My Liantis

Hoe gaat Liantis om met jouw gegevens?

Liantis besteedt de nodige aandacht aan de veilige opslag en verwerking van persoonsgegevens van klanten en hun medewerkers. Meer informatie hierover vind je terug in deze verwerkersovereenkomst. 

Verwerkersovereenkomst 

In het kader van de dienstverleningsovereenkomst(en) voor de diensten vermeld in de bijlagen, verwerken één of meer juridische entiteiten van Liantis [1], met maatschappelijke zetel te Sint-Clarastraat 48, 8000 Brugge (hierna Verwerker genoemd) persoonsgegevens ten behoeve van de klant (hierna Verwerkingsverantwoordelijke genoemd).  

De overige juridische entiteiten van Liantis [2] zijn Verwerkingsverantwoordelijke, wat betekent dat er voor deze entiteiten geen verwerkersovereenkomst moet opgemaakt worden. Liantis engageert zich om uitvoering te geven aan de verplichtingen in het kader van de Algemene Verordening Gegevensbescherming (hierna : AVG [3]) en zal als verwerker volgende bepalingen respecteren. 

Artikel 1. Voorwerp van de Overeenkomst 

De Verwerker verwerkt in het kader van de dienstverleningsovereenkomst persoonsgegevens ontvangen van de Verwerkingsverantwoordelijke. De Verwerker verwerkt de persoonsgegevens uitsluitend op basis van de schriftelijke instructies van de Verwerkingsverantwoordelijke. De aard en het doel van de verwerkingen wordt per juridische entiteit bepaald in de diverse bijlagen bij de Overeenkomst. 

