My Liantis

Accountancy en boekhouding 13 april 2021

Nakende deadline nieuwe verplichting UBO-register en jaarlijkse bevestiging

Onlangs werden de regels over het UBO-register op een aantal punten aangepast. Een van de nieuwigheden is de verplichting om nu ook documenten voor te leggen die de juistheid van de gegevens uit het UBO-registeren moeten staven. Over welke bewijsstukken kan het gaan? En tegen wanneer moet je ze precies opladen?

Even herhalen: wat is het UBO-register?

Het UBO-register ('Ultimate Beneficial Owners') is een databank waarin de gegevens worden opgenomen van de uiteindelijke begunstigden van:

  1. vennootschappen
  2. (internationale) vzw’s en stichtingen
  3. trusts, fiducieën, of soortgelijke juridische constructies.

Het register vindt zijn oorsprong in de Witwaswet van 18 september 2017 en heeft als doel meer transparantie te brengen rond wie er precies achter een organisatie schuil gaat (lees hier meer). De modaliteiten van het UBO-register zijn uitgewerkt in het KB van 30 juli 2018, dat nu recent door het KB van 23 september 2020 werd gewijzigd en aangevuld.

Bijkomende verantwoordingsstukken nodig

Het gewijzigde KB verplicht alle ‘informatieplichtigen’ (dat wil zeggen vennootschappen, (i)vzw’s, stichtingen, ...) voortaan ‘elk document’ bij te voegen dat ‘aantoont dat de informatie met betrekking tot een uiteindelijke begunstigde adequaat, nauwkeurig en actueel is’.

Afhankelijk van het geval kan dat volgens de informatie in de FAQ op de website van de FOD Financiën gaan om een kopie van het aandelenregister, de statuten, een aandeelhoudersovereenkomst, notariële akte of elk ander relevant document. Een kopie van een identiteitskaart is daarentegen enkel nuttig wanneer de betrokken UBO niet over een rijksregister- of bisnummer beschikt.

Wie zijn UBO’s vanaf 11 oktober 2020 in het UBO-register inschrijft, moeten volgens de FOD meteen aan de nieuwe verplichtingen voldoen. Wie zijn UBO’s daarentegen vóór 11 oktober 2020 al had geregistreerd, krijgt nog tot 31 augstus 2021 om de bijkomende documenten in het UBO-register op te laden. Breng dat dus tijdig in orde.

Opgelet! De opgeladen documenten moeten up-to-date zijn. Laad dus ook altijd de juiste bewijsstukken op wanneer er iets aan de gegevens van je UBO’s wijzigt.

Jaarlijkse bevestiging

Wie zijn uiteindelijke begunstigen in het UBO-register moet opnemen, moet ook elke wijziging aan die gegevens binnen de maand meedelen. Verandert er niets, dan moet je toch minstens één keer per jaar bevestigen dat de gegevens van je UBO’s nog correct zijn. 

Aangezien zo’n bevestiging vorig jaar technisch nog onmogelijk was, heeft de FOD Financiën alle gegevens op 30 april 2020 uitzonderlijk zelf automatisch bevestigd. Wie zijn UBO’s al vóór die datum registreerde en sindsdien geen wijzigingen heeft gemeld, moest de juistheid van zijn gegevens aanvankelijk dan ook nog vóór 30 april 2021 bevestigen. Recent werd die deadline echter opgeschoven naar 31 augustus 2021.

Werkwijze

Je gegevens bevestigen is erg eenvoudig: meld je aan bij het UBO-register en klik vervolgens onderaan op ‘jaarlijkse bevestiging’.