My Liantis

Accountancy en boekhouding 11 oktober 2021

Aangifte ‘kosten eigen aan werkgever’ verandert vanaf inkomstenjaar 2022

Als werkgever kan je gebruikmaken van forfaitaire en werkelijke onkostenvergoedingen. Die vergoedingen kan je ingeven als aftrekbare beroepskost als ze worden vermeld op de fiscale fiche van de betrokken werknemer(s). De fiscus wil nu een beter overzicht krijgen over de bedragen van ‘kosten eigen aan de werkgever’ die werkgevers toekennen aan hun personeel. Er werd daarom een nieuwe fiscale regelgeving afgesloten waarin een verruimde ficheverplichting wordt geïntroduceerd.

Huidige ficheverplichtingen

Vandaag geldt er voor werkgevers die onkostenvergoedingen toekennen aan hun werknemers een meldingsplicht. Zo moet je jaarlijks aangeven welk type terugbetalingen plaatsvonden in het betrokken inkomstenjaar op de fiche 281.10. Hiervoor pas je een van de volgende drie opties toe, afhankelijk van de wijze waarop je als werkgever de kosten vergoedt:

  Vermelding Bedrag vermelden?
Mogelijkheid 1: kostenvergoeding die is vastgesteld op basis van werkelijke en bewezen kosten.
(Bijvoorbeeld facturen, btw-bonnetjes, parkeertickets ...)
Ja - bewijsstukken Nee

Mogelijkheid 2: forfaitaire onkostenvergoeding die is vastgesteld volgens ernstige en met elkaar overeenstemmende normen. 
 

Hierbij wordt de onkostenvergoeding gebaseerd op een door de fiscus voorziene forfaitaire raming (bijvoorbeeld verblijfskosten voor dienstreizen in België of het buitenland).
Ja – ernstige normen Nee

Mogelijkheid 3: forfaitaire onkostenvergoeding die niet is vastgesteld volgens ernstige en met elkaar overeenstemmende normen.

In dit geval betaal je als werkgever een forfait zonder een raming die door de fiscus is voorzien. In de praktijk werkt men soms op basis van een gemiddeld bedrag. We raden aan om alsnog bewijzen bij te houden die de bedragen kunnen staven bij een controle door de fiscus.

Ja

Momenteel moeten werkgevers enkel in het derde geval (‘forfaitaire vergoedingen die niet op basis van overeenkomstig ernstige normen worden toegekend’) het bedrag vermelden. Voor de eerste twee categorieën is dit niet nodig. Alle kostenvergoedingen moeten bovendien ook allemaal op één lijn vermeld worden (vak 17, onderdeel b voor fiche 281.10 en vak 20 voor fiche 281.20).

Betaal je op jaarbasis verschillende vergoedingen die op verschillende manieren werden vastgesteld? Dan moet er een combinatie van de bovenstaande meldingen worden aangegeven.

Ficheverplichting vanaf inkomstenjaar 2021

Vanaf inkomstenjaar 2021 verandert er voor de meldingsplicht op de fiscale fiche inhoudelijk niets. De opmaak van de pagina verandert wel. Terugbetaalde kosten zullen anders worden vermeld: per type vergoeding wordt er een andere lijn weergegeven in plaats van één lijn voor de drie categorieën.

Vanaf inkomstenjaar 2022: ruimere ficheverplichting

Vanaf inkomstenjaar 2022 moeten werkgevers wel rekening houden met een inhoudelijke nieuwigheid. De nieuwe, ruimere rapportering geldt voor alle onkostenvergoedingen (zowel de werkelijke als de forfaitaire) die vanaf 1 januari 2022 worden betaald.

Zo ben je verplicht om vanaf dan ook telkens het bedrag van de onkostenvergoeding te vermelden op de fiche 281.10. De fiscus zorgt op deze manier voor een transparantere wettelijke basis en kan zo extra controle uitoefenen op eventueel dubbel gebruik van onkostenvergoedingen.

Samengevat zijn dit de mogelijkheden op de fiscale fiche vanaf aanslagjaar 2023:

  Vermelding Bedrag vermelden?
Mogelijkheid 1: kostenvergoeding die is vastgesteld op basis van werkelijke en bewezen kosten. Ja - bewijsstukken Ja
Mogelijkheid 2: forfaitaire onkostenvergoeding die is vastgesteld volgens ernstige en met elkaar overeenstemmende normen. Ja – ernstige normen Ja
Mogelijkheid 3: forfaitaire onkostenvergoeding die niet is vastgesteld volgens ernstige en met elkaar overeenstemmende normen. / Ja

Goed om te weten: de nieuwe ficheverplichting geldt ook voor de vergoedingen die door een vennootschap aan haar bedrijfsleiders worden betaald als terugbetaling van ‘kosten eigen aan de werkgever’ (via fiche 281.20).

Wat betekent dit voor jou als werkgever?

Deze nieuwe wetgeving zal voor werkgevers mogelijks voor extra administratie zorgen. Soms zal er handmatig in de boekhouding moeten worden gezocht. Bovendien houd je vanaf 2022 het best alle terugbetalingen goed bij, wat soms moeilijker is dan je zou denken. Stel dat een van je medewerkers de kosten van broodjes voorschiet omdat een vergadering met klanten onverwachts uitloopt en de werkelijke kosten later worden terugbetaald. Ook in zo’n situaties moet je de onkostenvergoedingen strikt bijhouden.

Denk eraan: als je de bovenstaande verplichtingen niet respecteert, kan dat leiden tot een sanctie in de vorm van de niet-aftrekbaarheid als beroepskost en/of een administratieve geldboete.