorwaarde natuurlijk dat die persoon over de nodige toelating (BIV-erkenning of aansluiting bij Orde of Instituut) beschikt.

Opgelet! Verlaat een vertegenwoordiger die bij een of meerdere VME’s werd opgenomen wegens interne reorganisatie de vennootschap? Dan moet je dit (tegen betaling) in de KBO laten aanpassen, ook al wijzigt de benoeming van de syndicusvennootschap niet.

Opdat het verslag van de Algemene Vergadering (AV) geldig kan zijn als bewijs van je benoeming, moet het melding maken van de behaalde meerderheden en ondertekend zijn door minstens de voorzitter van de AV en de secretaris die bij de opening van de zitting werd aangewezen.

Opgelet: gaat het om een verslag van een schriftelijke Algemene Vergadering, dan moet het verslag melding maken van de behaalde meerderheden*, en niet alleen ondertekend zijn door de syndicus, maar op vraag van de FOD Economie ook door minstens één mede-eigenaar (d.m.v. een fysieke of gekwalificeerde digitale handtekening). Daarnaast moet het ondernemingsloket op vraag van de FOD Economie, in het geval van een schriftelijke AV, ook alle schriftelijke of elektronische akkoorden (stembiljetten) opvragen van alle mede-eigenaars die ‘vóór’ stemden. Het akkoord (of stembiljet) zelf hoeft niet ondertekend te zijn. Wel moet het minstens de familienaam van de mede-eigenaar bevatten. Een gewone e-mail kan dus als akkoord (of stembiljet) aanvaard worden.

* Voor schriftelijke AV’s is steeds unanimiteit vereist. Ten gevolge van de coronacrisis konden schriftelijke AV’s in de periode van 1 oktober 2020 t.e.m. 30 september 2021 echter ook geldig besluiten met het aanwezigheidsquorum en de meerderheden zoals die gelden bij een normale AV. Enkel in die periode was unanimiteit dus niet vereist.