FAQ’s nieuwe ficheverplichting Kosten Eigen aan Werkgever (KEW)

De terugbetaling van de restaurantkosten moet niet opgenomen worden op de fiche op voorwaarde dat de factuur van de beroepsmatige restaurantkosten op naam van de vennootschap wordt opgemaakt.

Nee, want er is geen sprake van betaling van de uitgaven door de werknemer met privégeld. In dit geval worden de uitgaven betaald door de werkgever.

De kilometervergoeding voor woon-werkverkeer is inderdaad een vorm van KEW. Als men het sectorale forfait toepast, valt dit onder categorie 2 – ernstige normen. Dit is ook het geval als men gebruik zou maken van het maximale aanvaarde forfait volgens instructies van de RSZ en fiscus (0,4233 euro/km sinds 1 oktober 2022).

Per categorie van terugbetaling moet één totaalbedrag worden vermeld. N.a.v. een controle moet je het totaalbedrag kunnen detailleren.

Als kosten zowel op basis van bewijsstukken als forfaitair worden terugbetaald, bestaat de kans dat bepaalde kosten twee keer worden terugbetaald.

De terugbetaling van de restaurantkosten moet niet opgenomen worden op de fiche op voorwaarde dat de factuur van de beroepsmatige restaurantkosten op naam van de vennootschap wordt opgemaakt.

De forfaitaire thuiswerkvergoeding is enkel voor werknemers. Bedrijfsleiders worden uitgesloten.

In principe moet men de werkelijke verplaatsingen per maand bijhouden. Daar kan dan het forfait voor dienstverplaatsingen (per effectief gereden kilometer die maand) op toegepast worden. In de praktijk zien we soms dat werkgevers gewoon een maandelijks forfaitair bedrag toekennen voor verplaatsingskosten (vb. 250 euro per maand). Maar dit is niet 100% correct. Bij een controle moeten je dit forfait kunnen staven. Wij raden aan om dan minstens een paar maanden bewijs bij te houden om aan te tonen dat men maandelijks ongeveer aan hetzelfde gemiddeld aantal kilometers komt, maar de kans bestaat dat niet wordt aanvaard.

De terugbetaling van een KEW moet op de loonfiche staan van de maand waarin de uitgave plaatsvond. Er bestaat wel een aparte looncode die ervoor zorgt dat er geen terugbetaling gebeurt via de loonfiche. De code zorgt er dus enkel voor dat de onkostenvergoeding correct wordt vermeld en op de fiscale fiche komt te staan (is meestal als terugbetaling al via de boekhouding plaatsvond). Deze kan hier eventueel ook gebruikt worden.

De opsplitsing moet uiterlijk tegen 31 december 2022 doorgegeven zijn.

De onkostenvergoeding moet maandelijks - in de maand waarin de uitgave plaatsvond - op de loonfiche komen te staan. De jaarlijkse fiscale fiche wordt dan opgesteld op basis van deze maandelijkse loonfiches. Eén keer per jaar alle onkostenvergoedingen doorgeven, is dus eigenlijk niet correct.

Als het gaat om forfaits gebaseerd op basis van ernstige normen (zoals de bedragen hierboven vermeld), dan staan deze op de fiscale fiche allemaal onder dezelfde noemer (categorie 2). Als er controle komt is het wel belangrijk dat de werkgever de totale bedragen KEW kan rechtvaardigen. Vandaar dat wij intern ook verschillende looncodes gemaakt hebben om de forfaits verder op te splitsen. De werkgever maakt dan ook het best deze opsplitsing in de bijlage onkostenvergoeding die werd afgesloten met de werknemers.

Deze forfaitaire maaltijdvergoeding dekt de maaltijdkosten van de werknemer zelf, wanneer deze niet anders kan dan een maaltijd buitenshuis te gebruiken. Het gaan eten met klanten zit hier niet in.

Voor dit laatste bestaat er geen forfait op basis van ernstige normen. Dit zou vergoed kunnen worden via de terugbetaling van werkelijke onkosten (via rekening maaltijd) of eventueel via een representatievergoeding.

Als men voor dit laatste zou opteren is het wel belangrijk dat men het maandelijks forfait kan staven bij controle, dus men houdt hiervan best de eerste maanden de bewijzen van bij om het gemiddelde te staven. De functie van de werknemer moet natuurlijk ook aansluiten bij deze onkost (als men maar eens uitzonderlijk uit eten gaat met klanten kan men hiervoor geen representatievergoeding geven en kiest men het best voor een terugbetaling van werkelijke onkosten).

Een aanpassing van de indieningstermijnen van de fiches wordt momenteel niet overwogen. 

Enkel de als bezoldigingen te beschouwen huurinkomsten moeten op de fiche 281.20 worden opgenomen (code 401). Dit is het geval voor de huur die meer bedraagt dan 5/3 van het KI x 4,86 (2022).

Enkel de als bezoldigingen te beschouwen huurinkomsten moeten op de fiche 281.20 worden opgenomen (code 401). Dit is het geval voor de huur die meer bedraagt dan 5/3 van het KI x 4,86 (2022).

De administratieve sanctie bedraagt 50 tot 1250 euro (art. 229/1 KB/WIB92). 

Als de 'andere' parkingbonnetjes niet dezelfde bonnetjes zijn als waarvoor een terugbetaling KEW gebeurt, sluit dit elkaar niet uit.

Ook in dat geval moet de terugbetaling van de KEW op de fiche worden vermeld.

Dergelijke kosten, die deel uitmaken van de huurovereenkomst, moeten niet op de fiche worden opgenomen.

Een KEW impliceert een relatie werkgever/vennootschap en werknemer/bedrijfsleider. Als die band er niet is, kan de terugbetaling niet als een KEW worden aangemerkt. 

Ook de terugbetaling van KEW die gebeurt via rekening-courant moet op de fiche worden opgenomen.

Is er geen verantwoordingsstuk op naam van de vennootschap, dan moet de terugbetaling KEW op basis van het btw-ticket worden opgenomen op de fiche.

Dit is een forfaitaire terugbetaling overeenkomstig ernstige normen.

Ook in dat geval moet de terugbetaling van de KEW op de fiche worden vermeld.