Sociale verkiezingen en GDPR: respecteer de privacy van je medewerkers

GDPR voor werkgevers

Op 25 mei trad de Algemene Verordening inzake Gegevensbescherming (AVG) in werking. Deze Europese verordening legt de spelregels vast rond het beheer en de beveiliging van persoonlijke gegevens binnen de Europese Unie. Ook voor werkgevers hadden deze regels meteen een stevige impact.

• Meer weten over GDPR? Bekijk dan zeker even onze handige FAQ

Privacy bij sociale verkiezingen

Tussen 11 en 24 mei zijn een pak werkgevers in ons land verplicht om sociale verkiezingen te organiseren. Tijdens deze verkiezingen kiezen werknemers hun vertegenwoordigers in de overlegorganen in hun onderneming.

Om de verkiezingsprocedure voor je ondernemingsraad en /of comité voor preventie en bescherming op het werk vlot te laten verlopen, zal je als werkgever heel wat persoonlijke gegevens van werknemers verwerken en uitwisselen. Dat is bijvoorbeeld het geval bij:

• de opmaak van kiezerslijsten en oproepingsbrieven;
• de samenstelling van de lijst van je leidinggevend personeel en – eventueel – kaderleden;
• de opmaak van kandidatenlijsten;
• de lijst met getuigen die je ontvangt van de vakorganisaties;
• de mededeling van de personen die belast zijn met de organisatie van de sociale verkiezingen in je onderneming.

Nieuwe privacyregels

De vorige sociale verkiezingen vonden plaats in 2016, vóór de publicatie van de Algemene Verordening inzake Gegevensbescherming. Vier jaar later, in 2020, zijn er dus een pak nieuwe regels waar je als werkgever rekening mee moet houden. Daarom zetten we even enkele belangrijke aandachtspunten op een rijtje.

1. Register van verwerkingsactiviteiten

Elke organisatie moet in principe een register van verwerkingsactiviteiten bijhouden (digitaal of op papier). Dit register geeft een overzicht van alle activiteiten waarbij je organisatie personeelsgegevens verwerkt.

Ook alle verwerkingen in het kader van de sociale verkiezingen vallen hieronder. Naar aanleiding van de verkiezingen in 2020 is het dus aangewezen om dit verwerkingsregister na te kijken en aan te vullen waar nodig.

2. Digitale verspreiding van kiezerslijsten

De Gegevensbeschermingsautoriteit, die in ons land toeziet op de naleving van de privacywetgeving, staat niet toe dat je als werkgever kiezerslijsten via e-mail verspreidt. Je mag deze kiezerslijsten ook niet openlijk publiceren op de interne website van je bedrijf.

Wil je kiezerslijsten toch elektronisch beschikbaar stellen, dan mag dat enkel via een afgesloten platform of een beveiligd intranet. Dit platform mag enkel toegankelijk zijn voor de werknemers van je onderneming. Een e-mail versturen met daarin een link naar dit platform mag, opnieuw op voorwaarde dat enkel werknemers van je onderneming hier toegang toe hebben.

3. Bewaartermijnen

Elke onderneming mag persoonsgegevens niet langer bewaren dan nodig. In het kader van sociale verkiezingen voorziet de wet wel in een aantal verplichte minimale bewaartermijnen. Enkele voorbeelden hiervan zijn:

• Op dag X-60 (60 dagen voor de verkiezingsdatum) moet je een aantal zaken schriftelijk aankondigen aan je medewerkers en overlegorganen. Deze berichten moet je tot 25 dagen na de effectieve verkiezingen bijhouden. Tekent iemand beroep aan in het kader van de verkiezingsprocedure, dan wordt deze bewaartermijn verlengd.
• Op dag X moet je als werkgever via aanplakking je medewerkers informeren over het hoe, waar en wanneer van de sociale verkiezingen. Dit bericht moet je tot 84 dagen na de verkiezingen bewaren.
• Procesverbalen moet je voor de volledige legislatuur bijhouden.

Wil je bepaalde gegevens langer dan de voorziene termijn bijhouden, dan zal je dit ook duidelijk moeten motiveren.

4. Rechtstreekse vragen van de vakbond

In het kader van hun communicatiecampagnes is het mogelijk dat vakbonden jou als werkgever verzoeken om een personeelslijst over te maken. Hier is echter geen wettelijke basis voor. Je mag de persoonsgegevens van je personeel enkel delen met vakorganisaties indien elke individuele werknemer hiervoor zijn schriftelijke toestemming gaf.