Tools & resources
Start vandaag nog als zelfstandige via het online ondernemingsloket van Liantis
Sluit je vandaag nog aan bij het Sociaal Verzekeringsfonds
Sluit je vandaag nog aan bij het sociaal Verzekeringsfonds
Ready, set, go!
Zoek snel de NACE-cijfercode op van de activiteiten die je als ondernemer uitoefent.
Meest gezocht
Als werkgever kan je gebruikmaken van werkelijke en forfaitaire onkostenvergoedingen. Die vergoedingen kan je ingeven als aftrekbare beroepskost als ze worden vermeld op de fiscale fiche van de betrokken werknemer(s). De fiscus wil nu een beter overzicht krijgen over de bedragen van ‘kosten eigen aan de werkgever’ die werkgevers toekennen aan hun personeel. Er werd daarom een nieuwe fiscale regelgeving afgesloten waarin een verruimde ficheverplichting wordt geïntroduceerd. Die nieuwe regelgeving geldt sinds dit jaar.
Werkgevers die aan hun personeel onkostenvergoedingen toekennen moeten jaarlijks aangeven welk type terugbetalingen plaatsvonden in het betrokken inkomstenjaar op de fiscale fiche. Hiervoor pas je een van de volgende drie opties toe, afhankelijk van de wijze waarop je als werkgever de kosten vergoedt:
Mogelijkheid 2: forfaitaire onkostenvergoeding die is vastgesteld volgens ernstige en met elkaar overeenstemmende normen.
Mogelijkheid 3: forfaitaire onkostenvergoeding die niet is vastgesteld volgens ernstige en met elkaar overeenstemmende normen.
In dit geval betaal je als werkgever een forfait zonder een raming die door de fiscus is voorzien (vb. op basis van een eigen raming – dus zonder fiscale ruling en niet op basis van herhaalde waarnemingen en steekproeven)
Tot inkomstenjaar 2021 moesten werkgevers enkel in het derde geval (‘forfaitaire vergoedingen die niet op basis van overeenkomstig ernstige normen worden toegekend’) het totale bedrag van de onkostenvergoeding vermelden op de fiscale fiche. Voor de eerste twee categorieën is dit niet nodig. Alle kostenvergoedingen moesten bovendien ook allemaal op één lijn vermeld worden (vak 17, onderdeel b voor fiche 281.10 en vak 20 voor fiche 281.20).
Betaal je op jaarbasis verschillende vergoedingen die op verschillende manieren werden vastgesteld? Dan moet er een combinatie van de bovenstaande meldingen worden aangegeven.
Vanaf inkomstenjaar 2021 (aanslagjaar 2022) verandert er voor de meldingsplicht op de fiscale fiche inhoudelijk niets. De opmaak van de pagina verandert wel. Terugbetaalde kosten zullen anders worden vermeld: per type vergoeding wordt er een andere lijn weergegeven in plaats van één lijn voor de drie categorieën.
De meldingsplicht op de fiscale fiche blijft bestaan, maar vanaf inkomstenjaar 2022 (aanslagjaar 2023) moeten werkgevers wel rekening houden met een inhoudelijke nieuwigheid.Zo ben je verplicht om vanaf dan wel telkens voor elk type onkostenvergoeding het totale bedrag van de onkostenvergoeding te vermelden op de fiscale fiche.
De nieuwe, ruimere rapportering geldt voor alle onkostenvergoedingen (zowel de werkelijke als de forfaitaire) die vanaf 1 januari 2022 worden betaald. Enkel de betaling van een voorschot (situatie waarbij werknemer met privérekening een factuur op naam van werkgever/vennootschap betaalt) moet niet verantwoord worden op de fiscale fiche.
De fiscus zorgt op deze manier voor een transparantere wettelijke basis en kan zo extra controle uitoefenen op eventueel dubbel gebruik van onkostenvergoedingen. Samengevat zijn dit de mogelijkheden op de fiscale fiche vanaf aanslagjaar 2023:
Goed om te weten: de nieuwe ficheverplichting geldt ook voor de vergoedingen die door een vennootschap aan haar bedrijfsleiders worden betaald als terugbetaling van ‘kosten eigen aan de werkgever’ (via fiche 281.20).
Deze nieuwe wetgeving zal voor werkgevers mogelijks voor extra administratie zorgen. Soms zal er handmatig in de boekhouding moeten worden gezocht. Bovendien houd je vanaf 2022 het best alle terugbetalingen goed bij, wat soms moeilijker is dan je zou denken. Stel dat een van je medewerkers de kosten van broodjes voorschiet omdat een vergadering met klanten onverwachts uitloopt en de werkelijke kosten later worden terugbetaald. Ook in zo’n situaties moet je de onkostenvergoedingen strikt bijhouden.
Denk eraan: als je de bovenstaande verplichtingen niet respecteert, kan dat leiden tot een sanctie in de vorm van de niet-aftrekbaarheid als beroepskost en/of een administratieve geldboete.
Dankzij de My Liantis Employee Self Service laat je jouw medewerkers zelf hun onkosten registreren. Jij (en je leidinggevenden) keuren de aanvragen goed, waarna ze meteen doorstromen naar Liantis payroll services en met de eerstvolgende loonberekening worden uitbetaald. Zo ben je als werkgever meteen wettelijk in orde en worden alle onkosten op de loonbrief en op fiche 281.10 vermeld.
In het handige onkostenoverzicht vind je in een handomdraai alle onkosten én bewijsstukken terug.
Ontdek de hr-tool voor een geolied team, waar je medewerkers zelf hun onkosten kunnen registreren.