Artikel 2. Rechten en plichten Verwerker 

  1. De Verwerker zal enkel de persoonsgegevens verwerken die strikt noodzakelijk zijn voor de dienstverleningsovereenkomst en het bereiken van het doel van de verwerking. 
  2. De Verwerker zal geen kopie maken van de persoonsgegevens, tenzij met het oog op een back-up of tenzij dit noodzakelijk is voor de uitvoering van de dienstverleningsovereenkomst tussen Partijen. 
  3. De Verwerker zal de persoonsgegevens bewaren gedurende de dienstverleningsovereenkomst en vanaf het einde van de dienstverleningsovereenkomst gedurende een termijn gelijk aan de wettelijke bewaartermijn of de verjaringstermijn die relevant is voor eventuele rechtsvorderingen. Na deze termijn zal de Verwerker, naargelang de keuze van de Verwerkingsverantwoordelijke, de persoonsgegevens terugbezorgen aan de Verwerkingsverantwoordelijke of de persoonsgegevens wissen, tenzij opslag van de persoonsgegevens Unierechtelijk of lidstaatrechtelijk is verplicht. 
  4. De Verwerker zal de gegevens verwerken binnen de Europese Economische ruimte en mag de gegevens doorgeven aan een derde land of een internationale organisatie indien er adequaatheidsbesluiten, passende waarborgen, bindende bedrijfsvoorschriften of afwijkingen voor specifieke situaties zijn. 
  5. De Verwerker verbindt er zich uitdrukkelijk toe om zijn personeelsleden op te leggen de AVG na te leven. 
  6. De Verwerker verklaart dat alle personen die gemachtigd zijn om persoonsgegevens te verwerken zich ertoe hebben verbonden vertrouwelijkheid in acht te nemen of door een passende wettelijke verplichting van vertrouwelijkheid zijn gebonden. 
  7. De Verwerker zal de persoonsgegevens niet meedelen aan derden, tenzij aan andere verwerkers onder de voorwaarden bepaald in 2.10 of indien dit door of krachtens een wet wordt opgelegd. 
  8. De Verwerkingsverantwoordelijke is ervan op de hoogte dat de Verwerker, teneinde zijn contractuele verplichtingen te vervullen en de door de Verwerkingsverantwoordelijke afgenomen diensten te leveren, een beroep doet op meerdere subverwerkers (bv. voor hosten digitaal platform, printen loonbrieven en andere documenten, postbelevering, aanmaak betalingsbestanden, enz.). Het zich beroepen op deze subverwerkers is noodzakelijk en cruciaal voor de efficiënte en effectieve dienstverlening en geeft er dan ook zijn toestemming voor. 
  9. De Verwerkingsverantwoordelijke geeft de algemene toestemming aan de Verwerker om andere subverwerkers te contracteren en/of bestaande subverwerkers te vervangen. De Verwerkingsverantwoordelijke erkent ingelicht te zijn over andere subverwerkers. De Verwerker zal de Verwerkingsverantwoordelijke op voorhand inlichten over het in dienst nemen van andere subverwerkers. De Verwerkingsverantwoordelijke heeft het recht om omwille van gemotiveerde redenen bezwaar te laten gelden. 
  10. De Verwerker zal de subverwerkers waar zij een beroep op doet dezelfde verplichtingen inzake gegevensbescherming opleggen als diegene die hem in deze overeenkomst worden opgelegd, met name de verplichting afdoende garanties met betrekking tot het toepassen van passende technische en organisatorische maatregelen te bieden opdat de verwerking aan de AVG voldoet. 
  11. De Verwerker blijft volledig aansprakelijk wanneer een subverwerker zijn verplichting ten aanzien van de beveiliging van gegevens niet nakomt. 
  12. De Verwerker neemt de nodige passende technische en organisatorische maatregelen om een op het risico afgestemd beveiligingsniveau te waarborgen, om te garanderen dat de verwerking aan de vereisten van de AVG voldoet en dat de bescherming van de rechten van de betrokkene gewaarborgd is. De Verwerker zal de persoonsgegevens hierbij beveiligen tegen vernietiging, verlies, vervalsing, niet-toegelaten verspreiding of toegang en elke andere vorm van onwettige verwerking. 
  13. De Verwerker zal, rekening houdend met de aard van de verwerking, de Verwerkingsverantwoordelijke door middel van passende technische en organisatorische maatregelen, voor zover mogelijk, bijstand verlenen bij het vervullen van diens plicht om verzoeken tot uitoefening van de rechten van de betrokkene te beantwoorden. 
  14. De Verwerker zal, rekening houdend met de aard van de verwerking en de hem ter beschikking staande informatie, de Verwerkingsverantwoordelijke bijstand verlenen bij het doen nakomen van de verplichtingen in verband met de beveiliging van de verwerking en de melding van inbreuken aan de toezichthoudende autoriteit. 
  15. De Verwerker zal de Verwerkingsverantwoordelijke alle informatie ter beschikking stellen die nodig is om de nakoming van verplichtingen uit de AVG in hoofde van de Verwerker aan te tonen en audits, waaronder inspecties, door de Verwerkingsverantwoordelijke of een door de Verwerkingsverantwoordelijke gemachtigde controleur mogelijk maken en eraan bijdragen. 
  16. De functionaris voor gegevensbescherming van de Verwerker is de heer Ruben Vancoillie, met kantoor aan de Sint-Clarastraat 48 te 8000 Brugge (e-mail: privacy@liantis.be). 

Artikel 3. Rechten en plichten van de Verwerkingsverantwoordelijke 

  1. De Verwerkingsverantwoordelijke neemt alle passende technische en organisatorische maatregelen om een op het risico afgestemd beveiligingsniveau te waarborgen. 
  2. De Verwerkingsverantwoordelijke zal elk officieel verzoek en elke inspectie van de Gegevensbeschermingsautoriteit melden aan de Verwerker. 
  3. De Verwerker beantwoordt geen rechtstreekse verzoeken van de betrokkenen. De Verwerker verwijst de betrokkenen door naar de Verwerkingsverantwoordelijke. De Verwerkingsverantwoordelijke zal instaan voor het garanderen van alle rechten van betrokkenen. 

Artikel 4. Aansprakelijkheid 

De Verwerker is, behoudens bedrog, een zware of opzettelijke fout, niet aansprakelijk voor schade die te wijten is aan het niet naleven van deze overeenkomst of de AVG. De aansprakelijkheid is in elk geval beperkt tot de aan de Verwerkingsverantwoordelijke gefactureerde bedragen over een periode van 12 maanden voorafgaand aan het ontstaan van de schade. 

