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En mai 2020, des élections sociales auront lieu dans de nombreuses entreprises. Ce scrutin sera le premier depuis l’entrée en vigueur du nouveau règlement européen sur la protection des données (RGPD) en mai 2018. En tant qu’employeur, vous devrez respecter plusieurs nouvelles obligations en matière de respect de la vie privée de vos collaborateurs.
Le règlement général sur la protection des données (RGPD) est entré en vigueur le 25 mai 2018. Ce règlement européen a fixé les règles concernant la gestion et la protection des données à caractère personnel au sein de l’Union européenne. Cette nouvelle législation a également eu des conséquences importantes pour les employeurs.
Entre les 11 et 24 mai 2020, de nombreux employeurs du pays vont devoir organiser des élections sociales. Durant ce scrutin, les travailleurs choisiront leurs représentants au sein des organes de concertation de leur entreprise.
Afin que la procédure électorale pour votre conseil d’entreprise et/ou comité pour la prévention et la protection au travail se déroule efficacement, vous serez amené à échanger et à traiter de nombreuses données personnelles de vos travailleurs. C’est le cas, par exemple lors des démarches suivantes :
Les dernières élections sociales datent de 2016, c'est-à-dire d’avant la parution du Règlement général sur la protection des données. Quatre ans plus tard, en 2020, la donne aura changé. Les employeurs devront dès lors respecter une multitude de nouvelles règles. Pour vous mettre le pied à l’étrier, nous avons énuméré pour vous les principaux points d’attention :
Chaque organisation a en principe l'obligation de tenir à jour un registre (numérique ou papier) de ses activités de traitement. Ce document liste toutes les activités de l’entreprise dans le cadre desquelles des données à caractère personnel sont traitées.
Cette liste englobe aussi toutes les opérations effectuées dans le cadre des élections sociales. Les élections sociales 2020 approchant, nous vous conseillons de vérifier votre registre et de le compléter au besoin.
L’Autorité de protection des données, l’instance qui veille au respect de la législation sur la vie privée dans notre pays, n’autorise pas la diffusion de listes électorales par e-mail. De même, vous ne pouvez pas non les publier publiquement sur le site web interne de votre entreprise.
Les listes électorales peuvent uniquement être mises à disposition par voie électronique sur une plateforme fermée ou un intranet sécurisé accessible uniquement aux travailleurs de votre entreprise. Envoyer un e-mail avec un lien vers cet environnement est possible, toujours à la condition que seuls vos travailleurs puissent y accéder.
Il est interdit de conserver les données personnelles plus longtemps que nécessaire. À noter que dans le cadre des élections sociales, la loi impose différents délais de conservation minimaux obligatoires. Quelques exemples :
Si vous souhaitez conserver certaines données plus longtemps que prévu par la loi, vous devez fournir une motivation spécifique.
Dans le cadre de leurs campagnes de communication, il se peut que les syndicats vous demandent de leur remettre une liste du personnel. Sachez que la loi ne prévoit rien à cet égard. Vous ne pouvez partager les données personnelles de vos travailleurs avec les organisations syndicales que si chaque travailleur a donné son accord écrit.
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