Hogere vergoedingen voor binnenlandse dienstreizen

Forfaitaire dagvergoeding voor maaltijden

Een belastingvrije terugbetaling van kosten eigen aan werkgever is mogelijk onder de volgende cumulatieve voorwaarden:

• De maaltijd- of dagvergoeding bedraagt vanaf 1 oktober 2018 maximum 17,06 euro per dag en wordt toegekend in functie van het aantal effectieve verplaatsingen.
• De duur van de verplaatsing bedraagt minimaal 6 uur.
• De werkgever of een derde mogen de maaltijden niet vergoeden of via een ander voordeel (bijvoorbeeld bedrijfsrestaurant) dekken.

Wanneer de werkgever maaltijdcheques toekent om de maaltijdkosten tijdens binnenlandse dienstreizen te vergoeden, moet de werkgeverskost in de maaltijdcheque in mindering gebracht worden van de forfaitaire vergoeding.

Maandelijkse forfaitaire vergoeding

Als de aard en de functie van het personeelslid regelmatig prestaties buiten de bedrijfszetel impliceert (bijvoorbeeld personeelsleden met een reizende functie), kan de werkgever ook gebruik maken van een maandelijkse forfaitaire vergoeding. De maandelijkse vergoeding mag echter nooit hoger liggen dan zestien keer de dagelijkse forfaitaire vergoeding (272,96 euro) bij een voltijdse tewerkstelling. Voor de toekenning van deze maandelijkse forfaitaire vergoeding geldt de voorwaarde niet dat de verplaatsing minimaal 6 uur moet duren.

Aanvullende dagelijkse forfaitaire vergoeding voor verblijfskosten

Er bestaat ook een aanvullende forfaitaire vergoeding voor verblijfskosten, bedoeld om de huisvestigingskosten te dekken. Werknemers (of bedrijfsleiders) die in België buiten hun woonplaats moeten logeren naar aanleiding van de uitoefening van hun functie, kunnen deze vergoeding krijgen.

Deze vergoeding wordt toegekend als aan de volgende cumulatieve voorwaarden is voldaan:

• De verplaatsing geeft er geen aanleiding toe dat de werkgever of een derde de kost van huisvesting op zich neemt.
• De verplaatsing geeft geen aanleiding tot enig ander voordeel van dezelfde aard.

Vanaf 1 oktober 2018 bedraagt het maximaal bedrag van de forfaitaire vergoeding voor huisvestingskosten 128,01 euro per nacht.

Opgelet: RSZ hanteert eigen regels

De RSZ past eigen regels toe rond de forfaitaire onkostenvergoedingen voor niet-sedentaire werknemers. Niet-sedentair betekent voor de RSZ dat een werknemer verplicht is zich tijdens de werkdag te verplaatsen en dit minstens gedurende 4 opeenvolgende uren.

Wanneer de betrokken werknemer tijdens de verplaatsingen geen gebruik kan maken van het sanitair en andere faciliteiten die aanwezig zijn in een onderneming, een bijkantoor of op de meeste werven, kan de werkgever daarvoor een forfaitaire vergoeding toekennen van 10 euro per dag.

Wanneer de werknemer niet anders kan dan een maaltijd buitenshuis te nuttigen, aanvaardt de RSZ daar bovenop nog een forfaitaire vergoeding van 7 euro.

Omtrent het combineren van voordelen, zitten de fiscus en de RSZ wel op dezelfde golflengte:

• de werkgeverstussenkomst in de maaltijdcheque moet in mindering gebracht van de maaltijdvergoeding van 7 euro wanneer de werknemer voor deze dag buitenshuis ook een maaltijdcheque ontvangt.
• de forfaitaire kostenvergoeding kan niet gecumuleerd met enig ander voordeel van dezelfde aard.