Artikel 5. Duur en einde van de overeenkomst en de verwerkingen 

Deze overeenkomst wordt voor onbepaalde duur gesloten en neemt een einde wanneer de termijn bepaald in 2.3 eindigt. 

Artikel 6. Algemene bepalingen 

  1. Alle kennisgevingen in het kader van de Overeenkomst zullen worden gedaan aan de adressen vermeld in de overeenkomst. Partijen zullen elke adreswijziging meedelen aan de andere partij. 
  2. De nietigheid van een bepaling van de huidige overeenkomst tast de geldigheid van de overige bepalingen niet aan. 
  3. Het Belgisch recht is van toepassing op deze overeenkomst. 
  4. Partijen komen overeen om bij eventuele geschillen eerst en vooral een minnelijke regeling na te streven op een informele en zo discreet mogelijke wijze. 
  5. Bij gebreke aan een minnelijke regeling, zullen alle geschillen betreffende de overeenkomst uitsluitend worden voorgelegd aan de rechtbanken van het gerechtelijk arrondissement West-Vlaanderen, afdeling Brugge. 

Bijlage 1

Aard en doel van de verwerkingen door: Liantis sociaal secretariaat vzw, KBO-nr. 0406.558.771, met maatschappelijke zetel te 8000 Brugge, Sint-Clarastraat 48 

Loonadministratie en personeelsbeleid 

  • Betrokkenen: Werknemers van de verwerkingsverantwoordelijke 
  • Categorieën persoonsgegevens: Identificatiegegevens, contactgegevens, familiale gegevens, persoonlijke kenmerken en gedragsgegevens, opleidings- en beroepsgegevens, financiële gegevens 
  • Aard en doel van de verwerking: Personeelsadministratie, loonsadministratie, evaluatie van wekrnemers, tijdsregistratie, wagenparkbeheer, welzijn op het werk 

Bijlage 2 

Aard en doel van de verwerkingen door: Liantis HR consult nv, KBO-nr. 0475.397.889, met maatschappelijke zetel te 8000 Brugge, Sint-Clarastraat 48 

HR adviesverlening 

  • Betrokkenen::Werknemers van de verwerkingsverantwoordelijke 
  • Categorieën persoonsgegevens: Identificatiegegevens, contactgegevens, familiale gegevens, persoonlijke kenmerken en gedragsgegevens, opleidings- en beroepsgegevens, financiële gegevens 
  • Aard en doel van de verwerking: Advies loonbeleid, advies personeelsbeleid 

Bijlage 3 

Aard en doel van de verwerkingen door: Liantis afwezigheidscontrole vzw, KBO-nr. 0457.816.145, met maatschappelijke zetel te 1000 Brussel, Willebroekkaai 37 

Beheer medische controles 

  • Betrokkenen: Werknemers van de verwerkingsverantwoordelijke 
  • Categorieën persoonsgegevens: Identificatiegegevens, contactgegevens, familiale gegevens, persoonlijke kenmerken en gedragsgegevens, opleidings- en beroepsgegevens 
  • Aard en doel van de verwerking: Organisatie controle door controlearts 

  

-- 

[1] Volgende juridische entiteiten zijn verwerker: 

  • Liantis sociaal secretariaat vzw, KBO-nr. 0406.558.771  

  • Liantis HR consult nv, KBO-nr. 0475.379.889 

  • Liantis afwezigheidscontrole, KBO-nr. 0457.816.145 (maatschappelijke zetel: Willebroekkaai 37, 1000 Brussel) 

[2] Volgende juridische entiteiten zijn louter verwerkingsverantwoordelijke: 

  • Liantis externe dienst voor preventie en bescherming vzw, KBO-nr. 0409.862.018 (maatschappelijke zetel: Willebroekkaai 37, 1000 Brussel) 

  • Liantis talent services nv, KBO-nr. 0461.724.354 

  • Liantis risk solutions nv, KBO-nr. 0433.343.936 

[3] Algemene Verordening Gegevensbescherming 2016/679 van het Europees Parlement d.d. 27/04/2016 betreffende de bescherming van natuurlijke personen in verband met de verwerking van persoonsgegevens.